ארכיון, חיפוש וסינון

מה נמצא בארכיון ומה לא, מעבר בין התצוגות, בחירה מהירה של חודש, סינון לפי ספק, חיפוש ומסנני סרגל הצד.

שולחן העבודה מציג את המסמכים של הלקוח ככרטיסים. במדריך הזה נלמד מה זה הארכיון, איך עוברים בין קבצים בארכיון לקבצים שלא בארכיון, ואת כל הדרכים לצמצם את שולחן העבודה לקבצים שאתם צריכים.

מה נמצא בארכיון ומה לא

לא בארכיון: קבצים שעדיין עובדים עליהם. כל קובץ חדש שעולה מגיע לכאן. זו התצוגה ששולחן העבודה נפתח בה.
בארכיון: קבצים שמישהו סימן כגמורים בלחיצה על העבר לארכיון בכרטיס. כשמעבירים קובץ לארכיון:
הוא מקבל חודש ארכיון, החודש והשנה שנבחרו ב-Archive Date בסרגל הצד (או החודש הנוכחי אם לא נבחר דבר);
נשמר עותק ארכיון של המסמך;
ראש הכרטיס הופך לירוק, והכפתור מציג בארכיון.
העברה לארכיון זמינה רק למנהלים ולעובדים. לקוחות לא רואים את הכפתור.

מעבר בין קבצים בארכיון ולא בארכיון

בראש המסך יש שלושה כפתורים: הכל, בארכיון ו-לא בארכיון. לוחצים כדי לעבור ביניהם. שולחן העבודה זוכר את הבחירה.

בתצוגת בארכיון מופיעים גם צ'יפים של חודשים (ראו בחירה מהירה), והסינון הוא לפי חודש הארכיון.

איך מעבירים קובץ לארכיון

בכרטיס של הקובץ לוחצים העבר לארכיון.
הכרטיס הופך לירוק ויוצא מתצוגת לא בארכיון.

כדי להעביר כמה קבצים בבת אחת:

בוחרים את הקבצים (ראו בחירת קבצים מהירה), ולוחצים העבר לארכיון באחד מהם. בוחרים העבר הכל לארכיון, או רק הקובץ הזה.
או פותחים את תפריט … (פעולות) בראש המסך ובוחרים העבר לארכיון - נבחרים בלבד. כשלא נבחר דבר כתוב שם העבר לארכיון - הכל, וכל הקבצים הטעונים שלא בארכיון יועברו. תתבקשו לאשר לפני כן.

בחירה מהירה: בוחרים חודש דיווח בלחיצה אחת

בתצוגת בארכיון, הסרגל העליון מתחיל בשלושה צ'יפים של חודשים: החודש הקודם, החודש הנוכחי והחודש הבא.

לוחצים על חודש כדי להציג רק את הקבצים שהועברו לארכיון עבור אותו חודש.
הצ'יפים מתמרכזים סביב החודש שבחרתם. לחיצות חוזרות על הצ'יפ השמאלי זזות חודש אחורה בכל פעם.
לחיצה נוספת על הצ'יפ המסומן מבטלת את סינון החודש.

סינון לפי ספק

אחרי סמל הבניין בסרגל העליון יש צ'יפים של ספקים. הם נבנים מהכרטיסים הטעונים בשולחן העבודה: עד 8 ספקים, השכיחים ביותר קודם.

לוחצים על ספק כדי להציג רק את הקבצים שלו. הצ'יפ נצבע בכחול.
לוחצים על ספקים נוספים כדי להוסיף אותם. יוצגו קבצים של כל אחד מהספקים שנבחרו.
לחיצה נוספת על ספק שנבחר מסירה אותו.

המונה בתחילת הסרגל מראה כמה קבצים מוצגים וכמה מוסתרים בגלל הסינון.

חיפוש

לוחצים על חפש קבצים... בראש המסך, או על Ctrl+K.
מקלידים ספק, שם קובץ, מזהה, או כל טקסט שמופיע בתוך המסמך.
שולחן העבודה מסתנן תוך כדי הקלדה. מתחת לתיבה מוצעים ספקים, קבצים וחיפושים אחרונים.
Esc סוגר את התיבה ומשאיר את החיפוש. כדי לבטל אותו לוחצים נקה חיפוש בראש המסך.

בסרגל הצד, מתחת לתפריט, נמצא לוח המסננים המלא. גוללים למטה כדי לראות אותו.

Period / Archived Date: שנה וטווח חודשים (From/To). בתצוגת בארכיון אפשר לבחור אם לסנן לפי תקופת הדיווח או לפי תאריך הארכיון.
Amount: סכום מינימלי (Min) ומקסימלי (Max).
Status & Filter: סטטוס עיבוד, תיקים פתוחים או סגורים, ותווית הצבע של הכרטיס (מאושר, לבדיקה, שגיאת חישוב...).
Categories: לחיצה על קטגוריות מציגה רק קבצים שיש להם אותן (ראו קטגוריות).
Sort: מיון לפי צבע, ספק, תאריך, סכום, שם או מספר עמודים, בסדר עולה או יורד.
שמירה כברירת מחדל שומר את המסננים הנוכחיים כנקודת ההתחלה שלכם. איפוס מסננים מחזיר לברירת המחדל.

בחירת קבצים מהירה

לוחצים על העיגול בראש הכרטיס כדי לבחור אותו.
לוחצים Shift ועל העיגול של כרטיס אחר כדי לבחור את כל הכרטיסים שביניהם.
כשמשהו נבחר, בראש המסך מופיעים בחר הכל ו-בטל בחירה. כשנבחרו 2 קבצים או יותר אפשר גם לאחד אותם לקונטיינר.

ניקוי כל המסננים

כשמסנן כלשהו פעיל, בסרגל העליון מופיע הכפתור איפוס מסננים. לחיצה עליו מחזירה לתצוגת ברירת המחדל בצעד אחד.