ציירו איך מסמך אמור לעבור בחברה שלכם - מי מאשר, מי חותם, ומי רק צריך לראות - ודוקמי מוליכה כל מסמך בדיוק במסלול הזה. אנשים עונים מהוואטסאפ, ה-AI מספר לכם מה תקוע, וחשבונית מאושרת רושמת לבד את פקודת היומן שלה.
גררו בלוק אל הקנבס וחברו את הנקודה שמתחתיו לראש הבלוק הבא. זו כל השפה - אין עוד מה ללמוד.
מכאן מתחיל כל סבב של התהליך הזה. בדיוק אחד לכל תהליך.
האחראי מאשר או דוחה, עם הערה אם ירצה.
האחראי חותם על המסמך עצמו, במקום שסימנתם עבורו.
האחראי חייב לפתוח את המסמך ולאשר שראה אותו. בלי הכרעה.
אדם בוחר מי ממשיך אחריו, ומעביר את הסבב הלאה.
מפצל לפי הסכום או הקטגוריה של הסבב - ענף הכן וענף הלא.
ממתין לענפים שמזינים אותו: כולם, אחד מהם, או רוב שתגדירו.
שולח הודעת וואטסאפ, טלגרם או מייל וממשיך הלאה מיד.
סוגר את הענף שעליו הוא יושב. סיום בדחייה עוצר הכל.
כל כלי אישורים אחר מתחיל מטופס ריק. זה מתחיל מהחשבונית שכבר העליתם, מהספק שכבר זוהה, ומהכרטסת שאליה זה ממילא ייכנס.
גררו בלוק, חברו אותו לבא אחריו, והתהליך מוכן. אותו קנבס מצייר אישור הוצאה בשני שלבים ותהליך דירקטוריון בחמישה-עשר.
שרשור מיילים הוא תור: כל אחד מחכה לזה שמעליו. כאן הסבב נוחת על המנכ"ל, סמנכ"ל הכספים והיועץ המשפטי בו-זמנית, ובלוק האיחוד עובר רק כשההכרעה האחרונה נכנסה - או כשיש רוב, אם כך ציירתם.
אתם לא פותחים שנים-עשר לוחות כדי למצוא את התקוע. ה-AI קורא כל סבב חי ואומר לכם במשפט מה זז, מה לא, ואת מי צריך לדחוף - ואז מציע לשלוח את התזכורת.
בלוק תנאי מפצל את הסבב לפי הסכום או הקטגוריה שה-AI כבר קרא מהמסמך. חשבוניות קטנות עוברות ישר; הגדולות מגיעות למנכ"ל.
השלב מגיע בערוץ שאותו אדם ממילא משתמש בו. שני כפתורים, הערה אם בא לו, והסבב ממשיך. בלי אפליקציה, בלי התחברות.
ציירו את התיבות על המסמך לפני שהוא יוצא. כל תיבה שייכת לשלב, כך שמי שהשלב מגיע אליו הוא זה שממלא אותה.
כוונו שלב לתפקיד, ומי שמחזיק בו באותו יום הוא זה שנשאל. תהליכים שורדים אנשים שנכנסים, יוצאים ומחליפים כיסא.
הסבב לא נגמר בוי ירוק. חשבונית מאושרת הופכת לפקודה מאוזנת מול הכרטיסים שאתם עובדים איתם, מוכנה לייצוא לכרטסת - כי דוקמי כבר קרא את המסמך שפתח את הסבב.
כל הכרעה שומרת את האדם, את השעה ואת ההערה שהשאיר. דחייה היא לא סוף פסוק - היא סיבה מתועדת שאפשר לענות עליה ולשלוח שוב לסבב.
הגדירו לאילו ספקים שייך התהליך. החשבונית הבאה מאחד מהם מזוהה עם הגעתה, נתפסת על ידי אותו תהליך, וכבר יושבת אצל המאשר הראשון עוד לפני שמישהו ידע שהיא נחתה.
מנכ"ל לא רוצה שנים-עשר לוחות. הוא רוצה לדעת מה תקוע ועל שולחן של מי. ה-AI קורא כל סבב חי - את התהליך שהוא הולך בו, את השלב שהוא עוצר בו, וכמה זמן הוא שם - וכותב את התשובה.
הוא קורא את הסבבים, לא שדה סטטוס
הסיכום נכתב מהלוחות עצמם, ולכן הוא לא יכול להתיישן כמו גיליון אקסל.
הוא מציע את הדחיפה
לחיצה אחת שולחת את התזכורת בערוץ שבו אותו אדם באמת זמין.
הוא מתאים גם למטה, לא רק למעלה
שני אנשים ואישור אחד, או ארבע מאות אנשים ותשע מאות אישורים בחודש - הסקירה נקראת אותו דבר.
Approvals · company overview
LIVE12
סבבים חיים
3
ממתינים לכם
47
נסגרו השבוע
1
תקועים 3+ ימים
שנים-עשר סבבים חיים ואחד-עשר מהם זזים. INV-4471 יושב אצל עמיר כהן ארבעה ימים - זה הדבר היחיד שמעכב את סגירת החודש. כל השאר בתוך הזמן הרגיל.
הפילו את הבלוקים שהתהליך שלכם צריך וחברו ביניהם. קבעו מי פועל בכל שלב, או קבעו תפקיד ותנו למי שמחזיק בו לענות.
לפני שמסמך יוצא, ציירו את התיבות על הדף עצמו - חתימה כאן, שם שם, התאריך. כל תיבה שייכת לשלב.
בחרו קובץ מהשולחן והתחילו, או הגדירו אילו ספקים יתחילו אותו לבד. המאשר הראשון נשאל מיד.
הלוח נצבע מחדש ככל שאנשים עונים. כשהסבב נגמר באישור, המסמך מתויק, נחתם, ופקודת היומן שלו כבר ממתינה בייצוא.
הביאו לנו את התהליך שאתם כבר מריצים במייל, ונצייר אותו איתכם על הקנבס - תוך כדי השיחה.