חשבוניות מהצ׳אט: הפקה בוואטסאפ ובטלגרם ושליחה אוטומטית ללקוחות

רוב העסקים הקטנים לא מאחרים בהפקת חשבוניות כי קשה להפיק אותן. הם מאחרים כי צריך לשבת מול מחשב, לפתוח מערכת, למצוא את הלקוח, להקליד שורות, להוריד PDF ואז לשלוח אותו במייל או בוואטסאפ. זה בדיוק השלב שנדחה לסוף היום, ומשם לסוף החודש.

DocMeDocs היא תוכנה חדשה להפקת חשבוניות שבנויה סביב שני רעיונות פשוטים. הראשון: הפקת חשבוניות בוואטסאפ ובטלגרם מתוך הצ׳אט, בהודעה או בהקלטה קולית. השני: שליחה אוטומטית ללקוח בטלגרם ובאימייל ברגע שהמסמך מופק, בלי שתצטרכו לזכור לשלוח.

במדריך הזה נעבור על כל התהליך, עם צילומי מסך אמיתיים מהמערכת: חיבור הבוט, הפקת מסמך מהצ׳אט, הגדרת שליחה אוטומטית ללקוחות, ומעקב אחרי מי קיבל ומי אישר.

איך נראית הפקת חשבונית מהצ׳אט

כך זה נראה בפועל. כותבים או מקליטים לבוט של DocMeDocs, והמסמך חוזר ממוספר, מחושב ושמור. אם ללקוח מוגדרת שליחה אוטומטית, הוא כבר נמצא אצלו.

אין אפליקציה חדשה ללמוד ואין טופס למלא. הבוט יושב באפליקציה שכבר פתוחה אצלכם כל היום.

שלב 1: מחברים את הבוט לחשבון, בלי קוד ובלי QR

הבוט מזהה אתכם לפי מספר הטלפון שממנו אתם כותבים. אין פקודת התחברות, אין קוד אימות ואין QR לסרוק.

1. נכנסים ב-DocMeDocs להגדרות ← פרופיל העסק.
2. גוללים לכרטיס "מספרי טלפון לבוט".
3. מוסיפים כל מספר שכותבים ממנו לבוט: שלכם, של שותף או של עובד שמפיק מסמכים. מספר הטלפון מפרטי העסק כבר מופיע שם אוטומטית.

הסרה של מספר מהרשימה מנתקת את הגישה שלו מיד. זו גם הדרך הנכונה לנהל עובד שעזב.

שלב 2: מבקשים מסמך בהודעה או בהקלטה

מדברים עם הבוט כמו שהייתם מסבירים למנהלת החשבונות. למשל:

• "תוציא חשבונית לדנה לוי על מיתוג ודף נחיתה, ארבעת אלפים וחמש מאות פלוס מע״מ"
• "קבלה ליוסי כהן על 1,200 שקל, שולם בהעברה בנקאית"
• "הצעת מחיר לסטודיו אלפא: שלוש שעות ייעוץ ב-250 לשעה"

מה קורה מאחורי הקלעים:

1. הבוט מבין את הבקשה מטקסט חופשי או מהקלטה, בעברית או באנגלית, ועונה באותה שפה שבה פניתם.
2. אם חסר פרט, הוא שואל על כל מה שחסר בבת אחת, ברשימה ממוספרת אחת, ולא בעשר הודעות.
3. המסמך נשמר קודם כטיוטה. הבוט מקריא לכם את הסכומים ומחכה ל"כן" מפורש.
4. רק אחרי האישור המסמך מופק, מקבל מספר רץ, ואם העסק מחובר לרשות המסים, גם מספר הקצאה.
5. ה-PDF חוזר אליכם בצ׳אט, ואם הלקוח הגדיר ערוצי שליחה, המסמך יוצא אליו.

מסמך שהופק הוא רשומה לצורכי מס ואי אפשר לערוך או למחוק אותו. לכן ברירת המחדל היא לשאול לפני שמפיקים. תיקונים נעשים בחשבונית זיכוי, כמו בכל מערכת תקינה.

רוצים שהבוט יפיק בלי לשאול?

מי שמפיק הרבה מסמכים ביום יכול להפעיל בהגדרות ← הגדרות AI את המתג "לתת יותר אמון ב-AI". כשהבקשה שלמה, כלומר יש לקוח, שורות וסכומים, הבוט מפיק מיד בלי להקריא ולחכות. אם משהו חסר, הוא עדיין שואל קודם.

מה אפשר לבקש מהבוט

הבוט מפיק את כל המסמכים שעסק צריך ביום-יום, ועונה גם על שאלות על המספרים:

מה כותבים או אומרים	מה מקבלים
"חשבונית לדנה לוי על 4,500 פלוס מע״מ"	חשבונית מס עם מספר הקצאה כשנדרש
"קבלה ליוסי על 1,200, שולם במזומן"	קבלה או חשבונית מס קבלה
"הצעת מחיר לסטודיו אלפא"	הצעת מחיר, חשבונית עסקה או תעודת משלוח
"חשבונית זיכוי לדנה לוי על 500 שקל"	חשבונית זיכוי
"כמה פתוח לי השנה?" / "מה אקמי קנתה בחודש שעבר?"	תשובה קצרה מהנתונים שלכם

אפשר גם להוסיף לקוח או מוצר חדשים דרך הצ׳אט, ובמסלולים המתאימים לשלוח לבוט צילום של קבלה על הוצאה כדי שתתויק אוטומטית.

שליחה אוטומטית ללקוחות בטלגרם ובאימייל

החלק השני חשוב לא פחות: לדאוג שהמסמך יגיע ללקוח בלי שתצטרכו לזכור לשלוח אותו.

בכרטיס של כל לקוח (לקוחות ← לחיצה על הלקוח) יש שדה בשם "שליחת מסמכים אוטומטית כאשר הם מופקים על ידי" עם שתי אפשרויות: טלגרם ודוא"ל. מסמנים את אחת מהן או את שתיהן, ומעכשיו כל מסמך שיופק ללקוח הזה יישלח בערוצים האלה, בין אם הפקתם אותו מהבוט ובין אם מהמערכת.

שני דברים שכדאי לדעת:

• הלקוח לא צריך להתקין שום דבר ולא להצטרף לשום בוט. בטלגרם המסמך מגיע אליו לפי מספר הטלפון שבכרטיס, בתנאי שיש לו טלגרם על המספר הזה. באימייל, לכתובת שבכרטיס.
• שדה "מספר וואטסאפ" נועד למקרה שהלקוח משתמש במספר אחר מהמספר הראשי שלו.

להפעיל לכל הלקוחות בבת אחת

אין צורך לעבור לקוח-לקוח. בעמוד לקוחות יש כפתור "ערוצי שליחה" שפותח חלונית צד. בוחרים ערוץ, בוחרים "הפעלה" או "כיבוי", ומחליטים אם זה חל על כל הלקוחות או רק על חלק מהם. המערכת גם אומרת מראש כמה לקוחות יעודכנו, כמה כבר פעילים וכמה ידולגו כי חסר להם טלפון או אימייל.

עשר שניות להתחרט

כשמפיקים מסמך מהמערכת עצמה, מסך הסיכום לפני ההפקה מציג את כל הפרטים ואת האפשרות "שליחה אוטומטית ללקוח". אחרי ההפקה יש ספירה לאחור של 10 שניות עם כפתור ביטול, למקרה שנזכרתם במשהו ברגע האחרון.

לדעת שהלקוח באמת קיבל

"שלחתי לך את החשבונית" ו"לא קיבלתי" הם שיחה שכל עסק מכיר. ב-DocMeDocs כל שליחה אוטומטית כוללת קישור קצר למסמך. כשהלקוח פותח אותו, או עונה להודעה (למשל "תודה"), זה נרשם כאישור קבלה.

בעמוד של כל מסמך מופיע הכרטיס "נשלח ללקוח", עם כל ערוץ שהמסמך נשלח בו, השעה, ואיך בדיוק הלקוח אישר.

ומה עם וואטסאפ?

אפשר להפיק מסמכים מוואטסאפ, אבל שליחה אוטומטית ללקוחות עובדת בשלב הזה רק בטלגרם ובאימייל. כדי לשלוח מסמך ללקוח בוואטסאפ, פותחים את המסמך ולוחצים שליחה ← קישור בוואטסאפ. וואטסאפ נפתח עם הודעה מוכנה וקישור למסמך, ורק נשאר לבחור את הלקוח. באותו תפריט אפשר גם לשלוח ידנית באימייל או בטלגרם, או להעתיק את הקישור.

מה כלול בכל מסלול

מסלול	הפקה מהצ׳אט	שליחה אוטומטית ללקוח
בייסיק	מהמערכת בדפדפן	אימייל
פרו	בוט בטלגרם	אימייל וטלגרם
פרימיום	בוט בוואטסאפ ובטלגרם	אימייל וטלגרם

בכל המסלולים אפשר לשתף כל מסמך כקישור בוואטסאפ או בטלגרם, ולהפיק מסמכים גם מ-ChatGPT, מ-Claude או מ-Gemini.

טעויות שכדאי להימנע מהן

• לא להוסיף את המספרים שכותבים ממנו. אם עובד כותב לבוט ממספר שלא ברשימה, הבוט לא ידע שזה העסק שלכם.
• כרטיסי לקוח חסרים. בלי טלפון אין טלגרם, ובלי אימייל אין דוא"ל. לקוחות כאלה ידולגו בהפעלה הגורפת.
• להפעיל "לתת יותר אמון ב-AI" ביום הראשון. קודם הפיקו כמה מסמכים עם אישור, ורק אחר כך הפעילו.
• לא לחבר את העסק לרשות המסים לפני שמפיקים חשבוניות שדורשות מספר הקצאה.
• לשכוח לבדוק את המסמך הראשון. הפיקו חשבונית אמיתית אחת, פתחו אותה, ובדקו שהלקוח קיבל ואישר.

סיכום

DocMeDocs מחברת בין שני קצוות שבדרך כלל נשארים נפרדים: הרגע שבו אתם צריכים להוציא מסמך, והרגע שבו הלקוח צריך לקבל אותו. מבקשים מהבוט בהודעה או בהקלטה, מאשרים, והמסמך יוצא ממוספר, עם מספר הקצאה, ומגיע ללקוח בטלגרם או באימייל. ואתם רואים גם שהוא קיבל.

הדרך הכי פשוטה לבדוק אם זה מתאים לעסק שלכם: להוסיף את המספר שלכם, להפעיל שליחה אוטומטית ללקוח אחד, ולהפיק לו מסמך אמיתי אחד מהצ׳אט.

שאלות נפוצות

מה עסקים שואלים בדרך כלל לפני שמתחילים להפיק מהצ׳אט.

האם הלקוח צריך להתקין אפליקציה או להצטרף לבוט?

לא. בטלגרם המסמך מגיע לפי מספר הטלפון שבכרטיס הלקוח, ובאימייל לכתובת שבכרטיס. הלקוח רק פותח את ההודעה.

האם הבוט יכול להפיק חשבונית בטעות?

כברירת מחדל לא. הבוט שומר טיוטה, מקריא את הסכומים ומפיק רק אחרי "כן" מפורש. רק אם תפעילו את "לתת יותר אמון ב-AI" הוא יפיק מיד, ורק כשהבקשה שלמה.

אפשר לשלוח ללקוחות חשבוניות אוטומטית בוואטסאפ?

כרגע השליחה האוטומטית עובדת בטלגרם ובאימייל. בוואטסאפ שולחים בלחיצה דרך "קישור בוואטסאפ", שפותח הודעה מוכנה עם קישור למסמך.

אני משתמש גם ב-DocMe AI. איך הבוט יודע שאני פונה ל-DocMeDocs?

אם המספר שלכם מחובר גם ל-DocMe AI, התחילו את הודעת הטקסט במילה "דוקמי" או "DocMe". הודעות קוליות מגיעות לעוזר בכל מקרה.

איך אדע שהלקוח קיבל את המסמך?

בעמוד המסמך מופיע הכרטיס "נשלח ללקוח" עם כל ערוץ, השעה, ואם הלקוח אישר בפתיחת הקישור או בהודעה חוזרת.