# DocMe AI (דוקמי AI) > DocMe AI is an Israeli AI platform for document management and automatic bookkeeping. An AI agent reads invoices, receipts and other business documents, identifies the vendor, extracts the data and builds complete double-entry journal entries - ready to approve and send to the bookkeeping software the business already uses (Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and more). Built for accounting firms, enterprises, businesses and freelancers, with full Hebrew support. DocMe (דוקמי) covers the whole path from the moment a document arrives to the final posting: a digital archive, an electronic binder, and an AI agent that creates bookkeeping entries automatically. The promise on the home page: "Enough with the manual work, let AI do it for you." How it works: 1. Upload a document - drag a PDF, image or scan into the web interface, or send it by email, WhatsApp, Telegram or the DocMe mobile app. 2. AI reading and analysis - every line is read; vendor, amounts, dates and VAT are identified. 3. Journal entry - DocMe builds a full entry with debit and credit accounts, net amount, VAT, currency and exchange rate, according to the Israeli double-entry standard. Every line includes account, amount, type (debit/credit), references and allocation number. 4. Approve and export - review, approve with one click, and export to Excel, PDF or your bookkeeping software. What makes DocMe different: - Not OCR. Several AI models read each document independently and compare results. DocMe handles handwriting, faded receipts, tilted phone photos and imperfect scans, and rebuilds mixed Hebrew/English documents in the right order. - Automatic vendor detection by company ID (ח"פ), business number, phone or name - even when the invoice spells the name differently - mapped to the right accounts. - A smart rules engine: set a default debit account, VAT code, transaction classification and withholding percentage per vendor, plus AI-based rules that correct results according to your own business logic. The system learns from your corrections. - Built-in validation: amounts, dates and duplicates are cross-checked, and anything that doesn't add up is flagged for review instead of guessed. - Automatic credit card reconciliation: invoices are matched to the corresponding lines on bank and credit card statements. - An AI chat that knows your books: ask in natural Hebrew for a profit and loss report, trial balance or cash-flow report, or ask what you spent this month and which vendor you owe most - on WhatsApp, in the app or on the web. - A dedicated app for every client (iOS and Android) with a built-in scanner that detects document edges, direct sharing of PDFs into DocMe, and real-time alerts. - Multi-client management for accounting firms, with custom access permissions; each client can upload documents on their own. Key facts: - Website: https://docme.pro - Hebrew pages at the bare path, English under /en (for example https://docme.pro/books and https://docme.pro/en/books). - Full text of every page and article: https://docme.pro/llms-full.txt - Market: Israel - built around Israeli bookkeeping terms, VAT (מע"מ), the double-entry standard, and the Israel Invoice (חשבוניות ישראל) allocation-number model. - Languages: Hebrew and English. - For: accounting firms (משרדי רו"ח), bookkeepers, enterprises, businesses and freelancers. - Integrates with: Rivhit (ריווחית), Atzmait (עצמאית), Hashavshevet (חשבשבת), Priority (פריוריטי) and more. - Contact: contact@docme.pro · +972-54-432-8898 (054-432-8898 in Israel) - Book a free demo: https://docme.pro/#demo ## Products - [DocMe AI](https://docme.pro/): The core platform - document management, AI reading and automatic journal entries, with upload by web, email, WhatsApp, Telegram and a mobile app, and export to Excel, PDF and bookkeeping software. - [AI Understanding](https://docme.pro/ai): How DocMe reads documents instead of scanning them. "OCR reads the text. DocMe understands the document." A six-step process run on every document: break the document apart, read it with several models, identify the vendor, apply your rules, build the full journal entry, validate before anything is approved. - [DocMe Books (דוקמי בוקס)](https://docme.pro/books): Bookkeeping software for accountants, bookkeeping firms and bookkeeping managers. Certified by the Israeli Tax Authority (sealed audit trail, sequential numbering, structured file). Keyboard-driven entry, a one-click connection to DocMe AI so read documents arrive as finished entries, a WhatsApp AI agent that answers questions from your own books, and reports such as trial balance, VAT and profit and loss. Existing companies can be moved in with their chart of accounts, opening balances and history. - [DocMeDocs (דוקמי דוקס)](https://docme.pro/docmedocs): Invoicing by voice. A personal AI assistant in WhatsApp and Telegram that issues tax invoices, receipts, invoice-receipts, price quotes and pro-forma invoices from a voice note, in full Hebrew. It remembers clients, tracks each document from sent to seen to paid, and stamps Israel Invoice allocation numbers automatically from the Tax Authority. Includes a free API and MCP server for connecting a CRM, online store, website or AI agent. - [Digital signatures (DocMe Sign)](https://docme.pro/signatures): "Stop chasing signatures. Get any document signed in minutes." Upload a PDF or image, mark where each person signs, and send it over WhatsApp, Telegram or email. Signers verify with a one-time code and need no app or account; unlimited signers; signature, initials, date and text fields; certified timestamp and tamper-evident audit trail; signed documents are filed into the DocMe archive. - [DocMe Flow (דוקמי פלואו)](https://docme.pro/flow): Approval workflows. "Draw it once, and it runs itself." Draw how a document travels through the company - approvals, signatures, reviews, conditions on amount or category, parallel approvals - and DocMe walks every document down that path. People approve from WhatsApp, the AI tells you what is stuck, and an Approved invoice posts its own journal entry. Scales from two people to thousands. - [DocMe Pay (דוקמי Pay)](https://docme.pro/pay): Payments and billing. "Send a link. Get paid. We transfer it all at the end of the month." Businesses and accounting firms collect from their customers without a terminal: send a payment link on WhatsApp, Telegram or email, or charge a customer automatically every month like a subscription. Customers pay by card on a secure checkout with no app or account; an invoice-receipt is issued and sent on every payment; unpaid links send reminders automatically. Everything collected during the month is paid out to the business's bank account in one transfer at the end of the month, already posted in its books. ## Pricing DocMeDocs (voice invoicing), per business, per month, before VAT: - Basic: 29 ₪/month (or 348 ₪ once a year) - web dashboard, up to 40 documents a month, additional document 1 ₪. - Pro (most popular): 49 ₪/month (or 588 ₪ once a year) - adds the Telegram bot, full sync with the DocMe AI app, and income and client management; up to 60 documents a month, additional document 1 ₪. - Premium: 89 ₪/month (or 1068 ₪ once a year) - adds WhatsApp alongside Telegram; up to 200 documents a month, additional document 0.5 ₪. - Every plan includes ChatGPT, Claude or Gemini at no extra cost, Israel Invoice support, a free API and MCP server, and support through the website. Free trial available; cancel any time. - Enterprise: a plan built around the organisation - contact us. DocMe AI, DocMe Books, Digital signatures, DocMe Flow and DocMe Pay are priced per customer - book a free demo at https://docme.pro/#demo. ## Frequently asked questions - What document types does DocMe support? All of them - tax invoices, receipts, transaction invoices, electricity, water and phone bills and more, as PDF, PNG, JPG and other formats, including multi-page documents and documents in several languages, with full Hebrew support. - How accurate is the AI? It is built to give accurate data for every document type, including handwriting and imperfect scans; it creates journal entries, warns about duplicates and flags anything that doesn't add up. - Can I define automatic rules for each vendor? Yes - default debit account, VAT code, transaction classification and withholding percentage per vendor, rules by document classification, and AI-based rules that correct results automatically. - Is DocMe suitable for accounting firms and companies? Yes - it was built for small and large companies, accounting firms and private clients. Manage many clients in one system with custom permissions; each client can upload documents by email, WhatsApp and more. - Can I trust it without checking every entry? Each office chooses between automatic approval and manual review. - Which bookkeeping software does it work with? Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and more - DocMe sends journal entries to the software you already use. ## Guides and articles - [How to issue invoices in Israel: the complete guide for businesses](https://docme.pro/en/blog/how-to-issue-invoices-israel-en): Which document to issue when (tax invoice, receipt, invoice-receipt, quote, pro-forma), what a valid tax invoice must include, when an allocation number is needed, and issuing from your phone, WhatsApp or by voice. Hebrew: https://docme.pro/blog/how-to-issue-invoices-israel - [AI bookkeeping agent: what it actually does and what still needs a human](https://docme.pro/en/blog/ai-bookkeeping-agent-en): How an AI bookkeeping agent reads invoices, identifies vendors, builds journal entries and reconciles credit cards, and where a professional is still needed. Hebrew: https://docme.pro/blog/ai-bookkeeping-agent - [How to choose bookkeeping software in Israel in 2026](https://docme.pro/en/blog/choose-bookkeeping-software-israel-en): A checklist for businesses and accounting firms - Tax Authority certification, VAT, Israel Invoice, AI document capture, integrations, permissions, pricing and migration. Hebrew: https://docme.pro/blog/choose-bookkeeping-software-israel - [Automatic journal entries for accounting firms and bookkeepers](https://docme.pro/en/blog/automatic-journal-entries-accounting-firms-en): Capturing client invoices, vendor rules, validation, credit card reconciliation and export to the firm's software. Hebrew: https://docme.pro/blog/automatic-journal-entries-accounting-firms - [DocMe and Atzmait: automatic journal entries without Excel imports or an API](https://docme.pro/en/blog/docme-atzmait-integration-en): How businesses and bookkeeping firms produce automatic journal entries for Atzmait, even when Excel import or an API connection is not available. Hebrew: https://docme.pro/blog/docme-atzmait-integration - [Uploading files to DocMe: WhatsApp, Telegram, email, direct share, and a built-in scanner](https://docme.pro/en/blog/docme-file-upload-channels-en): Every way to get invoices and documents into DocMe. Hebrew: https://docme.pro/blog/docme-file-upload-channels - [Israel Invoice and allocation numbers: what businesses must know ahead of June 2026](https://docme.pro/en/blog/israel-invoice-allocation-number-2026-en): From June 2026 the threshold for requiring an allocation number drops to 5,000 NIS before VAT. Hebrew: https://docme.pro/blog/israel-invoice-allocation-number-2026 - [Issue an invoice with your voice](https://docme.pro/en/blog/issue-invoice-by-voice-whatsapp-en): A tax invoice sent to a client in seconds, straight from WhatsApp, with the allocation number handled automatically. Hebrew: https://docme.pro/blog/issue-invoice-by-voice-whatsapp - [All articles](https://docme.pro/blog): Insights on document management, automation and AI. English: https://docme.pro/en/blog ## Video tutorials - [All tutorials](https://docme.pro/tutorials) - [System preview](https://www.youtube.com/watch?v=nwaxqo0_u6Q): A short walkthrough of the system. - [Automatic credit card reconciliation](https://www.youtube.com/watch?v=RY5rBc5SM8o): From a bank report to full reconciliations with automatic bookkeeping. - [Upload invoices through WhatsApp](https://www.youtube.com/shorts/egwHgZ8wHfI) - [Scanner walkthrough](https://www.youtube.com/shorts/lDzpmbxEapY): The built-in scanner in the DocMe app. ## Legal - [Terms of Service](https://docme.pro/terms): DocMe LTD (company no. 517331823). Monthly recurring subscriptions and retainers charged in advance, 14-day cancellation window, credit card processing fees that may change from time to time, limitation of liability, Israeli law. - [Privacy Policy](https://docme.pro/privacy): What personal data DocMe collects, how it is used and shared, and how to exercise privacy rights under Israeli law. ## Optional - Hebrew search terms DocMe answers: הפקת חשבוניות, תוכנה להפקת חשבוניות, הנהלת חשבונות אוטומטית, תוכנה לניהול מסמכים, תוכנת הנהלת חשבונות, פקודות יומן אוטומטיות, פקודות יומן למשרדי רואה חשבון, התאמות כרטיסי אשראי אוטומטית, ארכיון דיגיטלי, קלסר אלקטרוני, סוכן AI להנהלת חשבונות, חשבוניות ישראל, מספר הקצאה, הפקת חשבונית בוואטסאפ, חשבונית בקול, חתימה דיגיטלית, תהליכי אישורים. - English search terms DocMe answers: AI bookkeeping software, AI bookkeeping agent, automatic bookkeeping, automated journal entries, invoice processing automation, issue invoices by voice, invoicing app on WhatsApp, bookkeeping software Israel, accounting software for accounting firms in Israel, digital signatures on WhatsApp, invoice approval workflow, payment links on WhatsApp. - Also known as: DocMe, DocMe.Pro, docme.pro, DocMe LTD, דוקמי, דוקמי AI, דוקמי פרו, דוקמי בע"מ. - YouTube: https://www.youtube.com/@DocMeLTD --- # Full text of every page ## דוקמי DocMe AI | הנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI URL: https://docme.pro/ ## מספיק עם העבודה הידנית,תנו ל-AI לעשות את זה. חסכו זמן, כסף ומאמץ - מהרגע שהמסמך מגיע, ועד לרישום הסופי. סוכן AI לרישומי הנהלת חשבונות אוטומטית, ארכיון דיגיטלי, קלסר אלקטרוני הנהלת חשבונות כפולה אוטומטית התאמות כרטיסי אשראי אוטומטית פקודות יומן למשרדי רואה חשבון חשבוניות מק"טים לחברות קטנות וגדולות סוכן AI שמנהל את משרד רו"ח שלכם ### הכל במקום אחד. הכל אוטומטי. כל הכלים שצריך לניהול הנהלת חשבונות חכמה - בפלטפורמה אחת. #### חילוץ חכם עם AI מודלי AI שעובדים מאחורי הקלעים כל הזמן כדי לנהל בשבילכם את המסמכים שלכם ושל הלקוחות שלכם #### זיהוי ספקים אוטומטי מזהה ספק לפי ח"פ, מספר עוסק, טלפון או שם - וממפה אותו לחשבונות הנכונים. #### פקודות יומן מדויקות חובה, זכות, מע"מ, מטבע ושער חליפין - הכל נבנה אוטומטית. #### ניהול מסמכים מלא ארכיון דיגיטלי עם יכולות סינון וחיפוש מתקדמות, כדי שתוכלו למצוא כל מסמך בתוך שניות. #### מנוע חוקים חכם הגדירו כללים אוטומטיים לכל ספק - המערכת לומדת את ההרגלים שלכם. #### יצוא ל-Excel ו-PDF ייצאו בלחיצה אחת - Excel עם תמיכה מלאה בעברית ו-PDF מוכן להגשה. #### מתחבר לתוכנות הנהלת החשבונות דוקמי משתלב עם ריווחית, עצמאית, חשבשבת, Priority ועוד - כדי לשלוח פקודות יומן לתוכנה שאתם כבר עובדים איתה. ### לכולם יש AI, אבל לאף אחד אין דוקמי AI ראו בעצמכם איך דוקמי הופך מסמכים ל-פקודות יומן בשניות - עם דיוק, מהירות, וחוקים שמותאמים לכם. ### העלו מסמכים מכל מקום לא משנה איפה המסמך - אנחנו נקלוט אותו. המון ערוצי העלאה לנוחיותכם. #### ממשק Web גררו קבצים ישירות לממשק או לחצו לבחירת קבצים. תומכים ב-PDF, PNG, JPG ו-WebP. עם תצוגה מקדימה ופרוגרס בזמן אמת. #### אימייל שלחו חשבוניות ומסמכים ישירות לכתובת המייל הייעודית שלכם - המערכת קולטת אוטומטית ומתחילה לעבד. #### טלגרם צלמו חשבונית בנייד ושלחו ישר לבוט הטלגרם שלנו. המסמך ייקלט, יעובד ויחכה לכם במערכת - בלי לפתוח מחשב. #### וואטסאפ שלחו PDF או צילום חשבונית בוואטסאפ לערוץ הייעודי שלכם. דוקמי קולטת את הקובץ אוטומטית ומעלה אותו למערכת. #### אפליקציה ייעודית לכל לקוח כל לקוח מקבל אפליקציה משלו - לצפייה בכל המסמכים, לניהול הפקודות ולסריקה ישירה מהטלפון. צלמו חשבונית, סרקו קבלה או שתפו PDF ישירות ל-DocMe, ובשניות המסמך מגיע למערכת. סורק מובנה חכם זיהוי אוטומטי של קצוות המסמך שיתוף ישיר ל-DocMe משתפים PDF לאפליקציה והוא עולה אוטומטית התראות בזמן אמת עדכון מיידי לאחר עיבוד iOS ו-Android חוויה נייטיב על כל פלטפורמה ### שאלו את העסק שלכם - קבלו תשובות בשניות דברו עם הסוכן החכם של דוקמי בעברית טבעית - בקשו דוחות, שאלו על פקודות יומן ועקבו אחרי שינויים בהנהלת החשבונות שלכם, מכל מקום ובכל זמן. #### הצ׳אט הראשון שמבין באמת הנהלת חשבונות כל לקוח דוקמי מקבל סוכן AI ייעודי שמכיר את הספרים שלו לעומק. בוואטסאפ, באפליקציה או בממשק Web - אותה תשובה חדה ומדויקת, בכל ערוץ ובכל שעה. אינטגרציות ### מתממשק עם כל תוכנותהנהלת החשבונות שלכם דוקמי שולח את פקודות היומן ישירות לתוכנה שאתם כבר עובדים איתה - בלי להחליף כלים. מערכת מסמכים. שמבינה. #### דוקמי #### פריוריטי #### ריווחית #### רם פלוס #### חשבשבת #### עצמאית תוכנה להנהלת חשבונות #### דוקמי בוקס הנה"ח #### אוטומטית פקודות יומן ### הנהלת חשבונות לפי החוקים שלכם מהמסמך ישירות לפקודת יומן תקנית - עם כל הפרטים הנדרשים, מוכנה לאישור ולטעינת לתוכנת הנהלת החשבונות שלכם (ריווחית, חשבשבת, עצמאית, Priority ועוד). כל פקודה בנויה נכון, עם וולידציה מובנית, ומוכנה לייצוא בלחיצת כפתור. #### כל פקודת יומן בנויה נכון המערכת בונה את הפקודה המלאה בהתאם לסטנדרט הנהלת חשבונות כפולה בישראל. כל שורה בפקודה כוללת חשבון, סכום, סוג (חובה/זכות), אסמכתאות ומספר הקצאה. איך זה עובד ### מהמסמך ועד לפקודת היומן - בדקות תהליך אוטומטי מלא. העלו מסמך, וה-AI עושה את השאר. #### העלאת מסמך גררו קובץ PDF, תמונה או סריקה ישירות למערכת. תומכים גם בהעלאה דרך מייל, טלגרם וגם וואטסאפ. #### קריאה וניתוח AI קוראים כל שורה, מזהים ספקים, סכומים, תאריכים ומע"מ בדיוק מרבי. #### יצירת פקודת יומן המערכת בונה פקודת יומן שלמה - חשבונות חובה וזכות, סכום נטו, מע"מ ומטבע. הנהלת חשבונות כפולה אוטומטית. #### אישור ויצוא בדקו את הנתונים, אשרו בלחיצה אחת וייצאו ל-Excel או PDF - מוכן להנהלת החשבונות שלכם. שאלות נפוצות ### שאלות ותשובות דוקמי תומכת בכל סוגי המסמכים, למשל חשבוניות מס, קבלות, חשבוניות עסקה, חשבונות חשמל/מים/טלפון ועוד. ניתן להעלות קבצי PDF, תמונות PNG/JPG ועוד סוגי מסמכים. המערכת מטפלת גם במסמכים רב-עמודיים ובמסמכים בשפות שונות כולל עברית מלאה. פיתחנו אלגוריתם AI המספק מידע מדוייק עבור כל סוג המסמכים. הAI שלנו יודע להתמודד גם עם כתב יד ומסמכים שסרוקים באופן לא מושלם, וליצור פקודות יומן באופן מדוייק, להזהיר על כפילויות ועוד המון יכולות אוטומטיות שעושות את העבודה בשבילכם. בהחלט! ניתן להגדיר חוקים כיצד ה-AI צריך להתמודד עם תרחישים ספציפיים, הוא לומד בעצמו ועושה את העבודה בשבילכם. באופן אוטומטי. בהחלט! דוקמי נבנתה עבור חברות קטנות וגדולות, משרדי רואה חשבון ואפילו לקוחות פרטיים. ניתן לנהל מספר לקוחות במערכת אחת, עם הרשאות גישה מותאמות, כל לקוח יכול להעלות מסמכים באופן עצמאי דרך מייל, וואטסאפ ועוד, והAI עוזר לכם בעבודתכם. דוקמי שולח פקודות יומן לתוכנה שאתם כבר עובדים איתה - ריווחית, עצמאית, חשבשבת, Priority ועוד - ומייצא ל-Excel ול-PDF. אפשר גם לנהל את הספרים בדוקמי בוקס, תוכנת הנהלת החשבונות שלנו המאושרת על ידי רשות המסים. כן. עם דוקמי דוקס מפיקים חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה והצעת מחיר מהוואטסאפ או מהטלגרם - אפילו בהודעה קולית - ומספר ההקצאה של חשבוניות ישראל מתווסף אוטומטית. איך שנוח לכם: גוררים קבצים לממשק, מעבירים במייל, שולחים בוואטסאפ או בטלגרם, או סורקים בסורק המובנה באפליקציית דוקמי ל-iOS ול-Android. צרו קשר עוד היום בכתובת: contact@docme.pro ### מוכנים לחסוך שעות בכל חודש? קבעו הדגמה אישית חינם ותראו איך דוקמי מעצבת מחדש את תהליך הנהלת החשבונות. contact@docme.pro | 054-432-8898 --- ## DocMe AI | AI Bookkeeping Agent & Automatic Journal Entries URL: https://docme.pro/en ## Enough with the manual work,let AI do it for you. Save time, money, and effort from the moment a document arrives to the final posting. digital archive, electronic binder, and AI agent for automatic bookkeeping entries Automatic bookkeeping Automatic credit card reconciliation Bookkeeping for accounting firms Invoices SKUs for large companies AI agent that manages your accounting firm ### Everything in one place. Everything automated. Every tool you need to manage smart bookkeeping in one platform. #### Smart AI extraction AI models work behind the scenes all the time to manage your documents and your clients' documents for you #### Automatic vendor detection Identifies a vendor by company ID, business number, phone, or name, and maps it to the right accounts. #### Accurate journal entries Debit, credit, VAT, currency, and exchange rate are all built automatically. #### Full document management A digital archive with advanced filtering and search, so you can find any document in seconds. #### Smart rules engine Define automatic rules for every vendor. The system learns your habits. #### Export to Excel and PDF Export in one click with full Hebrew Excel support and submission-ready PDF. #### Connects to bookkeeping software DocMe integrates with Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority, and more, so you can send journal entries to the software you already use. ### Everyone has AI, but nobody has DocMe AI See for yourself how DocMe turns documents into journal entries in seconds with accuracy, speed, and rules tailored to you. ### Upload documents from anywhere Wherever the document is, we will capture it. Many upload channels for your convenience. #### Web interface Drag files directly into the interface or click to choose files. Supports PDF, PNG, JPG, and WebP with preview and real-time progress. #### Email Send invoices and documents directly to your dedicated email address. The system captures them automatically and starts processing. #### Telegram Take a photo of an invoice on mobile and send it straight to our Telegram bot. The document will be captured, processed, and waiting in the system without opening a computer. #### WhatsApp Send a PDF or invoice photo over WhatsApp to your dedicated channel. DocMe captures the file automatically and uploads it to the system. #### A dedicated app for every client Every client receives their own app for viewing all documents, managing entries, and scanning directly from the phone. Photograph an invoice, scan a receipt, or share a PDF directly to DocMe, and the document reaches the system in seconds. Smart built-in scanner Automatic document-edge detection Direct sharing to DocMe Share a PDF to the app and it uploads automatically Real-time alerts Immediate update after processing iOS and Android Native experience on every platform ### Ask your business - get answers in seconds Talk to DocMe's smart agent in natural Hebrew. Ask for reports, ask about journal entries, and track changes in your bookkeeping from anywhere, anytime. #### The first chat that truly understands bookkeeping Every DocMe client gets a dedicated AI agent that knows their books inside out. WhatsApp, the app, or the web - one sharp, consistent answer on any channel, any time. Integrations ### Integrates with all yourbookkeeping software DocMe sends journal entries directly to the software you already use without replacing tools. Document system. That understands. #### DocMe #### Priority #### Rivhit #### רם פלוס #### Hashavshevet #### Atzmait Bookkeeping software #### DocMe Books Bookkeeping #### Automatic Journal entries ### Bookkeeping according to your rules From the document directly to a compliant journal entry with every required detail, ready for approval and upload to your bookkeeping software (Rivhit, Hashavshevet, Atzmait, Priority, and more). Every entry is built correctly, with built-in validation, and ready to export with one click. #### Every journal entry is built correctly The system builds the full entry according to the double-entry bookkeeping standard in Israel. Every line includes account, amount, type (debit/credit), references, and allocation number. How it works ### From document to journal entry in minutes A fully automatic process. Upload a document, and the AI does the rest. #### Upload document Drag a PDF, image, or scan directly into the system. Upload by email and Telegram is supported too. #### AI reading and analysis Every line is read, and vendors, amounts, dates, and VAT are identified with high accuracy. #### Create journal entry The system builds a full journal entry with debit and credit accounts, net amount, VAT, and currency. Automatic bookkeeping. #### Approve and export Review the data, approve with one click, and export to Excel or PDF, ready for your bookkeeping. Frequently asked questions ### Questions & Answers DocMe supports all document types, such as tax invoices, receipts, transaction invoices, electricity/water/phone bills, and more. You can upload PDF files, PNG/JPG images, and other document types. The system also handles multi-page documents and documents in various languages including full Hebrew support. We developed an AI algorithm that provides accurate data for all document types. Our AI can handle handwritten documents and imperfectly scanned documents, create journal entries accurately, warn about duplicates, and many more automatic capabilities that do the work for you. Absolutely! You can define rules how the AI should handle specific scenarios, it learns by it self and does your work for you. Automatically. Absolutely! DocMe was built for small and large companies, accounting firms, and even private clients. You can manage multiple clients in one system with customized access permissions, each client can upload documents independently via email, WhatsApp, and more, and the AI helps you with your work. DocMe sends journal entries to the software you already use - Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and more - and exports to Excel and PDF. You can also keep the books in DocMe Books, our own bookkeeping software certified by the Israel Tax Authority. Yes. With DocMeDocs you issue tax invoices, receipts, invoice-receipts and price quotes from WhatsApp or Telegram - even with a voice note - and the Israel Invoice allocation number is added automatically. Any way you like: drag files into the web interface, forward them by email, send them on WhatsApp or Telegram, or scan them with the built-in scanner in the DocMe app for iOS and Android. Contact us today at: contact@docme.pro ### Ready to save hours every month? Book a free personal demo and see how DocMe changes the bookkeeping process. contact@docme.pro | 054-432-8898 --- ## דוקמי בוקס | תוכנת הנהלת חשבונות מאושרת עם AI - DocMe Books URL: https://docme.pro/books ## דוקמי בוקסתוכנה להנהלת חשבונות קל להקליד. קל להתקדם. מערכת הנהלת חשבונות מלאה לרואי חשבון ולמנהלי חשבונות. מהירה להקלדה, מתחברת לדוקמי AI בלחיצת כפתור אחת, ועם סוכן AI שעונה על שאלות מהספרים ישירות בוואטסאפ. 100% מבוסס מקלדת לחיצה לחיבור לדוקמי AI 24/7 סוכן AI בוואטסאפ ### כל מה שהנהלת חשבונות צריכה. בלי שום דבר שמפריע. נבנתה יחד עם רואי חשבון ומנהלי חשבונות, סביב הדרך שבה הם באמת עובדים. #### מקלידים פקודה בלי לגעת בעכבר Tab עובר בין השדות, Enter רושם את השורה. קודי החשבונות משלימים את עצמם תוך כדי ההקלדה, והפקודה מתאזנת מול העיניים. #### תוכנה מאושרת רשות המסים נבנתה לפי דרישות רשות המסים לתוכנות הנהלת חשבונות, עם רצף ביקורת חתום וקובץ מבנה אחיד מוכן לביקורת. #### מחברים את דוקמי AI בלחיצה אחת מדליקים את החיבור פעם אחת. מסמכים שדוקמי AI קרא מגיעים כפקודות יומן מוכנות - בלי ייצוא, בלי ייבוא ובלי מיפוי. #### סוכן AI שמכיר את הספרים שלכם שאלו בוואטסאפ איך נראה החודש, כמה מע"מ יוצא, או בקשו דוח. התשובה חוזרת מהספרים שלכם, לא מתוך תבנית. #### דוחות מוכנים להגשה מאזן בוחן, מע"מ ורווח והפסד לכל תקופה, בייצוא ל-PDF או לאקסל בלחיצה אחת. #### כל הלקוחות במסך אחד מנהלי חשבונות עוברים בין חברות לקוח בכניסה אחת, וכל סט ספרים נשאר מופרד לחלוטין. ### שאלו את הספרים שאלהוקבלו את התשובה בוואטסאפ בעלי עסקים ומנהלי חשבונות מקבלים את אותו סוכן: הוא קורא את הספרים, מפיק את הדוח, ועונה בצ׳אט. שואלים בוואטסאפ בלי כניסה למערכת ובלי מסך. שואלים בדיוק במקום שבו אתם כבר נמצאים. דוחות לפי בקשה מבקשים מאזן בוחן או דוח מע"מ, ומקבלים קובץ בחזרה. סוכן דוקמי קורא את הספרים שלכם עכשיו מצב הספרים כמה מסמכים נרשמו, מה עדיין פתוח ומה מתקרב למועד. תשובות מהנתונים שלכם הסוכן קורא את הספרים עצמם, ולכן המספר שהוא נותן הוא המספר. ### תקלידו בעצמכם, או תנו ל-AI להקליד. דוקמי בוקס מהירה מספיק כדי שההקלדה לא תהיה מטלה, ומחוברת מספיק כדי שברוב המקרים לא תצטרכו להקליד בכלל. אתם מקלידים כל הפקודה היא רצף אחד של הקשות: חשבון, סכום, Tab, Enter. שום דבר לא מחכה לעכבר, ושום דבר לא מבקש מכם לאשר את מה שכבר הקלדתם. Tab ו-Enter מעבירים אתכם דרך כל הפקודה קודי חשבון וספקים משלימים את עצמם חובה וזכות מתאזנים מול העיניים או שדוקמי AI מקליד #### לחיצה אחת, והפקודות נכתבות מעצמן. מחברים את דוקמי AI, וכל מסמך שהוא קורא - חשבונית בוואטסאפ, קבלה במייל, סריקה - מגיע לדוקמי בוקס כפקודה מוכנה שממתינה לאישור שלכם. מסמכים מגיעים מוואטסאפ, מטלגרם וממייל ספק, חשבון, מע"מ וסכום כבר ממולאים אתם בודקים ומאשרים במקום להקליד מחדש ### שאלות ותשובות כן. דוקמי בוקס היא תוכנה מאושרת לפי דרישות רשות המסים, כולל רצף ביקורת חתום, מספור עוקב וקובץ מבנה אחיד לביקורת. לרואי חשבון, למשרדי הנהלת חשבונות ולמנהלי חשבונות שרושמים ומנהלים ספרים - בין אם לחברה אחת ובין אם לעשרות לקוחות. בלחיצה אחת. ברגע שהחיבור דולק, כל מסמך שדוקמי AI קורא מגיע לדוקמי בוקס כפקודת יומן מוכנה עם ספק, חשבון, מע"מ וסכום, וממתין לאישור שלכם. לא. מסך הפקודות כולו בנוי למקלדת: Tab מעביר בין השדות, Enter רושם את השורה, וקודי חשבון וספקים משלימים את עצמם תוך כדי ההקלדה. לענות על שאלות לגבי מצב הספרים, להפיק דוחות כמו מאזן בוחן או דוח מע"מ, ולומר לכם מה עדיין פתוח או מתקרב למועד - הכול מתוך הנתונים האמיתיים בספרים שלכם. כן. מבנה כרטיסים, יתרות פתיחה והיסטוריה ניתנים להעברה. קבעו הדגמה ונעבור יחד על המבנה הספציפי שלכם. ### תוכנה להנהלת חשבונות שמדביקה את הקצב שלכםקל להקליד. קל להתקדם. קבעו הדגמה אישית חינם של דוקמי בוקס וראו את מסך הפקודות, את החיבור לדוקמי AI ואת הסוכן. contact@docme.pro | 054-432-8898 --- ## DocMe Books | Certified Bookkeeping Software with AI URL: https://docme.pro/en/books ## DocMe BooksBookkeeping software Easy to type. Easy to move forward. A complete bookkeeping system for accountants and bookkeeping managers. Fast to type into, connected to DocMe AI with one click, and with an AI agent that answers questions about the books in WhatsApp. 100% keyboard driven click to DocMe AI 24/7 AI agent on WhatsApp ### Everything a set of books needs. Nothing in the way. Built with accountants and bookkeeping managers, around the way they actually work. #### Type an entry without touching the mouse Tab between the fields, Enter to post the line. Account codes complete themselves as you type and the entry balances as you go. #### Certified by the Israeli Tax Authority Built to the Tax Authority's software requirements, with a sealed audit trail and a structured file ready for inspection. #### Connect DocMe AI with one click Turn the connection on once. Documents that DocMe AI has read arrive as finished journal entries - nothing to export, import, or map. #### An AI agent that knows your books Ask in WhatsApp how the month is going, what the VAT comes to, or for a report. The answer comes back from your own books, not from a template. #### Reports ready to file Trial balance, VAT, and profit and loss for any period, exported to PDF or Excel in one click. #### Every client on one screen Bookkeeping managers move between client companies with a single login, and each set of books stays completely separate. ### Ask the books a questionand get the answer in WhatsApp Business owners and bookkeeping managers get the same agent: it reads the books, generates the report, and answers in the chat. Ask in WhatsApp No login, no screen. Ask the question where you already are. Reports on request Ask for a trial balance or a VAT report and it comes back as a file. DocMe agent Reading your books right now Status of the books How many documents are recorded, what is still open, what is due. Answers from your data The agent reads the actual books, so the number it gives is the number. ### Type it yourself, or let the AI type it. DocMe Books is fast enough that typing is not a chore, and connected enough that you often do not have to. You type it The whole entry is one flow of keystrokes: account, amount, Tab, Enter. Nothing waits for a mouse, and nothing asks you to confirm what you already typed. Tab and Enter move through the whole entry Account codes and vendors complete themselves Debit and credit balance in front of you Or DocMe AI types it #### One click, and the entries write themselves. Connect DocMe AI and every document it reads - an invoice on WhatsApp, a receipt in an email, a scan - arrives in DocMe Books as a finished entry waiting for your approval. Documents arrive from WhatsApp, Telegram, and email Vendor, account, VAT, and amount already filled in You review and approve instead of retyping ### Questions & Answers Yes. DocMe Books is certified software under the Tax Authority's requirements, including a sealed audit trail, sequential numbering, and a structured file for inspection. Accountants, bookkeeping firms, and bookkeeping managers who record and manage books - whether for one company or for dozens of clients. One click. Once the connection is on, every document DocMe AI reads arrives in DocMe Books as a finished journal entry with vendor, account, VAT, and amount already filled in, waiting for your approval. No. The whole entry screen is built for the keyboard: Tab moves between fields, Enter posts the line, and account codes and vendors complete themselves as you type. Answer questions about the state of the books, produce reports such as a trial balance or a VAT report, and tell you what is still open or due - all from the actual data in your books. Yes. Chart of accounts, opening balances, and history can be brought across. Book a demo and we will go through your specific setup. ### Bookkeeping software that keeps up with youEasy to type. Easy to move forward. Book a free personal demo of DocMe Books and see the entry screen, the DocMe AI connection, and the agent. contact@docme.pro | 054-432-8898 --- ## הפקת חשבוניות בקול מהוואטסאפ והטלגרם | דוקמי דוקס DocMeDocs URL: https://docme.pro/docmedocs ## דברו עם ה-AI.והוא יוציא לכם את החשבוניות. עוזר AI אישי שחי לכם בצ׳אטים של וואטסאפ וטלגרם ומפיק עבורכם חשבוניות - רק עם הקול שלכם. תמיכה מלאה בעברית. ### מהודעה קולית ועד חשבונית שנשלחה כל התהליך, בלי עריכה: משפט אחד לוואטסאפ, חשבונית מס אחת אצל הלקוח. ### אומרים פעם אחת. הניירת כבר מאחוריכם. כל מה שעסק צריך כדי לחייב, לגבות ולעמוד בדרישות החוק - הכל מהצ׳אט שכבר פתוח אצלכם. #### מדברים איתו. הוא מפיק את החשבונית. שולחים הודעה קולית בדיוק כמו שהייתם אומרים למנהל החשבונות. העוזר שומע את הלקוח, הסכום והשירות, בונה את חשבונית המס ושולח אותה - בזמן שאתם ממשיכים לנהוג. #### חי בוואטסאפ ובטלגרם בלי אפליקציה חדשה ללמוד ובלי שום התקנה. העוזר יושב באפליקציית הצ׳אט שאתם ממילא פתוחים בה כל היום. #### תמיכה מלאה בעברית מדברים עברית כמו שמדברים באמת - סלנג, חצי משפטים, מספרים בעל פה. כל ביטוי נוחת בשדה הנכון. #### שואלים כל דבר על העסק כמה הוצאתי החודש, מי עוד לא שילם, מה הלקוח הזה הזמין בפעם הקודמת - תשובה בצ׳אט, תוך שניות. #### כל סוגי המסמכים חשבוניות מס, קבלות, חשבונית מס/קבלה, הצעות מחיר וחשבונות עסקה - הכל בפורמט תקין על פי חוק. #### לקוחות שהוא זוכר אומרים חצי שם והשאר מתמלא לבד: ח.פ, כתובת, מייל ומה חוייב בפעם הקודמת. #### יודעים מי באמת שילם כל מסמך נמצא במעקב - נשלח, נצפה, שולם - והעוזר מזכיר לכם על אלה שעדיין פתוחים. #### בנוי למודל חשבונית ישראל מספרי הקצאה נשלפים מרשות המסים ומוטבעים על המסמך אוטומטית, עוד לפני שהוא מגיע ללקוח. #### רואה החשבון מקבל הכל מסתנכרנים אונליין עם רואה החשבון, או מייצאים את כל התקופה לאקסל ו-PDF בלחיצה אחת - עם תמיכה מלאה בעברית. מחירים ### בוחרים מסלול. ומתחילים להפיק כבר היום. בכל המסלולים מקבלים את המסמכים ואת העמידה בדרישות החוק. ההבדל הוא כמה מפיקים, מאיפה מפיקים, והאם העוזר החכם מגיע איתכם. #### בסיס נוחות מקסימלית בהפקת מסמכים ודוחות בסיסיים שכל עסק צריך בתשלומים חודשיים (לפני מע״מ) להפיק מסמכים מהדשבורד באתר להפיק מסמכים מ-ChatGPT, Claude או Gemini - בלי עלות נוספת להפיק ולשלוח חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר ודוחות מתקדמים לשתף כל מסמך בלחיצה בוואטסאפ או בטלגרם שליחה אוטומטית של מסמכים ותזכורות תשלום במייל תמיכה במודל חשבונית ישראל לנהל הכנסות, לקוחות ומוצרים API ו-MCP חופשיים לחיבור ה-CRM, החנות, האתר או סוכני ה-AI שלכם תמיכה דרך האתר שלנו להפיק עד 40 מסמכים בחודש עלות מסמך נוסף: 1₪ #### פרו ראש שקט בניהול העסק: מסמכים, הוצאות ותמונה פיננסית מלאה חדש במסלול הזה: להפיק מסמכים דרך הבוט בטלגרם חדש במסלול הזה: שליחה אוטומטית של מסמכים ותזכורות תשלום במייל ובטלגרם חדש במסלול הזה: מסתנכרן עם תוכנת דוקמי AI באופן מלא חדש במסלול הזה: לנהל הוצאות חדש במסלול הזה: להפיק עד 60 מסמכים בחודש #### פרימיום יעילות מירבית בניהול כמה עסקים במקביל, עם כמות גבוהה של מסמכים חדש במסלול הזה: להפיק מסמכים דרך הבוט בוואטסאפ ובטלגרם שליחה אוטומטית של מסמכים ותזכורות תשלום במייל ובטלגרם מסתנכרן עם תוכנת דוקמי AI באופן מלא לנהל הוצאות חדש במסלול הזה: להפיק עד 200 מסמכים בחודש חדש במסלול הזה: עלות מסמך נוסף: 0.5₪ לארגונים גדולים #### מסלול שנבנה סביב הארגון שלכם כמה עסקים תחת קורת גג אחת, כמות גבוהה של מסמכים, אינטגרציות בהתאמה אישית ואיש קשר שאפשר להרים אליו טלפון. ספרו לנו מה אתם צריכים ונתאים לכם מחיר. המחירים לעסק, לפני מע״מ. אפשר לבטל מתי שרוצים - המסמכים נשארים שלכם. --- ## Issue Invoices by Voice on WhatsApp & Telegram | DocMeDocs URL: https://docme.pro/en/docmedocs ## Talk to the AI.It will issue invoices for you. A personal AI assistant that lives in your WhatsApp and Telegram chats and creates invoices for you, using just your voice. Full Hebrew support. ### From a voice note to a sent invoice The complete flow, unedited: one sentence spoken into WhatsApp, one tax invoice in the client's inbox. ### Say it once. The paperwork is already done. Everything a business needs to bill, collect, and stay compliant - driven from the chat you already have open. #### Talk to it. It issues the invoice. Send a voice note the way you'd tell a bookkeeper. The assistant hears the client, the amount, and the service, builds the tax invoice, and sends it - while you keep driving. #### Lives in WhatsApp and Telegram No new app to learn and nothing to install. The assistant sits in the chat app you already use all day. #### Full Hebrew support Speak Hebrew the way you actually speak it - slang, half sentences, numbers said out loud. Every phrase lands in the right field. #### Ask anything about your business How much did I invoice this month, who hasn't paid, what did this client order last time - answered in the chat, in seconds. #### Every document type Tax invoices, receipts, invoice-receipts, price quotes, and pro-forma invoices - all legally formatted. #### Clients it remembers Say half a name and the rest fills itself in: company ID, address, email, and what they were billed last time. #### Know who actually paid Every document is tracked from sent to seen to paid, and the assistant nudges you about the ones still open. #### Built for the Israel Invoice model Allocation numbers are requested from the Tax Authority and stamped onto the document automatically, before it reaches your client. #### Your accountant gets everything Sync online with your accountant, or export the whole period to Excel and PDF in one click - with full Hebrew support. Pricing ### Pick a plan. Start invoicing today. Every plan includes the documents and the compliance. The difference is how much you issue, where you issue it from, and whether the assistant comes along. #### Basic Maximum convenience in issuing documents and the basic reports every business needs In monthly payments (before VAT) Issue and manage documents from the online dashboard Issue documents from ChatGPT, Claude, or Gemini - no extra cost Issue and send invoices, receipts, price quotes, and advanced reports Share any document in one tap on WhatsApp or Telegram Automatic document delivery and payment reminders by email Supports the Israel Invoice model Manage revenue, customers, and products Free API and MCP to connect your CRM, store, website, or AI agents Support through our website Issue up to 40 documents per month Additional document: ₪1 #### Pro Everything you need to run the business: documents, expenses, and full financial visibility New in this plan: Issue documents via the Telegram bot New in this plan: Automatic document delivery and payment reminders by email and Telegram New in this plan: Fully synced with the DocMe AI app New in this plan: Manage expenses New in this plan: Issue up to 60 documents per month #### Premium Maximum efficiency for running several businesses in parallel, with a high volume of documents New in this plan: Issue documents via the WhatsApp and Telegram bot Automatic document delivery and payment reminders by email and Telegram Fully synced with the DocMe AI app Manage expenses New in this plan: Issue up to 200 documents per month New in this plan: Additional document: ₪0.5 For enterprise #### A plan built around your organisation Several businesses under one roof, a high volume of documents, custom integrations, and a person you can call. Tell us what you need and we will price it. Prices are per business, before VAT. Cancel whenever you want - your documents stay yours. --- ## איך ה-AI של דוקמי קורא חשבוניות - לא עוד OCR | DocMe AI URL: https://docme.pro/ai ## OCR קורא את הטקסט.דוקמי מבין את המסמך. OCR הופך סריקה לרצף של תווים - ושם הוא נעצר. הוא לא יודע להבדיל בין ספק ללקוח, לתפוס סכום מע"מ שלא מסתדר, או לדעת לאיזה חשבון שייכת הוצאה. ה-AI של דוקמי עושה את כל זה - כי הוא נבנה כדי להבין הנהלת חשבונות, לא רק כדי לקרוא. ### דוקמי לא צריך סריקה מושלמת. ה-AI של דוקמי יודע לקרוא מסמכים מבלי שראה אותם בכלל בעבר - הוא מבין את כל העמוד בעצמו ולומד לבד, לא משנה איך המסמך צולם #### בלי תבניות, בלי מיפוי בלי תיבות לצייר ובלי פריסה להגדיר מראש. ה-AI קורא כל חשבונית, קבלה או דף חשבון - גם כאלה שהוא מעולם לא ראה. #### סריקות עקומות או מוטות צולם בזווית, מסובב או מוטה קלות - הוא עדיין מוצא כל שדה נכון. #### תמונות באיכות ירודה דיו דהוי, סנוור או מצלמת טלפון מטושטשת לא מונעים ממנו לקרוא את המסמך במלואו. #### צולם מרחוק גם תמונה שצולמה מהצד השני של החדר מספיקה. אין צורך להתקרב או לחתוך קודם. ### בלי תבניות. בלי אזורים קבועים. תמונות מטושטשות מהטלפון, קבלות דהויות, נייר מקומט או דף שצולם בזווית - דוקמי עדיין קורא כל פרט ובונה פקודת יומן נקייה ומדויקת. ### שאלות ותשובות לא. OCR ממיר תמונה לטקסט ונעצר. דוקמי קורא את הטקסט הזה ואז חושב עליו כמו מנהל חשבונות - מזהה את הספק, מחשב מע"מ, בוחר חשבונות, מפעיל את החוקים שלכם ומאמת את התוצאה. זו הבנה, לא רק חילוץ. כי הוא לא מקבל את המסמך כמו שהוא. הוא מחשב מחדש סכומים, מצליב סכומים ותאריכים, מזהה ספקים לפי ח"פ ומסמן כל דבר שלא מסתדר - במקום להעתיק טעות ישר לספרים שלכם. כן. קבלות דהויות, תמונות מהטלפון והערות בכתב יד בשוליים - הכל נקרא. אם בן אדם מצליח לפענח את זה, לרוב גם דוקמי מצליח. הוא נבנה סביב מונחי הנהלת חשבונות ישראליים ותקן החשבונאות הכפולה מהיום הראשון, והוא בונה מחדש מסמכים מעורבים בעברית ואנגלית בסדר ובכיוון הנכונים. כל משרד מחליט בעצמו - אפשר לאשר פקודות אוטומטית, או להשאיר אותן לבדיקה ידנית לפני שהן נרשמות. כך או כך, סוכן ה-AI כבר עושה את רוב העבודה: מזהה את הספק, מחשב מע"מ, בוחר חשבונות ומאמת סכומים - כך שנשאר הרבה פחות לבדוק ידנית. ### תפסיקו לתהות מה ה-AI שלכם באמת קרא. שלחו מסמך אמיתי - כולל כתב יד מבולגן - ותראו בדיוק מה דוקמי מבינה, בזמן אמת. --- ## How DocMe's AI Reads Invoices - Beyond OCR | DocMe AI URL: https://docme.pro/en/ai ## OCR reads the text.DocMe understands the document. OCR turns a scan into a string of characters and stops there. It can't tell a vendor from a customer, catch a VAT total that doesn't add up, or know which account an expense belongs to. DocMe's AI does all of that - because it was built to understand bookkeeping, not just to read. ### DocMe doesn't need a perfect scan. DocMe knows by it self everythings. it draws boxes for every layout and can read almost anything. DocMe's AI needs none of that - it understands the whole page by itself, however the document was captured. #### No templates, no mapping No boxes to draw and no layout to configure ahead of time. The AI reads any invoice, receipt, or statement it has never seen before. #### Tilted or crooked scans Photographed at an angle, rotated, or slightly skewed - it still finds every field correctly. #### Bad-quality photos Faded ink, glare, or a blurry phone camera don't stop it from reading the document in full. #### Shot from far away Even a photo taken from across the room is enough. No need to get close or crop first. ### No templates. No fixed zones. Blurry phone photos, faded receipts, wrinkled paper, or a page shot at an angle - DocMe still reads every detail and builds a clean, correct journal entry. ### Questions & Answers No. OCR converts an image into text and stops. DocMe reads that text and then reasons about it like a bookkeeper - identifying the vendor, calculating VAT, choosing accounts, applying your rules, and validating the result. That's understanding, not extraction. Because it doesn't take the document at face value. It recalculates totals, cross-checks amounts and dates, matches vendors by company ID, and flags anything that doesn't add up - instead of copying a mistake straight into your books. Yes. Faded receipts, phone photos, and handwritten notes in the margin are all read. If a person can make it out, DocMe usually can too. It was built around Israeli bookkeeping terms and the double-entry standard from day one, and it reconstructs mixed Hebrew-English documents in the correct order and direction. Each office decides for itself - entries can be approved automatically, or held for manual review before they're posted. Either way, the AI agent is already doing most of the work: matching the vendor, calculating VAT, choosing accounts, and validating the amounts, so there's far less left to check by hand. ### Stop wondering what your AI actually read. Send a real document - messy handwriting included - and see exactly what DocMe understands, live. --- ## חתימה דיגיטלית על מסמכים בוואטסאפ ובמייל | דוקמי DocMe Sign URL: https://docme.pro/signatures ## תפסיקו לרדוף אחרי חתימות.החתימו כל מסמך תוך דקות. העלו PDF או תמונה, סמנו היכן כל אחד חותם, ושלחו בוואטסאפ, טלגרם או מייל. הלקוח מאמת את זהותו, חותם, והמסמך חוזר חתום דיגיטלית - ומתויק ישירות בדוקמי. ### שלחו בדרך שבה הלקוח שלכם כבר מתקשר ככל שקל יותר לפתוח, כך חותמים מהר יותר. הגיעו לכל אחד בערוץ המועדף עליו. #### וואטסאפ שלחו את קישור החתימה ישירות לוואטסאפ של הלקוח. הקשה, חתימה, וסיימתם - בדיוק היכן שהוא כבר מתכתב. #### טלגרם שלחו מסמכים בהודעת טלגרם. מושלם ללקוחות שמעדיפים את זה, עם אותו תהליך חתימה מאובטח. #### אימייל מייל נקי וממותג עם קישור מאובטח. אידיאלי להסכמים רשמיים ולכל מי שחי בתיבת המייל. ### כל תהליך החתימה, מההתחלה ועד הסוף סרטון קצר: מעלים מסמך, מסמנים את השדות, שולחים - ומקבלים אותו בחזרה חתום. ### פשוט לחלוטין עבור מי שחותם חוויית חתימה כל כך פשוטה שהלקוחות משלימים אותה בניסיון הראשון - מהטלפון, בפחות מדקה. #### בלי אפליקציה, בלי חשבון הלקוח פשוט מקיש על הקישור. הוא נפתח בכל דפדפן, בכל טלפון או מחשב. #### אימות זהות תחילה קוד חד-פעמי מוודא שהאדם הנכון חותם, עוד לפני שממלאים דבר. #### חתימה בקצה האצבע ציירו חתימה או הקלידו שם - היא ממוקמת בדיוק במקומות שסימנתם. #### כולם מקבלים עותק חתום המסמך החתום, עם חותמת הזמן, נשלח חזרה במייל ונשמר אוטומטית בדוקמי. ### בנוי לחתימות אמיתיות, לא סתם קשקוש ערכת חתימה אלקטרונית מלאה, ישירות בתוך דוקמי. #### גם PDF וגם תמונות לא רק PDF. שלחו חוזה מצולם או טופס סרוק ואספו עליו חתימות אמיתיות. #### שדות בכל מקום הניחו שדות חתימה, ראשי תיבות, תאריך וטקסט בדיוק היכן שתרצו, עבור כל חותם. #### חותמים מאומתים כל חותם מאמת את זהותו בקוד חד-פעמי לפני שהוא חותם. #### תוקף משפטי וחותמת זמן כל חתימה נאטמת בחותמת זמן מאושרת ומסלול ביקורת שמזהה כל שינוי במסמך. #### מתויק בדוקמי המסמך החתום מגיע לארכיון דוקמי אוטומטית - נגיש לחיפוש ומאובטח. #### מעקב סטטוס בזמן אמת ראו מי פתח, מי חתם ומי עדיין ממתין. שלחו תזכורת ידידותית בלחיצה אחת. ### מהמסמך ועד החתימה בארבעה שלבים בלי מדפסת, בלי סורק, בלי הלוך ושוב. פשוט מעלים ושולחים. #### מעלים את המסמך גררו כל PDF או תמונה - חוזה, טופס או קבלה. בלי פורמט מיוחד. #### מסמנים היכן לחתום הניחו שדות חתימה וטקסט בדיוק במקום שכל אחד צריך לחתום. הוסיפו כמה חותמים שתרצו. #### שולחים אוטומטית דוקמי שולחת קישור חתימה אישי דרך וואטסאפ, טלגרם או מייל - בלי להתקין אפליקציה. #### חתום, מאובטח ומתויק הלקוח מאמת את זהותו וחותם. המסמך המוגמר נחתם דיגיטלית ונשמר בדוקמי. ### סוף לרדיפה אחרי ניירת ### שאלות ותשובות בהחלט. זה הבדל מהותי. אפשר להעלות PDF או תמונה - מסמך מצולם או סרוק - ולהניח עליו שדות חתימה אמיתיים בדיוק באותו אופן. לא. הוא מקבל קישור בוואטסאפ, טלגרם או מייל, פותח אותו בכל דפדפן, מאמת את זהותו וחותם. בלי אפליקציה ובלי חשבון. לפני החתימה, כל חותם מאשר קוד חד-פעמי שנשלח אליו, כך שתדעו שהאדם הנכון חתם. אפשרויות אימות נוספות זמינות לפי בקשה. המסמך המוגמר והחתום נשלח חזרה לכולם ונשמר אוטומטית בארכיון דוקמי שלכם, שם הוא נגיש לחיפוש לצד שאר המסמכים. כן. הוסיפו כמה חותמים שצריך, תנו לכל אחד שדות משלו, ועקבו בדיוק מי חתם ומי עדיין ממתין. ### שלחו את המסמך הראשון שלכם לחתימה עוד היוםחתום, מאובטח ומתויק - אוטומטית. קבעו הדגמה אישית חינם וראו איך דוקמי אוספת חתימות תוך דקות. contact@docme.pro | 054-432-8898 --- ## Digital Signatures over WhatsApp & Email | DocMe Sign URL: https://docme.pro/en/signatures ## Stop chasing signatures.Get any document signed in minutes. Upload a PDF or image, mark where each person signs, and send it over WhatsApp, Telegram, or email. Your customer authenticates, signs, and the document comes back digitally signed - filed straight into DocMe. ### Send it the way your customer already communicates The easier it is to open, the faster it gets signed. Reach everyone on their favorite channel. #### WhatsApp Send the signing link straight to your customer's WhatsApp. They tap, sign, and they're done - right where they already chat. #### Telegram Deliver documents through a Telegram message. Perfect for customers who prefer it, with the same secure signing flow. #### Email A clean, branded email with a secure link. Ideal for formal agreements and anyone who lives in their inbox. ### See the whole signing flow, start to finish A short walkthrough: upload a document, mark the fields, send it, and get it back signed. ### Effortless for the person signing A signing experience so simple your customers finish it on the first try - from their phone, in under a minute. #### No app, no account Your customer just taps the link. It opens in any browser, on any phone or computer. #### Identity verified first A one-time code confirms the right person is signing before anything is filled in. #### Sign with a fingertip Draw a signature or type a name. It lands exactly on the spots you marked. #### Everyone gets a sealed copy The signed, timestamped document is emailed back and stored automatically in DocMe. ### Built for real signatures, not just a scribble A complete e-signature toolkit that lives right inside DocMe. #### PDFs and images alike Not just PDFs. Send a photographed contract or a scanned form and collect real signatures on it. #### Place fields anywhere Drop signature, initials, date, and text fields exactly where you want them, for every signer. #### Authenticated signers Each signer confirms their identity with a one-time code before they can sign. #### Legally binding & timestamped Every signature is sealed with a certified timestamp and a tamper-evident audit trail. #### Filed into DocMe The signed document lands in your DocMe archive automatically - searchable and safe. #### Live status tracking See who opened, who signed, and who's still pending. Send a friendly reminder in one click. ### From document to signature in four steps No printer, no scanner, no back-and-forth. Just upload and send. #### Upload the document Drag in any PDF or image - a contract, a form, a receipt. No special format required. #### Mark where to sign Drop signature and text fields exactly where each person needs to sign. Add as many signers as you like. #### Send it automatically DocMe delivers a personal signing link over WhatsApp, Telegram, or email - no app to install. #### Signed, sealed, filed Your customer verifies their identity and signs. The finished document is digitally sealed and saved to DocMe. ### The end of chasing paper ### Questions & Answers Absolutely. That's a core difference. You can upload a PDF or an image - a photographed or scanned document - and place real signature fields on it just the same. No. They receive a link over WhatsApp, Telegram, or email, open it in any browser, verify their identity, and sign. No app and no account required. Before signing, each signer confirms a one-time code sent to them, so you know the right person signed. Additional verification options are available on request. The finished, sealed document is sent back to everyone and stored automatically in your DocMe archive, where it's searchable alongside the rest of your documents. Yes. Add as many signers as you need, give each their own fields, and track exactly who has signed and who is still pending. ### Send your first document for signature todaySigned, sealed, and filed - automatically. Book a free personal demo and see how DocMe collects signatures in minutes. contact@docme.pro | 054-432-8898 --- ## תהליכי אישור חשבוניות ומסמכים אוטומטיים | דוקמי פלואו DocMe Flow URL: https://docme.pro/flow ## תפסיקו לשאול מי עוד צריך לאשר את זה.ציירו פעם אחת - וזה רץ לבד. ציירו איך מסמך אמור לעבור בחברה שלכם - מי מאשר, מי חותם, ומי רק צריך לראות - ודוקמי מוליכה כל מסמך בדיוק במסלול הזה. אנשים עונים מהוואטסאפ, ה-AI מספר לכם מה תקוע, וחשבונית מאושרת רושמת לבד את פקודת היומן שלה. ### כל אישור שיש בחברה שלכם - מצויר בתשעה בלוקים גררו בלוק אל הקנבס וחברו את הנקודה שמתחתיו לראש הבלוק הבא. זו כל השפה - אין עוד מה ללמוד. #### התחלה מכאן מתחיל כל סבב של התהליך הזה. בדיוק אחד לכל תהליך. #### אישור האחראי מאשר או דוחה, עם הערה אם ירצה. #### חתימה האחראי חותם על המסמך עצמו, במקום שסימנתם עבורו. #### עיון האחראי חייב לפתוח את המסמך ולאשר שראה אותו. בלי הכרעה. #### מינוי מאשרים אדם בוחר מי ממשיך אחריו, ומעביר את הסבב הלאה. #### תנאי מפצל לפי הסכום או הקטגוריה של הסבב - ענף הכן וענף הלא. #### איחוד ממתין לענפים שמזינים אותו: כולם, אחד מהם, או רוב שתגדירו. #### התראה שולח הודעת וואטסאפ, טלגרם או מייל וממשיך הלאה מיד. #### סיום סוגר את הענף שעליו הוא יושב. סיום בדחייה עוצר הכל. ### מנוע תהליכים שיודע מה זה מסמך כל כלי אישורים אחר מתחיל מטופס ריק. זה מתחיל מהחשבונית שכבר העליתם, מהספק שכבר זוהה, ומהכרטסת שאליה זה ממילא ייכנס. #### תשעה בלוקים, קנבס אחד גררו בלוק, חברו אותו לבא אחריו, והתהליך מוכן. אותו קנבס מצייר אישור הוצאה בשני שלבים ותהליך דירקטוריון בחמישה-עשר. #### כולם נשאלים באותו רגע שרשור מיילים הוא תור: כל אחד מחכה לזה שמעליו. כאן הסבב נוחת על המנכ"ל, סמנכ"ל הכספים והיועץ המשפטי בו-זמנית, ובלוק האיחוד עובר רק כשההכרעה האחרונה נכנסה - או כשיש רוב, אם כך ציירתם. #### סקירת AI על כל סבב בחברה אתם לא פותחים שנים-עשר לוחות כדי למצוא את התקוע. ה-AI קורא כל סבב חי ואומר לכם במשפט מה זז, מה לא, ואת מי צריך לדחוף - ואז מציע לשלוח את התזכורת. #### חוקים, לא חריגים בלוק תנאי מפצל את הסבב לפי הסכום או הקטגוריה שה-AI כבר קרא מהמסמך. חשבוניות קטנות עוברות ישר; הגדולות מגיעות למנכ"ל. #### מאושר מהוואטסאפ השלב מגיע בערוץ שאותו אדם ממילא משתמש בו. שני כפתורים, הערה אם בא לו, והסבב ממשיך. בלי אפליקציה, בלי התחברות. #### חתום איפה שאמרתם ציירו את התיבות על המסמך לפני שהוא יוצא. כל תיבה שייכת לשלב, כך שמי שהשלב מגיע אליו הוא זה שממלא אותה. #### הצמידו תפקיד, לא שם כוונו שלב לתפקיד, ומי שמחזיק בו באותו יום הוא זה שנשאל. תהליכים שורדים אנשים שנכנסים, יוצאים ומחליפים כיסא. #### אישור שמסתיים בפקודת יומן הסבב לא נגמר בוי ירוק. חשבונית מאושרת הופכת לפקודה מאוזנת מול הכרטיסים שאתם עובדים איתם, מוכנה לייצוא לכרטסת - כי דוקמי כבר קרא את המסמך שפתח את הסבב. #### מי אמר כן, מתי, ולמה כל הכרעה שומרת את האדם, את השעה ואת ההערה שהשאיר. דחייה היא לא סוף פסוק - היא סיבה מתועדת שאפשר לענות עליה ולשלוח שוב לסבב. #### סבבים שמתחילים בלי שאיש פתח את המערכת הגדירו לאילו ספקים שייך התהליך. החשבונית הבאה מאחד מהם מזוהה עם הגעתה, נתפסת על ידי אותו תהליך, וכבר יושבת אצל המאשר הראשון עוד לפני שמישהו ידע שהיא נחתה. ### כל האישורים בחברה שלכם, בפסקה אחת. מנכ"ל לא רוצה שנים-עשר לוחות. הוא רוצה לדעת מה תקוע ועל שולחן של מי. ה-AI קורא כל סבב חי - את התהליך שהוא הולך בו, את השלב שהוא עוצר בו, וכמה זמן הוא שם - וכותב את התשובה. הוא קורא את הסבבים, לא שדה סטטוס הסיכום נכתב מהלוחות עצמם, ולכן הוא לא יכול להתיישן כמו גיליון אקסל. הוא מציע את הדחיפה לחיצה אחת שולחת את התזכורת בערוץ שבו אותו אדם באמת זמין. הוא מתאים גם למטה, לא רק למעלה שני אנשים ואישור אחד, או ארבע מאות אנשים ותשע מאות אישורים בחודש - הסקירה נקראת אותו דבר. Approvals · company overview סבבים חיים ממתינים לכם נסגרו השבוע תקועים 3+ ימים שנים-עשר סבבים חיים ואחד-עשר מהם זזים. INV-4471 יושב אצל עמיר כהן ארבעה ימים - זה הדבר היחיד שמעכב את סגירת החודש. כל השאר בתוך הזמן הרגיל. ### ארבעה דברים שעושים פעם אחת #### ציירו את התהליך הפילו את הבלוקים שהתהליך שלכם צריך וחברו ביניהם. קבעו מי פועל בכל שלב, או קבעו תפקיד ותנו למי שמחזיק בו לענות. #### סמנו איפה חותמים לפני שמסמך יוצא, ציירו את התיבות על הדף עצמו - חתימה כאן, שם שם, התאריך. כל תיבה שייכת לשלב. #### שלחו מסמך לסבב בחרו קובץ מהשולחן והתחילו, או הגדירו אילו ספקים יתחילו אותו לבד. המאשר הראשון נשאל מיד. #### עקבו - או שלא הלוח נצבע מחדש ככל שאנשים עונים. כשהסבב נגמר באישור, המסמך מתויק, נחתם, ופקודת היומן שלו כבר ממתינה בייצוא. ### אישור לא אמור להיות קבוצת וואטסאפ ### שאלות ותשובות לא. אותו קנבס מצייר אישור הוצאה בשלב אחד לעסק של שני אנשים, ותהליך דירקטוריון בחמישה-עשר שלבים לקבוצה. צוותים קטנים בדרך כלל מריצים שניים-שלושה תהליכים ולא נוגעים בהם יותר. אנשים בתוך הארגון שלכם - כן, כי ההכרעה נרשמת על שמם. מה שהם לא צריכים זה לשבת מול מחשב - השלב מגיע אליהם בוואטסאפ, בטלגרם או במייל, והם עונים משם. הדחייה נרשמת יחד עם ההערה שהשאיר, וסיום בדחייה עוצר את הסבב בכל מקום שבו הוא נמצא. אתם מתקנים את מה שהוא התנגד לו ושולחים לסבב חדש - הניסיון הקודם נשאר במסלול הביקורת. כן, וזו בדיוק הנקודה. חברו כמה בלוקים מתחת לאחד והסבב נוחת על כולם יחד. בלוק איחוד ימתין אז לכולם, לאחד מהם, או לרוב שתגדירו. דוקמי כבר קראה את המסמך שפתח את הסבב - הספק, הסכום, המע"מ. כשהסבב נגמר באישור, הקריאה הזו הופכת לפקודה מאוזנת מול הכרטיסים שלכם, מוכנה בייצוא לכרטסת. אף אחד לא מקליד אותה מחדש. כן. הגדירו לאילו ספקים שייך התהליך, והחשבונית הבאה שתזוהה מאחד מהם תיתפס על ידי אותו תהליך אוטומטית ותישלח למאשר הראשון שלו. כוונו את השלב לתפקיד במקום לשם. מי שמחזיק בתפקיד ביום שבו הסבב מגיע לשם הוא זה שנשאל, ואם כמה אנשים מחזיקים בו - כולם נשאלים יחד, והתשובה הראשונה סוגרת את השלב. ### ציירו את האישור הראשון שלכם בתוך דקות. הביאו לנו את התהליך שאתם כבר מריצים במייל, ונצייר אותו איתכם על הקנבס - תוך כדי השיחה. --- ## Automated Invoice & Document Approval Workflows | DocMe Flow URL: https://docme.pro/en/flow ## Stop asking who still has to approve this.Draw it once, and it runs itself. Draw how a document should travel through your company - who approves, who signs, who only needs to see it - and DocMe walks every document down that path. People answer from WhatsApp, the AI tells you what is stuck, and an approved invoice posts its own journal entry. ### Any approval your company has, drawn in nine blocks Drag a block onto the canvas and join the dot under one to the top of the next. That is the whole language - there is nothing else to learn. #### Start Where every run of this design begins. Exactly one per design. #### Approval The assignee approves or rejects, with an optional comment. #### Signature The assignee signs the document itself, where you placed their box. #### Review The assignee must open the document and acknowledge it. No verdict. #### Assign approvers A person names who comes next, then presses the run onward. #### Condition Splits on the run's amount or category - the yes arm and the no arm. #### Join Waits for the branches that feed it: all of them, any one, or a quorum. #### Notify Sends a WhatsApp, Telegram or email message and moves straight on. #### End Closes the branch it sits on. A rejected ending stops everything. ### A workflow engine that knows what a document is Every other approval tool starts with an empty form. This one starts with the invoice you already uploaded, the vendor it already recognised, and the ledger it is already going to post to. #### Nine blocks, one canvas Drag a block on, join it to the next, and the design is done. The same canvas draws a two-step expense sign-off and a fifteen-step board process. #### Everyone asked at the same time An email chain is a queue: each person waits for the one above. Here the run drops on the CEO, the CFO and legal at once, and a join passes only when the last verdict is in - or when a quorum is, if that is what you drew. #### An AI overview of every run in the company You do not open twelve boards to find the stuck one. The AI reads every live run and tells you in a sentence what is moving, what is not, and who to nudge - then offers to send the nudge. #### Rules, not exceptions A condition splits the run on the amount or the category the AI already read off the document. Small invoices go straight through; big ones find the CEO. #### Approved from WhatsApp The step arrives on the channel that person already uses. Two buttons, a comment if they want one, and the run moves. No app, no login. #### Signed where you said Draw the boxes on the document before it goes out. Each box belongs to a step, so whoever that step reaches is the person who fills it. #### Assign a chair, not a name Point a step at a role and whoever holds it that day is asked. Designs survive people joining, leaving and swapping desks. #### An approval that ends in a journal entry The run does not finish on a green tick. An approved invoice becomes a balanced entry against the accounts you use, ready for the ledger export - because DocMe already read the document that started the run. #### Who said yes, when, and why Every verdict keeps the person, the timestamp and the comment they left. A rejection is not a dead end - it is a recorded reason you can answer and send round again. #### Runs that start without anyone opening the app Name the vendors a design belongs to. The next invoice from one of them is recognised on arrival, claimed by that design, and already sitting with the first approver before anybody knew it landed. ### Your whole company's approvals, in one paragraph. A CEO does not want twelve boards. They want to know what is stuck and whose desk it is on. The AI reads every live run - the design it is walking, the step it is parked on, how long it has been there - and writes the answer. It reads the runs, not a status field The summary is written from the boards themselves, so it cannot drift out of date the way a spreadsheet does. It offers the nudge One tap sends the reminder on whatever channel that person is actually reachable on. It scales down as well as up Two people and one approval, or four hundred people and nine hundred a month - the overview reads the same. Approvals · company overview Live runs Waiting on you Cleared this week Stuck 3+ days Twelve runs are live and eleven are moving. INV-4471 has sat with Amir Cohen for four days - it is the only thing holding the month close. Everything else is inside its usual time. ### Four things to do once #### Draw the design Drop the blocks your process needs and join them up. Name who acts at each step, or name the role and let whoever holds it answer. #### Say where it gets signed Before a document goes out, draw the boxes on the page itself - a signature here, a name there, the date. Each box belongs to a step. #### Send a document round Pick a file from your desktop and start it, or name the vendors whose invoices should start it on their own. The first approver is asked immediately. #### Watch it - or do not The board repaints itself as people answer. When the run ends approved, the document is filed, sealed, and its journal entry is waiting in the export. ### An approval should not be a group chat ### Questions & Answers No. The same canvas draws a one-step expense sign-off for a two-person firm and a fifteen-step board process for a group. Small teams usually run two or three designs and never touch them again. People inside your organization do, because their verdict is recorded against them. What they do not need is to be at a desk - the step reaches them on WhatsApp, Telegram or email and they answer from there. The rejection is recorded with the comment they left, and a rejected ending stops the run wherever it is. You fix what they objected to and send it round again - the old attempt stays in the trail. Yes, and that is the point. Wire several blocks under one and the run drops on all of them together. A join block then waits for all of them, any one of them, or a quorum you set. DocMe has already read the document that started the run - the vendor, the amount, the VAT. When the run ends approved, that reading becomes a balanced entry against your accounts, ready in the ledger export. Nobody retypes it. Yes. Name the vendors a design belongs to, and the next invoice recognised from one of them is claimed by that design automatically and sent to its first approver. Point the step at a role instead of a name. Whoever holds that role on the day the run gets there is asked, and if several people hold it they are all asked at once - the first answer settles the step. ### Draw your first approval in an afternoon. Bring us the process you already run by email and we will draw it on the canvas with you, on the call. --- ## לינק לתשלום וגבייה חודשית בוואטסאפ, בלי מסוף | דוקמי Pay URL: https://docme.pro/pay ## שולחים לינק. מקבלים תשלום.ואנחנו מעבירים לכם הכל בסוף החודש. דוקמי Pay מאפשרת לעסק - או לרואה החשבון שמנהל לו את הספרים - לגבות מלקוחות בלי מסוף סליקה. שלחו לינק לתשלום בוואטסאפ, חייבו לקוח כל חודש כמו מנוי, ותנו לקבלה להפיק את עצמה. כל מה שנגבה מגיע אליכם בהעברה אחת מאיתנו בסוף החודש. ### מהכרטיס של הלקוח לבנק שלכם - פעם בחודש כל תשלום שהלקוחות שלכם מבצעים במהלך החודש מצטבר ליתרה אחת. ביום האחרון של החודש אנחנו מעבירים את כל היתרה לחשבון העסקי שלכם, יחד עם דוח שמפרט כל תשלום שנכלל בה. #### הלקוח שלכם פותח את הלינק ששלחתם ומשלם בכרטיס אשראי - בלי אפליקציה ובלי הרשמה. #### דוקמי Pay מחייבת את הכרטיס בצורה מאובטחת ומפיקה קבלה במקום. #### היתרה של החודש כל תשלום מחכה כאן, מותאם ללקוח ולקבלה שלו. #### חשבון הבנק שלכם בסוף החודש אנחנו מעבירים את כל היתרה - העברה אחת, שורה אחת בדף החשבון. דצמבר התשלומים של כל יום מצטברים ליתרה אחת. ### כל מה שבין "מגיע לי כסף" לבין "זה בבנק" כלי גבייה שכבר מכיר את הלקוחות שלכם, כבר מפיק את המסמכים שלכם וכבר מנהל את הספרים - כך שלקבל תשלום הופך לדבר האחרון שצריך לחשוב עליו, לא הראשון. #### לינק לתשלום בעשר שניות מי משלם, כמה, פעם אחת או כל חודש. זה כל הטופס - הלינק מוכן לשליחה עוד לפני שהלקוח ניתק את השיחה. #### חיוב חודשי, אוטומטית מנויים, ריטיינרים, דמי שירות חודשיים. הלקוח מאשר את הכרטיס פעם אחת, ומאז הוא מחויב באותו יום בכל חודש עד שתעצרו - כמו מנוי, בלי שמישהו יצטרך לבקש. #### העברה אחת בסוף החודש בלי טפטוף של הפקדות שצריך להתאים לחשבוניות. כל מה שנגבה במהלך החודש מועבר לחשבון הבנק שלכם בהעברה אחת, עם דוח שמפרק אותה תשלום אחר תשלום. #### הקבלה מופקת לבד ברגע שתשלום עובר, מופקת ממנו חשבונית מס קבלה ונשלחת ללקוח. אף אחד לא מקליד אותה, ואף אחד לא שוכח אותה. #### נשלח לאן שהלקוחות עונים וואטסאפ, טלגרם או מייל - הלינק יוצא בערוץ שהלקוח באמת קורא. #### תזכורות שרודפות במקומכם לינק שלא שולם מזכיר ללקוח לפי לוח זמנים שתקבעו, ומפסיק ברגע שהוא משלם. אף אחד לא צריך להרים את הטלפון הלא נעים. #### בנוי גם למשרדי רו"ח גבו את שכר הטרחה שלכם מהלקוחות כל חודש, או נהלו גבייה עבור כל עסק לקוח - כל לקוח בחשבון משלו, עם העברה משלו, וכולם גלויים מהמשרד. #### כל תשלום כבר רשום בספרים מכיוון שדוקמי מנהלת גם את הספרים שלכם, כל תשלום רושם את הפקודה שלו - הכנסה ומע"מ בנפרד - וההעברה של סוף החודש סוגרת אותה מול הבנק. אין דף חשבון להתאים שורה אחר שורה. #### יודעים מי שילם בלי לשאול אף אחד כל תשלום מופיע ברגע שהוא נכנס - מי שילם, על מה, בלינק או בחיוב חודשי - כך שהשאלה "הוא כבר שילם?" עונה על עצמה. ### כל הכסף של החודש, במסך אחד. כמה נכנס, אילו לינקים עדיין פתוחים, וכמה בדיוק ינחת בבנק שלכם בסוף החודש - בלי אקסל ובלי להיכנס לאתר הבנק. יודעים את סכום ההעברה לפני שהיא מגיעה היתרה של החודש מתעדכנת בזמן אמת, כך שהמספר שעל המסך הוא המספר שיגיע לחשבון שלכם. ה-AI כותב את הסיכום פסקה אחת על מצב החודש - מי שילם, מי עוד לא, ומה שווה תזכורת. כל לקוח, עם ההיסטוריה שלו כל תשלום משויך ללקוח ששילם אותו, לצד הקבלות והתוכנית שלו. DocMe Pay · December ₪48,230 נגבה החודש העברה ב-31 בדצמבר 127 לקוחות בחיוב חודשי לינקים פתוחים לתשלום עד עכשיו נגבו ₪48,230, והם בדרך אליכם ב-31 בדצמבר. כל 127 הלקוחות החודשיים חויבו על דצמבר. מרפאת השיניים כהן לא פתחה את הלינק על ₪1,200 כבר ארבעה ימים - שווה להרים טלפון. ### לעסק, ולרואה החשבון שמאחוריו #### לעסקים סטודיואים, קליניקות, יועצים, סוכנויות, בתי ספר - כל מי שגובה מאותם לקוחות שוב ושוב. חייבו מנויים וריטיינרים כל חודש שלחו לינק חד-פעמי לכל השאר קבלו העברה אחת בסוף החודש #### למשרדי רו"ח גבו את שכר הטרחה החודשי שלכם, והציעו גבייה לעסקים שאת הספרים שלהם אתם כבר מנהלים. חייבו את שכר הטרחה החודשי של כל לקוח אוטומטית נהלו גבייה לכל לקוח בחשבון משלו התשלומים מגיעים לספרים כשהם כבר רשומים ### מההרשמה ועד ההעברה הראשונה #### פותחים חשבון ספרו לנו על העסק ועל חשבון הבנק שאליו יועברו התשלומים. אנחנו מאמתים פעם אחת, ואתם מוכנים לגבות. #### יוצרים לינק או תוכנית סכום חד-פעמי, או חיוב חודשי עם היום שבו הוא יורד. בחרו את הלקוח - דוקמי כבר מכירה אותו. #### שולחים בוואטסאפ, בטלגרם או במייל. הלקוח משלם בכרטיס אשראי בעמוד תשלום מאובטח, והקבלה חוזרת אליו לבד. #### מקבלים את הכסף בסוף החודש צפו ביתרה של החודש גדלה, וקבלו את כולה בהעברה אחת בסוף החודש - כשהיא כבר רשומה בספרים. ### שאלות ותשובות כל מה שהלקוחות שלכם משלמים במהלך החודש מצטבר ביתרת דוקמי Pay שלכם. בסוף החודש אנחנו מעבירים את כל היתרה לחשבון הבנק העסקי שלכם בהעברה אחת, עם דוח שמפרט כל תשלום שנכלל בה. לא. הם פותחים את הלינק ששלחתם - בוואטסאפ, בטלגרם או במייל - ומשלמים בכרטיס אשראי בעמוד תשלום מאובטח. זה הכל. אתם קובעים את הסכום ואת היום בחודש. הלקוח מאשר את הכרטיס שלו פעם אחת, ומאז הוא מחויב אוטומטית בכל חודש עד שתעצרו את התוכנית. כל חיוב מפיק קבלה משלו. כן. ברגע שתשלום עובר, מופקת ממנו חשבונית מס קבלה ונשלחת ללקוח, ועותק נשמר בדוקמי יחד עם התשלום. כן. משרד יכול לגבות את שכר הטרחה החודשי שלו מהלקוחות, וגם לנהל גבייה עבור העסקים של הלקוחות - כל לקוח בחשבון משלו ועם העברה משלו, וכולם גלויים למשרד. המחיר תלוי בכמה אתם גובים ובאיך אתם גובים. קבעו הדגמה קצרה וניתן לכם הצעת מחיר מדויקת לעסק שלכם. ### שלחו את הלינק הראשון לתשלום עוד היום. ספרו לנו איך אתם גובים מהלקוחות היום, ונקים איתכם את הלינקים והתוכניות החודשיות - תוך כדי השיחה. --- ## Payment Links & Recurring Billing over WhatsApp | DocMe Pay URL: https://docme.pro/en/pay ## Send a link. Get paid.We transfer it all at the end of the month. DocMe Pay lets a business - or the accountant who runs its books - collect from customers without a terminal. Send a payment link on WhatsApp, charge a customer every month like a subscription, and let the receipt issue itself. Everything collected comes to you in one payout from us at the end of the month. ### From your customer's card to your bank - once a month Every payment your customers make during the month collects in one balance. On the last day of the month we pay the whole balance out to your business account, with a statement that lists every payment inside it. #### Your customer Opens the link you sent and pays by card - no app, no account. #### DocMe Pay Charges the card securely and issues the receipt on the spot. #### This month's balance Every payment waits here, matched to its customer and its receipt. #### Your bank account At the end of the month we transfer the whole balance - one payment, one line on your statement. December Every day's payments add up in one balance. ### Everything between "you owe me" and "it's in the bank" A payment tool that already knows your customers, already issues your documents, and already keeps your books - so getting paid is the last thing you have to think about, not the first. #### A payment link in ten seconds Who pays, how much, once or every month. That is the whole form - the link is ready to send before the customer has hung up the phone. #### Charge every month, automatically Memberships, retainers, monthly service fees. The customer approves the card once, and from then on it is charged on the same day every month until you stop it - like a subscription, without anybody having to ask. #### One payout at the end of the month No trickle of deposits to match against invoices. Everything collected during the month is paid to your bank account in a single transfer, with a statement that breaks it down payment by payment. #### The receipt issues itself The moment a payment clears, an invoice-receipt is drawn up from it and sent to the customer. Nobody types it, and nobody forgets it. #### Sent where customers answer WhatsApp, Telegram or email - the link goes out on whichever channel the customer actually reads. #### Reminders that chase for you An unpaid link reminds the customer on a schedule you set, and stops the moment they pay. Nobody has to make the awkward call. #### Built for accounting firms too Collect your own fees from clients every month, or run collection for each client business - every client on its own account, with its own payout, all of them visible from the firm. #### Every payment is already in the books Because DocMe also keeps your books, a payment posts its own entry - income and VAT split out - and the month-end payout clears it against the bank. There is no statement to reconcile line by line. #### Know who paid without asking anyone Every payment shows up the moment it lands - who paid, for what, by link or by monthly charge - so the question "did they pay yet?" answers itself. ### Your month's money, on one screen. How much came in, which links are still open, and exactly how much lands in your bank at the end of the month - without a spreadsheet and without logging into your bank. Know the payout before it lands The month's balance is live, so the number on the screen is the number that will reach your account. The AI writes the summary One paragraph on where the month stands - who paid, who has not, and what is worth a nudge. Every customer, with their history Each payment sits against the customer who made it, next to their receipts and their plan. DocMe Pay · December ₪48,230 Collected this month Payout on Dec 31 127 Monthly customers Open payment links ₪48,230 collected so far and on its way to you on Dec 31. All 127 monthly customers have been charged for December. Cohen Dental has not opened its ₪1,200 link in four days - worth a call. ### For the business, and for the accountant behind it #### For businesses Studios, clinics, consultants, agencies, schools - anyone who bills the same customers again and again. Charge memberships and retainers every month Send a one-off link for anything else Receive one payout at the end of the month #### For accounting firms Collect your own monthly fees, and offer collection to the businesses whose books you already keep. Bill every client's monthly fee automatically Run collection for each client on its own account Payments arrive in the books already posted ### From sign-up to your first payout #### Open your account Tell us about the business and the bank account the payouts should go to. We verify it once, and you are ready to collect. #### Create a link or a plan A one-time amount, or a monthly charge with the day it runs. Pick the customer - DocMe already knows them. #### Send it On WhatsApp, Telegram or email. The customer pays by card in a secure checkout, and the receipt goes back to them on its own. #### Get paid at month-end Watch the month's balance grow, and receive all of it in one transfer at the end of the month, already in your books. ### Questions & Answers Everything your customers pay during the month collects in your DocMe Pay balance. At the end of the month we transfer the whole balance to your business bank account in one payment, with a statement that lists every payment inside it. No. They open the link you sent - on WhatsApp, Telegram or email - and pay by card on a secure checkout page. That is all. You set the amount and the day of the month. The customer approves their card once, and from then on it is charged automatically every month until you stop the plan. Each charge issues its own receipt. Yes. The moment a payment clears, an invoice-receipt is issued from it and sent to the customer, and a copy is filed in DocMe with the payment. Yes. A firm can collect its own monthly fees from clients, and can run collection for client businesses too - each client on its own account and with its own payout, all of them visible to the firm. Pricing depends on how much you collect and how you collect it. Book a short demo and we will give you an exact quote for your business. ### Send your first payment link today. Tell us how you charge your customers today, and we will set up your links and monthly plans with you, on the call. --- ## שירות הנהלת חשבונות עם AI וצוות חשבונאות אמיתי | דוקמי URL: https://docme.pro/bookkeeping ## מנהל החשבונות החכם שלכם.עם צוות חשבונאות אמיתי מאחוריו. דוקמי עוקב אחר העסק שלכם 24/7, מנהל את הנהלת החשבונות השוטפת ועונה על שאלות בכל זמן. מאחורי הכול עומד צוות חשבונאות מנוסה שמוודא שהכול נעשה נכון. 20+ שנות ניסיון 24/7 תשובות על העסק ₪299 לחודש סוכן הדוקמי שלכם עוקב עכשיו אחר העסק שלכם שאלו את העסק שלכם ההכנסות עלו ב-12%. תזרים המזומנים בריא וכל 34 הקבלות נרשמו. אפשר להכין עכשיו את הדוח החודשי שלכם. צוות חשבונאות אמיתי בודק את הספרים מאחורי הקלעים קבלה הועלתה נרשמה אוטומטית בדיקת הצוות הושלמה הכול נראה תקין ### הכל במקום אחד. הכל אוטומטי. כל הכלים שצריך לניהול הנהלת חשבונות חכמה - בפלטפורמה אחת. #### צילום קבלות צלמו כל קבלה ודוקמי קורא אותה מיד. #### סיכומים חודשיים דוחות הכנסות והוצאות ברורים, נוצרים אוטומטית כל חודש. #### מוכן למס כל הרשומות מאורגנות ומוכנות לרואה החשבון שלכם. #### מעקב מע"מ דעו בדיוק כמה מע"מ אתם חייבים, תמיד. #### קטגוריות הוצאות סיווג אוטומטי: משרד, דלק, ארוחות ועוד. #### ארכיון מאובטח כל מסמך שמור בארכיון הדיגיטלי האישי שלכם. ### אפליקציית הנהלת החשבונות החכמהשעושה את העבודה בשבילכם צלמו. העלו. סיימתם. ### מחיר חודשי אחד. צוות הנהלת חשבונות שלם. תוכנה, AI והנהלת חשבונות מקצועית כלולים יחד, בלי לחבר בין כלים ובלי לרדוף אחרי ניירת. כלול בכל מנוי #### הרבה יותר מתוכנה אתם מקבלים סוכן AI למהירות וצוות חשבונאות אמיתי לשיקול דעת, דיוק ושקט נפשי. מהירות של AI. אחריות אנושית. הנהלת החשבונות השוטפת מטופלת בדיקה ופיקוח מקצועיים צוות אמיתי כשצריך אותו דוקמי לעסקים #### הנהלת חשבונות על אוטומט לפרילנסרים, עצמאים ועסקים בצמיחה. כל מה שצריך כבר בפנים. הנהלת חשבונות חודשית מלאה סוכן AI אישי לעסק, זמין 24/7 העלאה אוטומטית של קבלות וחשבוניות בוטים בוואטסאפ, טלגרם ואימייל תשובות מיידיות על הכנסות, הוצאות, תזרים ותחזיות דוחות חודשיים וייצוא בלחיצה אחת מעקב מע״מ ותזכורות לדיווח ארכיון דיגיטלי מאובטח עם חיפוש בדיקה של צוות החשבונאות המקצועי שלנו תוכנית אחת, כל היכולות בפנים, כולל ליווי אישי בהצטרפות. לצרכים מורכבים #### חברות וארגונים תוכנית בהתאמה אישית לחברות בע״מ ולארגונים שצריכים שירותים חשבונאיים נוספים, בקרות או התאמות מיוחדות. הנהלת חשבונות לחברות בע״מ דוחות שנתיים ושירותי חשבונאות נוספים ריבוי חברות, משתמשים ותהליכי אישור אינטגרציות ודוחות בהתאמה אישית מנהל לקוח ייעודי ותמיכה מועדפת המידע הפיננסי שלכם נשאר פרטי, מאובטח וזמין רק לכם ולצוות שהוקצה לכם. --- ## AI Bookkeeper Backed by Real Accountants | DocMe Bookkeeping URL: https://docme.pro/en/bookkeeping ## Your AI bookkeeper.Backed by real accountants. DocMe follows your business 24/7, handles the daily bookkeeping, and answers questions whenever you need. Behind it all is an experienced accounting team making sure everything is done right. 20+ years of experience 24/7 business answers ₪299 per month Your DocMe agent Following your business now Ask your business Revenue is up 12%. Cash flow is healthy, and all 34 receipts are recorded. I can prepare your monthly report now. Real accounting team Reviewing the books behind the scenes Receipt uploaded Recorded automatically Team review complete Everything looks good ### Everything in one place. Everything automated. Every tool you need to manage smart bookkeeping in one platform. #### Receipt capture Snap any receipt and DocMe reads it instantly. #### Monthly summaries Clear income and expense reports, auto-generated every month. #### Tax ready All records organized and ready for your accountant. #### VAT tracking Know exactly how much VAT you owe, always. #### Expense categories Auto-categorized: office, fuel, meals, and more. #### Secure archive Every document safe in your personal digital archive. ### The smart bookkeeping appthat does the work for you Photograph. Upload. Done. ### One monthly price. A whole bookkeeping team. Software, AI, and professional bookkeeping are included together, so there are no tools to stitch together and no paperwork to chase. Included in every subscription #### More than software You get an AI agent for speed and a real accounting team for judgment, accuracy, and peace of mind. AI speed. Human responsibility. Day-to-day bookkeeping handled Professional review and oversight A real team when you need one DocMe Business #### Bookkeeping, on autopilot For freelancers, self-employed professionals, and growing businesses. Everything you need is included. Complete monthly bookkeeping Your own AI business agent, available 24/7 Automatic receipt and invoice uploads WhatsApp, Telegram, and email bots Instant answers about income, expenses, cash flow, and projections Monthly reports and one-click exports VAT tracking and filing reminders Secure, searchable digital archive Review by our professional accounting team One plan. No feature hunting. Personal onboarding included. For complex needs #### Companies & organizations Custom plan For incorporated companies and organizations that need more accounting services, controls, or customization. Bookkeeping for incorporated companies Annual reports and additional accounting services Multiple companies, users, and approval flows Custom integrations and reporting Dedicated account manager and priority support Your financial data stays private, secure, and available only to you and your assigned team. --- ## הבלוג של דוקמי | מדריכים להנהלת חשבונות, חשבוניות ו-AI URL: https://docme.pro/blog DocMe Blog ## תובנות על ניהול מסמכים, אוטומציה ו-AI מדריכים, רעיונות ושיטות עבודה שיעזרו לבנות תהליכים חכמים יותר. ### הנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI: מה הוא עושה בפועל ומה עדיין דורש אדם מדריך מעשי להנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI: איך הוא קורא חשבוניות, מזהה ספקים, בונה פקודות יומן אוטומטיות ומבצע התאמות אשראי, ואיפה עדיין נדרש איש מקצוע. ### פקודות יומן אוטומטיות למשרדי רואי חשבון ומנהלי חשבונות: המדריך המעשי איך משרד רואה חשבון או מנהל חשבונות עובר לפקודות יומן אוטומטיות - מקליטת חשבוניות מהלקוחות, דרך חוקי ספקים ובקרות, ועד התאמות כרטיסי אשראי וייצוא לתוכנת המשרד. ### איך לבחור תוכנת הנהלת חשבונות ב-2026: צ'קליסט מלא לעסקים ולמשרדי רו"ח צ'קליסט מעשי לבחירת תוכנת הנהלת חשבונות בישראל: אישור רשות המסים, מע"מ, חשבוניות ישראל, קליטת מסמכים ב-AI, אינטגרציות, הרשאות, תמחור והסבה. ### הפקת חשבוניות בישראל: המדריך המלא לעסקים איזה מסמך מפיקים מתי, מה חייב להופיע בחשבונית מס, מתי נדרש מספר הקצאה, ואיך מפיקים חשבונית מהנייד, מוואטסאפ או בקול. ### חשבוניות מהצ׳אט: הפקה בוואטסאפ ובטלגרם ושליחה אוטומטית ללקוחות מדריך צעד אחר צעד: איך מחברים את הבוט של DocMeDocs, מבקשים ממנו חשבונית בהודעה או בהקלטה, ומגדירים שכל מסמך יגיע ללקוח לבד בטלגרם ובאימייל, כולל אישור קבלה. ### הפקת חשבונית בקול: כך מוציאים חשבונית מס ללקוח תוך שניות, בעברית מלאה סרטון קצר שמראה איך מפיקים חשבונית מס ללקוח רק עם הקול, ישירות מתוך וואטסאפ, כולל מספר הקצאה ושליחה אוטומטית ללקוח. ### חשבוניות ישראל ומספר הקצאה: מה עסקים חייבים לדעת לקראת יוני 2026 החל מיוני 2026 סכום הסף לקבלת מספר הקצאה ירד ל-5,000 ש"ח לפני מע"מ, וזה משנה את תהליך העבודה של עסקים רבים בישראל. ### העלאת קבצים לדוקמי: וואטסאפ, טלגרם, אימייל, שיתוף ישיר וסורק מובנה כך מעלים חשבוניות ומסמכים ל-DocMe מכל מקום: וואטסאפ, טלגרם, אימייל, שיתוף ישיר מהנייד וסורק מובנה לאייפון ולאנדרואיד. ### אינטגרציה בין DocMe לתוכנת עצמאית: פקודות יומן אוטומטיות בלי ייבוא Excel או API כך DocMe מאפשרת לעסקים ומשרדי הנהלת חשבונות ליצור פקודות יומן אוטומטיות עבור תוכנת עצמאית גם כשאין ייבוא Excel או חיבור API זמין. --- ## DocMe Blog | Guides on Bookkeeping, Invoicing and AI URL: https://docme.pro/en/blog DocMe Blog ## Insights on document management, automation and AI Guides, ideas, and workflows that help build smarter processes. ### AI bookkeeping agent: what it actually does and what still needs a human A practical guide to the AI bookkeeping agent - how it reads invoices, identifies vendors, builds automated journal entries and reconciles credit cards, and where a professional is still needed. ### Automatic journal entries for accounting firms and bookkeepers: a practical guide How an accounting or bookkeeping firm moves to automatic journal entries - from capturing client invoices, through vendor rules and validation, to credit card reconciliation and export to the firm's software. ### How to choose bookkeeping software in Israel in 2026: a complete checklist for businesses and accounting firms A practical checklist for choosing bookkeeping software in Israel: Tax Authority certification, VAT, Israel Invoice, AI document capture, integrations, permissions, pricing and migration. ### How to issue invoices in Israel: the complete guide for businesses Which document to issue when, what a valid tax invoice must include, when you need an allocation number, and how to issue invoices from your phone, WhatsApp or by voice. ### Invoices from the chat: issue on WhatsApp and Telegram, deliver automatically A step-by-step guide to connecting the DocMeDocs bot, asking it for an invoice by text or voice, and making every document reach your customers on its own by Telegram and email, with proof of receipt. ### Issue an invoice with your voice: a tax invoice sent in seconds, in full Hebrew A short video showing how a business owner issues a tax invoice to a client using only their voice, straight from WhatsApp, with the allocation number and delivery handled automatically. ### Israel Invoice and allocation numbers: what businesses must know ahead of June 2026 From June 2026 the threshold for requiring an allocation number drops to 5,000 NIS before VAT, and that changes the workflow for many businesses in Israel. ### Uploading files to DocMe: WhatsApp, Telegram, email, direct share, and a built-in scanner How to get invoices and documents into DocMe from anywhere: WhatsApp, Telegram, email, direct sharing from your phone, and a built-in scanner for iPhone and Android. ### DocMe and Atzmait: automatic journal entries without Excel imports or an API How DocMe lets businesses and bookkeeping firms produce automatic journal entries for Atzmait accounting software, even when Excel import or an API connection is not available. --- ## מדריכי וידאו - איך עובדים עם דוקמי | DocMe URL: https://docme.pro/tutorials מדריכי וידאו ## כל ההדרכות במקום אחד ### דוקמי AI כמה טוב ה AI שלנו? תראו בעצמכם ### הדגמה של שימוש בסורק הדגמה של הסורק המובנה שלנו ### הדמיה של המערכת סרטון הדמייה קצר של המערכת ### איך מעלים חשבוניות לדוקמי דרך הווטסאפ הדגמה של העלאת חשבוניות לדוקמי דרך הווטסאפ ### התאמות כרטיסי אשראי אוטומטית מדוח של בנק להתאמות מלאות עם הנהלת החשבונות אוטומטית --- ## DocMe Video Tutorials | DocMe AI URL: https://docme.pro/en/tutorials Video tutorials ## All tutorials in one place ### DocMe AI How good is our AI? See for yourself. ### Scanner walkthrough A demo of our built-in scanner. ### System preview A short walkthrough video of the system. ### Upload invoices through WhatsApp A demo of uploading invoices to DocMe through WhatsApp. ### Automatic credit card reconciliation From a bank report to full reconciliations with automatic bookkeeping. --- ## תנאי שימוש ומדיניות פרטיות | דוקמי DocMe URL: https://docme.pro/legal ### בקצרה ביטול בתוך 14 יום ממועד הרכישה מזכה בהחזר, בניכוי דמי ביטול כדין. לאחר 14 יום התשלומים אינם מוחזרים. מנוי וריטיינר הם תשלום חודשי מתחדש, הנגבה מראש, עד לביטול. עמלות סליקת האשראי משתנות מעת לעת - באחריותכם לבדוק את העמלות העדכניות לפני השימוש בשירות ובמהלכו. אנו רשאים לעדכן את התנאים בכל עת. הנוסח שמופיע בעמוד זה הוא הנוסח המחייב. תקציר זה נועד לנוחות בלבד; הנוסח המלא שלהלן הוא המחייב. התנאים מנוסחים בלשון רבים ומיועדים לכל המגדרים. ### תנאי שימוש #### 1.על תנאים אלה תנאי שימוש אלה (“התנאים”) חלים על השימוש באתר docme.pro, באפליקציות ובכל שירות שמציעה חברת DocMe LTD, ח.פ. 517331823 (“דוקמי” או “אנחנו”), לרבות DocMe AI, DocMe Books, DocMeDocs, DocMe Sign, DocMe Flow, ה-API ושרת ה-MCP, שירותי הנהלת חשבונות ושירות סליקת אשראי (יחד: “השירותים”). ביצירת חשבון, ברכישת מנוי או בשימוש בשירותים אתם מסכימים לתנאים אלה ולמדיניות הפרטיות שלהלן. אם אינכם מסכימים - אל תשתמשו בשירותים. השירותים מיועדים לעסקים ולבני 18 ומעלה, ומי שמקבל את התנאים בשם עסק מצהיר שהוא מוסמך לחייב אותו. #### 2.השירותים ותוצרי ה-AI השירותים משתמשים בבינה מלאכותית ובעיבוד אוטומטי כדי לקרוא מסמכים, לחלץ נתונים, ולהציע או ליצור פקודות יומן, דוחות ומסמכים. תוצרים אוטומטיים עלולים לכלול טעויות, ובאחריותכם לבדוק ולאשר כל תוצר לפני שאתם מסתמכים עליו, מדווחים עליו או שולחים אותו לצד שלישי או לרשות כלשהי. דוקמי היא ספקית תוכנה. אלא אם נחתם איתנו הסכם נפרד בכתב לשירותי הנהלת חשבונות, דבר בשירותים אינו ייעוץ חשבונאי, מיסויי או משפטי. האחריות לספרים שלכם, לדיווחים ולחובותיכם כלפי רשות המסים וכל רשות אחרת - לרבות שמירת רשומות לתקופה הנדרשת בחוק - חלה עליכם בלבד. #### 3.החשבון שלכם שמרו את פרטי ההתחברות בסוד - אתם אחראים לכל פעולה שנעשית בחשבונכם. מסרו פרטים נכונים ועדכנו אותם. אם אתם חושדים בשימוש לא מורשה, עדכנו אותנו מיד בכתובת contact@docme.pro. #### 4.מנויים, ריטיינר ותשלום תוכניות בתשלום הן מנויים. אלא אם נקבע אחרת בתוכנית, מנוי - לרבות ריטיינר לשירות שוטף - הוא תשלום חודשי מתחדש, הנגבה מראש בתחילת כל תקופת חיוב ומתחדש אוטומטית מדי חודש עד לביטולו. בחירה בחיוב שנתי משמעה תשלום מראש על השנה כולה. המחירים נקובים בשקלים ואינם כוללים מע״מ, שיתווסף בשיעור הקבוע בחוק. שימוש מעבר למכסת התוכנית (למשל מסמכים נוספים) מחויב לפי התעריפים המפורסמים. אתם מרשים לנו ולספקי התשלום שלנו לחייב את אמצעי התשלום שלכם בכל סכום שמגיע. אם תשלום נכשל, נוכל להשעות את השירותים עד להסדרת החוב, ועל סכומים שלא שולמו עשויים לחול ריבית והוצאות גבייה כדין. אנו רשאים לשנות מחירים. שינוי מחיר יחול מתקופת החיוב שאחרי ההודעה עליו, והמשך השימוש לאחר מכן מהווה הסכמה לו. תקופות ניסיון ניתנות לפי שיקול דעתנו, ניתן להפסיקן בכל עת, והמשך השימוש לאחר תומן מחייב תוכנית בתשלום. #### 5.ביטול והחזרים - 14 יום בלבד ניתן לבטל רכישה חדשה בתוך 14 יום ממועד העסקה ולקבל החזר של הסכום ששולם, בניכוי דמי ביטול בשיעור 5% ממחיר העסקה או 100 ₪ - הנמוך מביניהם - ובניכוי חיובים בגין שימוש שנצרך באותה תקופה (כגון מסמכים נוספים ועמלות סליקה). לאחר 14 יום התשלומים אינם ניתנים להחזר, לרבות עבור חלקי תקופת חיוב ועבור מכסות או תכונות שלא נוצלו. ניתן לבטל מנוי בכל עת: הביטול עוצר את החידושים הבאים ונכנס לתוקף בתום תקופת החיוב ששולמה. לביטול, שלחו הודעה ל-contact@docme.pro או השתמשו באפשרות הביטול בחשבון, ככל שקיימת. אין באמור כדי לגרוע מזכות שאין להתנות עליה לפי דין, לרבות חוק הגנת הצרכן, התשמ״א-1981, ככל שהוא חל עליכם. #### 6.סליקת אשראי אם אתם משתמשים בשירות סליקת האשראי שלנו, תשלומי כרטיסי האשראי של הלקוחות שלכם מעובדים באמצעות סולקים ונותני שירותי תשלום מורשים שאנו עובדים איתם. הפעלת השירות כפופה לאישורם ולתנאיהם, המהווים חלק מההסכם שלכם לשירות זה. עמלות הסליקה והחיובים הנלווים אינם קבועים. הם נקבעים על ידי דוקמי ו/או שותפי הסליקה שלה ועשויים להשתנות מעת לעת, לרבות בעקבות שינויים אצל חברות כרטיסי האשראי, הסולקים או הבנקים. באחריותכם לבדוק באופן אקטיבי את העמלות התקפות - בפנייה אלינו או בתעריפים שאנו מפרסמים - לפני השימוש בשירות ובמהלכו. ביצוע עסקה לאחר שינוי מהווה הסכמה לעמלות המעודכנות. עמלות הסליקה נגבות לכל עסקה ואינן מוחזרות, גם אם העסקה בוטלה, זוכתה או הוכחשה. מדיניות ההחזר של 14 יום אינה חלה עליהן. בכל עסקה אתם המוכרים: אתם אחראים למוצרים ולשירותים שאתם מוכרים, להפקת מסמכי המס, להחזרים ללקוחותיכם ולעמידה בדין ובכללי חברות כרטיסי האשראי. דוקמי אינה צד לעסקאות בינכם לבין לקוחותיכם. אתם אחראים לכל הכחשת עסקה (Chargeback), ביטול, קנס ועמלה הקשורים לעסקאות שלכם. אנו ושותפינו רשאים לעכב, להחזיק או לקזז כספים המגיעים לכם, לדרוש בטוחה, או להשעות ולהפסיק את שירות הסליקה בחשד להונאה, בסיכון חריג או בהפרה. #### 7.שימוש מותר אין להשתמש בשירותים: לכל מטרה בלתי חוקית, או להפקת מסמכים כוזבים או מטעים; להעלאת תוכן שאין לכם זכות בו או שפוגע בזכויות של אחרים; לפגיעה בשירותים, להעמסתם, להנדסה לאחור שלהם או לגישה בלתי מורשית אליהם; למכירה חוזרת של השירותים ללא הסכמתנו בכתב. #### 8.התוכן והמידע שלכם הבעלות במסמכים ובנתונים שאתם מעלים (“התוכן שלכם”) נשארת שלכם. אתם מעניקים לדוקמי רישיון לאחסן, להעתיק, לעבד ולנתח את התוכן שלכם ככל הנדרש כדי לספק, לאבטח ולשפר את השירותים. אתם מצהירים שיש בידיכם כל זכות והסכמה הנדרשות לתוכן שאתם מעלים, לרבות מידע אישי של לקוחות, עובדים וספקים. באחריותכם לשמור גיבוי משלכם של רשומות שהחוק מחייב אתכם לשמור. #### 9.שירותי צד שלישי השירותים מתחברים לצדדים שלישיים - למשל WhatsApp, Telegram, עוזרי AI כמו ChatGPT, Claude ו-Gemini, תוכנות הנהלת חשבונות ומערכות רשות המסים. זמינותם והתנהלותם אינן בשליטתנו, חלים עליהם התנאים שלהם, ואיננו אחראים להם. #### 10.קניין רוחני השירותים, התוכנה, המודלים והכללים שאנו מפתחים, העיצוב והמותג דוקמי שייכים לדוקמי או למעניקי הרישיון שלה. אתם מקבלים זכות מוגבלת, לא בלעדית ולא ניתנת להעברה להשתמש בשירותים במהלך תקופת המנוי, ותו לא. משוב שתשלחו אלינו מותר לנו לשימוש חופשי. #### 11.הגבלת אחריות השירותים ניתנים כמות שהם (AS IS) ובהתאם לזמינותם. איננו מתחייבים שיפעלו ללא הפרעות או טעויות, שיתאימו למטרה מסוימת, או שתוצרים אוטומטיים יהיו מדויקים או מלאים. במידה המרבית המותרת בדין, דוקמי לא תישא באחריות לנזקים עקיפים, מיוחדים או תוצאתיים, לאובדן רווחים, הכנסות, מידע או מוניטין, או לקנסות, עיצומים, ריבית או שומות מס, הנובעים מהשימוש בשירותים או מהסתמכות על תוצריהם. האחריות הכוללת של דוקמי בגין כל טענה הקשורה לשירותים מוגבלת לסכומים ששילמתם לה בפועל עבור השירותים ב-12 החודשים שקדמו לאירוע שבגינו הועלתה הטענה. #### 12.שיפוי תשפו את דוקמי, מנהליה, עובדיה וספקיה בגין כל תביעה, נזק או הוצאה (לרבות שכר טרחת עורך דין סביר) הנובעים מהשימוש שלכם בשירותים, מהתוכן שלכם, מעסקאותיכם עם לקוחותיכם, או מהפרת תנאים אלה או הדין. #### 13.השעיה וסיום אנו רשאים להשעות או להפסיק את הגישה שלכם, בהודעה או בלעדיה, אם הפרתם את התנאים, לא שילמתם, או אם הדבר נדרש לפי דין או כדי להגן על השירותים או על אחרים. התוכן שלכם עשוי להימחק 30 יום לאחר סגירת החשבון, אלא אם החוק מחייב לשמור אותו - לכן ייצאו מראש את מה שאתם צריכים. הוראות שמטבען אמורות לחול גם לאחר סיום ההתקשרות ימשיכו לחול. #### 14.שינויים בשירותים ובתנאים אנו רשאים לשנות, להוסיף או להסיר תכונות ולהפסיק כל חלק מהשירותים. אנו רשאים לעדכן תנאים אלה בכל עת, לרבות מחירים ועמלות, בפרסום הנוסח המעודכן בעמוד זה עם תאריך עדכון חדש. בשינוי מהותי נעשה מאמץ סביר להודיע לכם בדוא״ל או בשירותים. המשך השימוש לאחר כניסת העדכון לתוקף מהווה הסכמה לו. #### 15.דין וסמכות שיפוט על תנאים אלה יחולו דיני מדינת ישראל בלבד, ולבתי המשפט המוסמכים בתל אביב-יפו תהיה סמכות השיפוט הבלעדית בכל מחלוקת. אם הוראה כלשהי תימצא בלתי אכיפה, יתר ההוראות יישארו בתוקף, ואי-אכיפת זכות אינה ויתור עליה. במקרה של סתירה בין הנוסח העברי לנוסח האנגלי, הנוסח העברי גובר. #### 16.יצירת קשר DocMe LTD, ח.פ. 517331823 · contact@docme.pro · 054-432-8898 ### מדיניות פרטיות #### 1.מי אנחנו DocMe LTD, ח.פ. 517331823, אחראית למידע האישי המתואר כאן. מדיניות זו מסבירה איזה מידע אנו אוספים דרך docme.pro, האפליקציות והשירותים שלנו, ומה אנו עושים בו, והיא חלק מתנאי השימוש. אינכם חייבים על פי חוק למסור לנו מידע אישי, אך בלעדיו ייתכן שלא נוכל לספק לכם את השירותים. #### 2.איזה מידע אנו אוספים פרטי חשבון וקשר: שם, דוא״ל, טלפון, שם העסק, מספר ח.פ. או עוסק, ופרטים שאתם שולחים לנו בטפסים, בדוא״ל, ב-WhatsApp או ב-Telegram. פרטי חיוב: מידע לתשלום ולהפקת חשבוניות. פרטי כרטיס האשראי מעובדים אצל ספקי התשלום שלנו, ואיננו שומרים מספרי כרטיס מלאים. התוכן שלכם: מסמכים, חשבוניות, קבלות וקבצים אחרים שאתם מעלים, העשויים לכלול מידע אישי על אחרים. נתוני שימוש ומכשיר: כתובת IP, סוג הדפדפן והמכשיר, עמודים שנצפו ופעולות בשירותים, הנאספים באמצעות עוגיות, אחסון מקומי וכלי אנליטיקה. נתוני סליקה: פרטי התשלומים של לקוחותיכם הנדרשים לעיבוד העסקה, להעברת הכספים ולטיפול בהכחשות. #### 3.למה אנו משתמשים במידע אספקה, תפעול ותמיכה בשירותים, לרבות עיבוד מסמכים באמצעות AI; חיוב, גבייה ושירות הסליקה; אבטחה, מניעת הונאות ואכיפת התנאים; ניתוח ושיפור השירותים; עמידה בחובות לפי דין, לרבות דיני מס וחשבונאות; הודעות שירות, ובכפוף להסכמתכם ככל שהחוק דורש - הודעות שיווקיות, שניתן להסיר את עצמכם מהן בכל עת. #### 4.עם מי אנו משתפים מידע איננו מוכרים מידע אישי. אנו משתפים אותו רק עם נותני שירותים המסייעים לנו להפעיל את השירותים (אחסון, ענן, ספקי מודלי AI, הודעות, אנליטיקה, תשלומים וסליקה) בכפוף לחובת סודיות; עם שירותים שבחרתם לחבר; עם רשויות או גורמים אחרים כשהדין מחייב או כדי להגן על זכויותינו; ועם רוכש או חליף במקרה של מיזוג, רכישה או מכירת נכסים. #### 5.העברת מידע לחו״ל חלק מספקינו מאחסנים או מעבדים מידע מחוץ לישראל. העברת המידע נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע למאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001. #### 6.מידע על הלקוחות שלכם כשאתם מעלים מידע על לקוחות, עובדים או ספקים, אתם האחראים עליו כבעלי המאגר, ועליכם לוודא שיש לכם בסיס חוקי וכל הסכמה נדרשת. דוקמי מעבדת את המידע בשמכם לצורך מתן השירותים, ופניות של אנשים אלה יש להפנות אליכם. #### 7.אבטחה ושמירת מידע אנו נוקטים אמצעים טכנולוגיים וארגוניים סבירים להגנה על המידע, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, אך אין מערכת מאובטחת לחלוטין. אנו שומרים מידע כל עוד החשבון פעיל, ולאחר מכן ככל שנדרש למטרות שלעיל, ליישוב מחלוקות או לפי דין. #### 8.עוגיות ואנליטיקה אנו משתמשים בעוגיות ובאחסון מקומי לפעולות חיוניות (כמו שמירת בחירת השפה), ובכלי אנליטיקה כגון PostHog כדי להבין כיצד נעשה שימוש באתר. ניתן לחסום או למחוק עוגיות בדפדפן, אך ייתכן שחלק מהתכונות לא יפעלו בלעדיהן. #### 9.הזכויות שלכם לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, אתם רשאים לבקש לעיין במידע האישי שאנו מחזיקים עליכם, ולבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. ניתן גם לבקש הסרה מרשימות דיוור. בקשות יש לשלוח ל-contact@docme.pro. #### 10.קטינים השירותים אינם מיועדים למי שטרם מלאו לו 18, ואיננו אוספים ביודעין מידע עליהם. #### 11.שינויים במדיניות אנו רשאים לעדכן מדיניות זו בכל עת. הנוסח העדכני מופיע תמיד בעמוד זה, יחד עם תאריך העדכון האחרון. #### 12.יצירת קשר --- ## Terms of Service & Privacy Policy | DocMe URL: https://docme.pro/en/legal ### In short Cancel within 14 days of purchase for a refund, less the cancellation fee the law allows. After 14 days, payments are non-refundable. Subscriptions and retainers are a recurring monthly payment, charged in advance, until you cancel. Credit card processing fees change from time to time - it is your responsibility to check the current fees before and while you use the service. We may update these terms at any time. The version on this page is the one in force. This summary is for convenience only; the full text below governs. ### Terms of Service #### 1.About these terms These Terms of Service (the “Terms”) govern your use of docme.pro, our apps, and every service offered by DocMe LTD, company no. 517331823 (“DocMe”, “we”), including DocMe AI, DocMe Books, DocMeDocs, DocMe Sign, DocMe Flow, the API and MCP server, bookkeeping services, and credit card processing (together, the “Services”). By creating an account, subscribing, or using the Services, you agree to these Terms and to the Privacy Policy below. If you do not agree, do not use the Services. The Services are intended for businesses and for people aged 18 or over; if you accept these Terms on behalf of a business, you confirm you are authorised to bind it. #### 2.The Services and AI output The Services use artificial intelligence and automated processing to read documents, extract data, and suggest or create journal entries, reports, and documents. Automated output may contain errors. You are responsible for reviewing and approving every result before you rely on it, report it, or send it to a third party or any authority. DocMe is a software provider. Unless we have signed a separate written agreement for a bookkeeping service, nothing in the Services is accounting, tax, or legal advice. You alone are responsible for your books, your filings, and your obligations to the Tax Authority and any other authority, including keeping records for as long as the law requires. #### 3.Your account Keep your login details confidential - you are responsible for all activity under your account. Give us accurate details and keep them up to date. If you suspect unauthorised use, tell us immediately at contact@docme.pro. #### 4.Subscriptions, retainers and payment Paid plans are subscriptions. Unless a plan states otherwise, a subscription - including a retainer for an ongoing service - is a recurring monthly payment, charged in advance at the start of each billing period, that renews automatically every month until you cancel it. If you choose annual billing, the full year is charged in advance. Prices are in Israeli shekels and exclude VAT, which is added at the rate set by law. Usage above your plan's allowance (for example, additional documents) is charged at the published rates. You authorise us and our payment providers to charge your payment method for every amount due. If a payment fails, we may suspend the Services until the account is settled, and unpaid amounts may bear interest and collection costs as permitted by law. We may change our prices. A price change applies from the billing period after we notify you, and continuing to use the Services after that means you accept it. Free trials are offered at our discretion, may be ended at any time, and continued use after a trial requires a paid plan. #### 5.Cancellation and refunds - 14 days only You may cancel a new purchase within 14 days of the transaction and receive a refund of the amount paid, less a cancellation fee of 5% of the transaction price or ₪100, whichever is lower, and less charges for usage consumed in that period (such as additional documents and processing fees). After 14 days, payments are non-refundable, including for partial billing periods and for unused allowances or features. You may cancel a subscription at any time: cancellation stops future renewals and takes effect at the end of the billing period already paid. To cancel, email contact@docme.pro or use the cancellation option in your account, where available. Nothing here limits any right you have under mandatory law, including the Consumer Protection Law, 5741-1981, where it applies to you. #### 6.Credit card processing If you use our credit card processing service, your customers' card payments are processed through licensed acquirers and payment service providers we work with. Activation is subject to their approval and their terms, which form part of your agreement for this service. Processing fees and related charges are not fixed. They are set by DocMe and/or its processing partners and may change from time to time, including following changes by card companies, acquirers, or banks. It is your responsibility to actively check the fees in effect - by contacting us or checking the rates we publish - before and while you use the service. Processing a transaction after a change means you accept the updated fees. Processing fees are charged per transaction and are non-refundable, even if a transaction is cancelled, refunded, or disputed. The 14-day refund policy does not apply to them. You are the seller in every transaction: you are responsible for the goods and services you sell, for issuing tax documents, for refunds to your customers, and for complying with the law and card network rules. DocMe is not a party to transactions between you and your customers. You are liable for every chargeback, reversal, fine, and fee connected to your transactions. We and our partners may delay, hold, or offset amounts due to you, require security, or suspend or terminate the processing service where we suspect fraud, unusual risk, or a breach. #### 7.Acceptable use You may not use the Services: for any unlawful purpose, or to issue false or misleading documents; to upload content you have no right to, or that infringes the rights of others; to harm, overload, reverse-engineer, or gain unauthorised access to the Services; to resell the Services without our written consent. #### 8.Your content and data You keep ownership of the documents and data you upload (“Your Content”). You grant DocMe a licence to host, copy, process, and analyse Your Content as needed to provide, secure, and improve the Services. You confirm you hold every right and consent needed for the content you upload, including personal data of your customers, employees, and suppliers. You are responsible for keeping your own backups of records the law requires you to keep. #### 9.Third-party services The Services connect to third parties - for example WhatsApp, Telegram, AI assistants such as ChatGPT, Claude, and Gemini, bookkeeping software, and the Tax Authority's systems. Their availability and conduct are outside our control, their own terms apply, and we are not responsible for them. #### 10.Intellectual property The Services, the software, the models and rules we develop, the design, and the DocMe brand belong to DocMe or its licensors. You receive a limited, non-exclusive, non-transferable right to use the Services during your subscription, and nothing more. We may use any feedback you send us freely. #### 11.Limitation of liability The Services are provided “as is” and “as available”. We do not warrant that they will be uninterrupted or error-free, that they suit a particular purpose, or that automated output will be accurate or complete. To the maximum extent permitted by law, DocMe is not liable for indirect, special, or consequential damages, loss of profits, revenue, data, or goodwill, or for fines, penalties, interest, or tax assessments arising from the use of the Services or reliance on their output. DocMe's total liability for any claim relating to the Services is limited to the amounts you actually paid DocMe for the Services in the 12 months before the event giving rise to the claim. #### 12.Indemnity You will indemnify DocMe, its directors, employees, and suppliers against any claim, loss, or expense (including reasonable legal fees) arising from your use of the Services, Your Content, your transactions with your customers, or your breach of these Terms or of the law. #### 13.Suspension and termination We may suspend or terminate your access, with or without notice, if you breach these Terms, fail to pay, or where the law requires it or it is needed to protect the Services or others. Your Content may be deleted 30 days after your account is closed, unless the law requires us to keep it - so export what you need beforehand. Provisions that by their nature should survive termination will survive. #### 14.Changes to the Services and these Terms We may change, add, or remove features and discontinue any part of the Services. We may update these Terms at any time, including prices and fees, by publishing the updated version on this page with a new date. For material changes we will make reasonable efforts to notify you by email or in the Services. Continuing to use the Services after an update takes effect means you accept it. #### 15.Governing law and jurisdiction These Terms are governed solely by the laws of the State of Israel, and the competent courts in Tel Aviv-Jaffa have exclusive jurisdiction over any dispute. If any provision is found unenforceable, the rest remain in force, and not enforcing a right is not a waiver of it. If the Hebrew and English versions differ, the Hebrew version prevails. #### 16.Contact DocMe LTD, company no. 517331823 · contact@docme.pro · 054-432-8898 ### Privacy Policy #### 1.Who we are DocMe LTD, company no. 517331823, is responsible for the personal data described here. This policy explains what we collect through docme.pro, our apps, and the Services, and what we do with it; it forms part of the Terms of Service. You are not legally required to give us personal data, but without it we may be unable to provide the Services. #### 2.What we collect Account and contact details: name, email, phone, business name, company or business number, and anything you send us through forms, email, WhatsApp, or Telegram. Billing details: payment and invoicing information. Card details are processed by our payment providers; we do not store full card numbers. Your Content: documents, invoices, receipts, and other files you upload, which may include personal data about others. Usage and device data: IP address, browser and device type, pages viewed, and actions in the Services, collected through cookies, local storage, and analytics tools. Processing data: details of your customers' payments needed to process transactions, settle funds, and handle disputes. #### 3.How we use it to provide, operate, and support the Services, including AI processing of documents; for billing, collection, and the card processing service; for security, fraud prevention, and enforcing our Terms; to analyse and improve the Services; to comply with legal obligations, including tax and accounting law; to send service messages and, with your consent where the law requires it, marketing messages you can opt out of at any time. #### 4.Who we share it with We do not sell personal data. We share it only with service providers that help us run the Services (hosting, cloud storage, AI model providers, messaging, analytics, payments, and card processing) under confidentiality obligations; with services you choose to connect; with authorities or others where the law requires it or to protect our rights; and with a buyer or successor in a merger, acquisition, or sale of assets. #### 5.International transfers Some of our providers store or process data outside Israel. We transfer data abroad in accordance with the Privacy Protection (Transfer of Data to Databases Abroad) Regulations, 5761-2001. #### 6.Your customers' data When you upload data about your customers, employees, or suppliers, you are responsible for it as the database owner and must have a lawful basis and any required consent. DocMe processes that data on your behalf to provide the Services, and requests from those individuals should be directed to you. #### 7.Security and retention We use reasonable technical and organisational measures to protect personal data, in line with the Privacy Protection (Data Security) Regulations, 5777-2017, but no system is completely secure. We keep data while your account is active and afterwards for as long as needed for the purposes above, to resolve disputes, or as the law requires. #### 8.Cookies and analytics We use cookies and local storage for essential functions (such as remembering your language) and analytics tools such as PostHog to understand how the site is used. You can block or delete cookies in your browser, though some features may not work without them. #### 9.Your rights Under the Privacy Protection Law, 5741-1981, you may ask to review the personal data we hold about you and to correct or delete data that is inaccurate, incomplete, unclear, or out of date. You may also ask to be removed from marketing lists. Send requests to contact@docme.pro. #### 10.Children The Services are not intended for anyone under 18, and we do not knowingly collect their data. #### 11.Changes to this policy We may update this policy at any time. The current version is always on this page, with its last updated date. #### 12.Contact --- ## תנאי שימוש ומדיניות פרטיות | דוקמי DocMe URL: https://docme.pro/legal ### בקצרה ביטול בתוך 14 יום ממועד הרכישה מזכה בהחזר, בניכוי דמי ביטול כדין. לאחר 14 יום התשלומים אינם מוחזרים. מנוי וריטיינר הם תשלום חודשי מתחדש, הנגבה מראש, עד לביטול. עמלות סליקת האשראי משתנות מעת לעת - באחריותכם לבדוק את העמלות העדכניות לפני השימוש בשירות ובמהלכו. אנו רשאים לעדכן את התנאים בכל עת. הנוסח שמופיע בעמוד זה הוא הנוסח המחייב. תקציר זה נועד לנוחות בלבד; הנוסח המלא שלהלן הוא המחייב. התנאים מנוסחים בלשון רבים ומיועדים לכל המגדרים. ### תנאי שימוש #### 1.על תנאים אלה תנאי שימוש אלה (“התנאים”) חלים על השימוש באתר docme.pro, באפליקציות ובכל שירות שמציעה חברת DocMe LTD, ח.פ. 517331823 (“דוקמי” או “אנחנו”), לרבות DocMe AI, DocMe Books, DocMeDocs, DocMe Sign, DocMe Flow, ה-API ושרת ה-MCP, שירותי הנהלת חשבונות ושירות סליקת אשראי (יחד: “השירותים”). ביצירת חשבון, ברכישת מנוי או בשימוש בשירותים אתם מסכימים לתנאים אלה ולמדיניות הפרטיות שלהלן. אם אינכם מסכימים - אל תשתמשו בשירותים. השירותים מיועדים לעסקים ולבני 18 ומעלה, ומי שמקבל את התנאים בשם עסק מצהיר שהוא מוסמך לחייב אותו. #### 2.השירותים ותוצרי ה-AI השירותים משתמשים בבינה מלאכותית ובעיבוד אוטומטי כדי לקרוא מסמכים, לחלץ נתונים, ולהציע או ליצור פקודות יומן, דוחות ומסמכים. תוצרים אוטומטיים עלולים לכלול טעויות, ובאחריותכם לבדוק ולאשר כל תוצר לפני שאתם מסתמכים עליו, מדווחים עליו או שולחים אותו לצד שלישי או לרשות כלשהי. דוקמי היא ספקית תוכנה. אלא אם נחתם איתנו הסכם נפרד בכתב לשירותי הנהלת חשבונות, דבר בשירותים אינו ייעוץ חשבונאי, מיסויי או משפטי. האחריות לספרים שלכם, לדיווחים ולחובותיכם כלפי רשות המסים וכל רשות אחרת - לרבות שמירת רשומות לתקופה הנדרשת בחוק - חלה עליכם בלבד. #### 3.החשבון שלכם שמרו את פרטי ההתחברות בסוד - אתם אחראים לכל פעולה שנעשית בחשבונכם. מסרו פרטים נכונים ועדכנו אותם. אם אתם חושדים בשימוש לא מורשה, עדכנו אותנו מיד בכתובת contact@docme.pro. #### 4.מנויים, ריטיינר ותשלום תוכניות בתשלום הן מנויים. אלא אם נקבע אחרת בתוכנית, מנוי - לרבות ריטיינר לשירות שוטף - הוא תשלום חודשי מתחדש, הנגבה מראש בתחילת כל תקופת חיוב ומתחדש אוטומטית מדי חודש עד לביטולו. בחירה בחיוב שנתי משמעה תשלום מראש על השנה כולה. המחירים נקובים בשקלים ואינם כוללים מע״מ, שיתווסף בשיעור הקבוע בחוק. שימוש מעבר למכסת התוכנית (למשל מסמכים נוספים) מחויב לפי התעריפים המפורסמים. אתם מרשים לנו ולספקי התשלום שלנו לחייב את אמצעי התשלום שלכם בכל סכום שמגיע. אם תשלום נכשל, נוכל להשעות את השירותים עד להסדרת החוב, ועל סכומים שלא שולמו עשויים לחול ריבית והוצאות גבייה כדין. אנו רשאים לשנות מחירים. שינוי מחיר יחול מתקופת החיוב שאחרי ההודעה עליו, והמשך השימוש לאחר מכן מהווה הסכמה לו. תקופות ניסיון ניתנות לפי שיקול דעתנו, ניתן להפסיקן בכל עת, והמשך השימוש לאחר תומן מחייב תוכנית בתשלום. #### 5.ביטול והחזרים - 14 יום בלבד ניתן לבטל רכישה חדשה בתוך 14 יום ממועד העסקה ולקבל החזר של הסכום ששולם, בניכוי דמי ביטול בשיעור 5% ממחיר העסקה או 100 ₪ - הנמוך מביניהם - ובניכוי חיובים בגין שימוש שנצרך באותה תקופה (כגון מסמכים נוספים ועמלות סליקה). לאחר 14 יום התשלומים אינם ניתנים להחזר, לרבות עבור חלקי תקופת חיוב ועבור מכסות או תכונות שלא נוצלו. ניתן לבטל מנוי בכל עת: הביטול עוצר את החידושים הבאים ונכנס לתוקף בתום תקופת החיוב ששולמה. לביטול, שלחו הודעה ל-contact@docme.pro או השתמשו באפשרות הביטול בחשבון, ככל שקיימת. אין באמור כדי לגרוע מזכות שאין להתנות עליה לפי דין, לרבות חוק הגנת הצרכן, התשמ״א-1981, ככל שהוא חל עליכם. #### 6.סליקת אשראי אם אתם משתמשים בשירות סליקת האשראי שלנו, תשלומי כרטיסי האשראי של הלקוחות שלכם מעובדים באמצעות סולקים ונותני שירותי תשלום מורשים שאנו עובדים איתם. הפעלת השירות כפופה לאישורם ולתנאיהם, המהווים חלק מההסכם שלכם לשירות זה. עמלות הסליקה והחיובים הנלווים אינם קבועים. הם נקבעים על ידי דוקמי ו/או שותפי הסליקה שלה ועשויים להשתנות מעת לעת, לרבות בעקבות שינויים אצל חברות כרטיסי האשראי, הסולקים או הבנקים. באחריותכם לבדוק באופן אקטיבי את העמלות התקפות - בפנייה אלינו או בתעריפים שאנו מפרסמים - לפני השימוש בשירות ובמהלכו. ביצוע עסקה לאחר שינוי מהווה הסכמה לעמלות המעודכנות. עמלות הסליקה נגבות לכל עסקה ואינן מוחזרות, גם אם העסקה בוטלה, זוכתה או הוכחשה. מדיניות ההחזר של 14 יום אינה חלה עליהן. בכל עסקה אתם המוכרים: אתם אחראים למוצרים ולשירותים שאתם מוכרים, להפקת מסמכי המס, להחזרים ללקוחותיכם ולעמידה בדין ובכללי חברות כרטיסי האשראי. דוקמי אינה צד לעסקאות בינכם לבין לקוחותיכם. אתם אחראים לכל הכחשת עסקה (Chargeback), ביטול, קנס ועמלה הקשורים לעסקאות שלכם. אנו ושותפינו רשאים לעכב, להחזיק או לקזז כספים המגיעים לכם, לדרוש בטוחה, או להשעות ולהפסיק את שירות הסליקה בחשד להונאה, בסיכון חריג או בהפרה. #### 7.שימוש מותר אין להשתמש בשירותים: לכל מטרה בלתי חוקית, או להפקת מסמכים כוזבים או מטעים; להעלאת תוכן שאין לכם זכות בו או שפוגע בזכויות של אחרים; לפגיעה בשירותים, להעמסתם, להנדסה לאחור שלהם או לגישה בלתי מורשית אליהם; למכירה חוזרת של השירותים ללא הסכמתנו בכתב. #### 8.התוכן והמידע שלכם הבעלות במסמכים ובנתונים שאתם מעלים (“התוכן שלכם”) נשארת שלכם. אתם מעניקים לדוקמי רישיון לאחסן, להעתיק, לעבד ולנתח את התוכן שלכם ככל הנדרש כדי לספק, לאבטח ולשפר את השירותים. אתם מצהירים שיש בידיכם כל זכות והסכמה הנדרשות לתוכן שאתם מעלים, לרבות מידע אישי של לקוחות, עובדים וספקים. באחריותכם לשמור גיבוי משלכם של רשומות שהחוק מחייב אתכם לשמור. #### 9.שירותי צד שלישי השירותים מתחברים לצדדים שלישיים - למשל WhatsApp, Telegram, עוזרי AI כמו ChatGPT, Claude ו-Gemini, תוכנות הנהלת חשבונות ומערכות רשות המסים. זמינותם והתנהלותם אינן בשליטתנו, חלים עליהם התנאים שלהם, ואיננו אחראים להם. #### 10.קניין רוחני השירותים, התוכנה, המודלים והכללים שאנו מפתחים, העיצוב והמותג דוקמי שייכים לדוקמי או למעניקי הרישיון שלה. אתם מקבלים זכות מוגבלת, לא בלעדית ולא ניתנת להעברה להשתמש בשירותים במהלך תקופת המנוי, ותו לא. משוב שתשלחו אלינו מותר לנו לשימוש חופשי. #### 11.הגבלת אחריות השירותים ניתנים כמות שהם (AS IS) ובהתאם לזמינותם. איננו מתחייבים שיפעלו ללא הפרעות או טעויות, שיתאימו למטרה מסוימת, או שתוצרים אוטומטיים יהיו מדויקים או מלאים. במידה המרבית המותרת בדין, דוקמי לא תישא באחריות לנזקים עקיפים, מיוחדים או תוצאתיים, לאובדן רווחים, הכנסות, מידע או מוניטין, או לקנסות, עיצומים, ריבית או שומות מס, הנובעים מהשימוש בשירותים או מהסתמכות על תוצריהם. האחריות הכוללת של דוקמי בגין כל טענה הקשורה לשירותים מוגבלת לסכומים ששילמתם לה בפועל עבור השירותים ב-12 החודשים שקדמו לאירוע שבגינו הועלתה הטענה. #### 12.שיפוי תשפו את דוקמי, מנהליה, עובדיה וספקיה בגין כל תביעה, נזק או הוצאה (לרבות שכר טרחת עורך דין סביר) הנובעים מהשימוש שלכם בשירותים, מהתוכן שלכם, מעסקאותיכם עם לקוחותיכם, או מהפרת תנאים אלה או הדין. #### 13.השעיה וסיום אנו רשאים להשעות או להפסיק את הגישה שלכם, בהודעה או בלעדיה, אם הפרתם את התנאים, לא שילמתם, או אם הדבר נדרש לפי דין או כדי להגן על השירותים או על אחרים. התוכן שלכם עשוי להימחק 30 יום לאחר סגירת החשבון, אלא אם החוק מחייב לשמור אותו - לכן ייצאו מראש את מה שאתם צריכים. הוראות שמטבען אמורות לחול גם לאחר סיום ההתקשרות ימשיכו לחול. #### 14.שינויים בשירותים ובתנאים אנו רשאים לשנות, להוסיף או להסיר תכונות ולהפסיק כל חלק מהשירותים. אנו רשאים לעדכן תנאים אלה בכל עת, לרבות מחירים ועמלות, בפרסום הנוסח המעודכן בעמוד זה עם תאריך עדכון חדש. בשינוי מהותי נעשה מאמץ סביר להודיע לכם בדוא״ל או בשירותים. המשך השימוש לאחר כניסת העדכון לתוקף מהווה הסכמה לו. #### 15.דין וסמכות שיפוט על תנאים אלה יחולו דיני מדינת ישראל בלבד, ולבתי המשפט המוסמכים בתל אביב-יפו תהיה סמכות השיפוט הבלעדית בכל מחלוקת. אם הוראה כלשהי תימצא בלתי אכיפה, יתר ההוראות יישארו בתוקף, ואי-אכיפת זכות אינה ויתור עליה. במקרה של סתירה בין הנוסח העברי לנוסח האנגלי, הנוסח העברי גובר. #### 16.יצירת קשר DocMe LTD, ח.פ. 517331823 · contact@docme.pro · 054-432-8898 ### מדיניות פרטיות #### 1.מי אנחנו DocMe LTD, ח.פ. 517331823, אחראית למידע האישי המתואר כאן. מדיניות זו מסבירה איזה מידע אנו אוספים דרך docme.pro, האפליקציות והשירותים שלנו, ומה אנו עושים בו, והיא חלק מתנאי השימוש. אינכם חייבים על פי חוק למסור לנו מידע אישי, אך בלעדיו ייתכן שלא נוכל לספק לכם את השירותים. #### 2.איזה מידע אנו אוספים פרטי חשבון וקשר: שם, דוא״ל, טלפון, שם העסק, מספר ח.פ. או עוסק, ופרטים שאתם שולחים לנו בטפסים, בדוא״ל, ב-WhatsApp או ב-Telegram. פרטי חיוב: מידע לתשלום ולהפקת חשבוניות. פרטי כרטיס האשראי מעובדים אצל ספקי התשלום שלנו, ואיננו שומרים מספרי כרטיס מלאים. התוכן שלכם: מסמכים, חשבוניות, קבלות וקבצים אחרים שאתם מעלים, העשויים לכלול מידע אישי על אחרים. נתוני שימוש ומכשיר: כתובת IP, סוג הדפדפן והמכשיר, עמודים שנצפו ופעולות בשירותים, הנאספים באמצעות עוגיות, אחסון מקומי וכלי אנליטיקה. נתוני סליקה: פרטי התשלומים של לקוחותיכם הנדרשים לעיבוד העסקה, להעברת הכספים ולטיפול בהכחשות. #### 3.למה אנו משתמשים במידע אספקה, תפעול ותמיכה בשירותים, לרבות עיבוד מסמכים באמצעות AI; חיוב, גבייה ושירות הסליקה; אבטחה, מניעת הונאות ואכיפת התנאים; ניתוח ושיפור השירותים; עמידה בחובות לפי דין, לרבות דיני מס וחשבונאות; הודעות שירות, ובכפוף להסכמתכם ככל שהחוק דורש - הודעות שיווקיות, שניתן להסיר את עצמכם מהן בכל עת. #### 4.עם מי אנו משתפים מידע איננו מוכרים מידע אישי. אנו משתפים אותו רק עם נותני שירותים המסייעים לנו להפעיל את השירותים (אחסון, ענן, ספקי מודלי AI, הודעות, אנליטיקה, תשלומים וסליקה) בכפוף לחובת סודיות; עם שירותים שבחרתם לחבר; עם רשויות או גורמים אחרים כשהדין מחייב או כדי להגן על זכויותינו; ועם רוכש או חליף במקרה של מיזוג, רכישה או מכירת נכסים. #### 5.העברת מידע לחו״ל חלק מספקינו מאחסנים או מעבדים מידע מחוץ לישראל. העברת המידע נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע למאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001. #### 6.מידע על הלקוחות שלכם כשאתם מעלים מידע על לקוחות, עובדים או ספקים, אתם האחראים עליו כבעלי המאגר, ועליכם לוודא שיש לכם בסיס חוקי וכל הסכמה נדרשת. דוקמי מעבדת את המידע בשמכם לצורך מתן השירותים, ופניות של אנשים אלה יש להפנות אליכם. #### 7.אבטחה ושמירת מידע אנו נוקטים אמצעים טכנולוגיים וארגוניים סבירים להגנה על המידע, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, אך אין מערכת מאובטחת לחלוטין. אנו שומרים מידע כל עוד החשבון פעיל, ולאחר מכן ככל שנדרש למטרות שלעיל, ליישוב מחלוקות או לפי דין. #### 8.עוגיות ואנליטיקה אנו משתמשים בעוגיות ובאחסון מקומי לפעולות חיוניות (כמו שמירת בחירת השפה), ובכלי אנליטיקה כגון PostHog כדי להבין כיצד נעשה שימוש באתר. ניתן לחסום או למחוק עוגיות בדפדפן, אך ייתכן שחלק מהתכונות לא יפעלו בלעדיהן. #### 9.הזכויות שלכם לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, אתם רשאים לבקש לעיין במידע האישי שאנו מחזיקים עליכם, ולבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. ניתן גם לבקש הסרה מרשימות דיוור. בקשות יש לשלוח ל-contact@docme.pro. #### 10.קטינים השירותים אינם מיועדים למי שטרם מלאו לו 18, ואיננו אוספים ביודעין מידע עליהם. #### 11.שינויים במדיניות אנו רשאים לעדכן מדיניות זו בכל עת. הנוסח העדכני מופיע תמיד בעמוד זה, יחד עם תאריך העדכון האחרון. #### 12.יצירת קשר --- ## Terms of Service & Privacy Policy | DocMe URL: https://docme.pro/en/legal ### In short Cancel within 14 days of purchase for a refund, less the cancellation fee the law allows. After 14 days, payments are non-refundable. Subscriptions and retainers are a recurring monthly payment, charged in advance, until you cancel. Credit card processing fees change from time to time - it is your responsibility to check the current fees before and while you use the service. We may update these terms at any time. The version on this page is the one in force. This summary is for convenience only; the full text below governs. ### Terms of Service #### 1.About these terms These Terms of Service (the “Terms”) govern your use of docme.pro, our apps, and every service offered by DocMe LTD, company no. 517331823 (“DocMe”, “we”), including DocMe AI, DocMe Books, DocMeDocs, DocMe Sign, DocMe Flow, the API and MCP server, bookkeeping services, and credit card processing (together, the “Services”). By creating an account, subscribing, or using the Services, you agree to these Terms and to the Privacy Policy below. If you do not agree, do not use the Services. The Services are intended for businesses and for people aged 18 or over; if you accept these Terms on behalf of a business, you confirm you are authorised to bind it. #### 2.The Services and AI output The Services use artificial intelligence and automated processing to read documents, extract data, and suggest or create journal entries, reports, and documents. Automated output may contain errors. You are responsible for reviewing and approving every result before you rely on it, report it, or send it to a third party or any authority. DocMe is a software provider. Unless we have signed a separate written agreement for a bookkeeping service, nothing in the Services is accounting, tax, or legal advice. You alone are responsible for your books, your filings, and your obligations to the Tax Authority and any other authority, including keeping records for as long as the law requires. #### 3.Your account Keep your login details confidential - you are responsible for all activity under your account. Give us accurate details and keep them up to date. If you suspect unauthorised use, tell us immediately at contact@docme.pro. #### 4.Subscriptions, retainers and payment Paid plans are subscriptions. Unless a plan states otherwise, a subscription - including a retainer for an ongoing service - is a recurring monthly payment, charged in advance at the start of each billing period, that renews automatically every month until you cancel it. If you choose annual billing, the full year is charged in advance. Prices are in Israeli shekels and exclude VAT, which is added at the rate set by law. Usage above your plan's allowance (for example, additional documents) is charged at the published rates. You authorise us and our payment providers to charge your payment method for every amount due. If a payment fails, we may suspend the Services until the account is settled, and unpaid amounts may bear interest and collection costs as permitted by law. We may change our prices. A price change applies from the billing period after we notify you, and continuing to use the Services after that means you accept it. Free trials are offered at our discretion, may be ended at any time, and continued use after a trial requires a paid plan. #### 5.Cancellation and refunds - 14 days only You may cancel a new purchase within 14 days of the transaction and receive a refund of the amount paid, less a cancellation fee of 5% of the transaction price or ₪100, whichever is lower, and less charges for usage consumed in that period (such as additional documents and processing fees). After 14 days, payments are non-refundable, including for partial billing periods and for unused allowances or features. You may cancel a subscription at any time: cancellation stops future renewals and takes effect at the end of the billing period already paid. To cancel, email contact@docme.pro or use the cancellation option in your account, where available. Nothing here limits any right you have under mandatory law, including the Consumer Protection Law, 5741-1981, where it applies to you. #### 6.Credit card processing If you use our credit card processing service, your customers' card payments are processed through licensed acquirers and payment service providers we work with. Activation is subject to their approval and their terms, which form part of your agreement for this service. Processing fees and related charges are not fixed. They are set by DocMe and/or its processing partners and may change from time to time, including following changes by card companies, acquirers, or banks. It is your responsibility to actively check the fees in effect - by contacting us or checking the rates we publish - before and while you use the service. Processing a transaction after a change means you accept the updated fees. Processing fees are charged per transaction and are non-refundable, even if a transaction is cancelled, refunded, or disputed. The 14-day refund policy does not apply to them. You are the seller in every transaction: you are responsible for the goods and services you sell, for issuing tax documents, for refunds to your customers, and for complying with the law and card network rules. DocMe is not a party to transactions between you and your customers. You are liable for every chargeback, reversal, fine, and fee connected to your transactions. We and our partners may delay, hold, or offset amounts due to you, require security, or suspend or terminate the processing service where we suspect fraud, unusual risk, or a breach. #### 7.Acceptable use You may not use the Services: for any unlawful purpose, or to issue false or misleading documents; to upload content you have no right to, or that infringes the rights of others; to harm, overload, reverse-engineer, or gain unauthorised access to the Services; to resell the Services without our written consent. #### 8.Your content and data You keep ownership of the documents and data you upload (“Your Content”). You grant DocMe a licence to host, copy, process, and analyse Your Content as needed to provide, secure, and improve the Services. You confirm you hold every right and consent needed for the content you upload, including personal data of your customers, employees, and suppliers. You are responsible for keeping your own backups of records the law requires you to keep. #### 9.Third-party services The Services connect to third parties - for example WhatsApp, Telegram, AI assistants such as ChatGPT, Claude, and Gemini, bookkeeping software, and the Tax Authority's systems. Their availability and conduct are outside our control, their own terms apply, and we are not responsible for them. #### 10.Intellectual property The Services, the software, the models and rules we develop, the design, and the DocMe brand belong to DocMe or its licensors. You receive a limited, non-exclusive, non-transferable right to use the Services during your subscription, and nothing more. We may use any feedback you send us freely. #### 11.Limitation of liability The Services are provided “as is” and “as available”. We do not warrant that they will be uninterrupted or error-free, that they suit a particular purpose, or that automated output will be accurate or complete. To the maximum extent permitted by law, DocMe is not liable for indirect, special, or consequential damages, loss of profits, revenue, data, or goodwill, or for fines, penalties, interest, or tax assessments arising from the use of the Services or reliance on their output. DocMe's total liability for any claim relating to the Services is limited to the amounts you actually paid DocMe for the Services in the 12 months before the event giving rise to the claim. #### 12.Indemnity You will indemnify DocMe, its directors, employees, and suppliers against any claim, loss, or expense (including reasonable legal fees) arising from your use of the Services, Your Content, your transactions with your customers, or your breach of these Terms or of the law. #### 13.Suspension and termination We may suspend or terminate your access, with or without notice, if you breach these Terms, fail to pay, or where the law requires it or it is needed to protect the Services or others. Your Content may be deleted 30 days after your account is closed, unless the law requires us to keep it - so export what you need beforehand. Provisions that by their nature should survive termination will survive. #### 14.Changes to the Services and these Terms We may change, add, or remove features and discontinue any part of the Services. We may update these Terms at any time, including prices and fees, by publishing the updated version on this page with a new date. For material changes we will make reasonable efforts to notify you by email or in the Services. Continuing to use the Services after an update takes effect means you accept it. #### 15.Governing law and jurisdiction These Terms are governed solely by the laws of the State of Israel, and the competent courts in Tel Aviv-Jaffa have exclusive jurisdiction over any dispute. If any provision is found unenforceable, the rest remain in force, and not enforcing a right is not a waiver of it. If the Hebrew and English versions differ, the Hebrew version prevails. #### 16.Contact DocMe LTD, company no. 517331823 · contact@docme.pro · 054-432-8898 ### Privacy Policy #### 1.Who we are DocMe LTD, company no. 517331823, is responsible for the personal data described here. This policy explains what we collect through docme.pro, our apps, and the Services, and what we do with it; it forms part of the Terms of Service. You are not legally required to give us personal data, but without it we may be unable to provide the Services. #### 2.What we collect Account and contact details: name, email, phone, business name, company or business number, and anything you send us through forms, email, WhatsApp, or Telegram. Billing details: payment and invoicing information. Card details are processed by our payment providers; we do not store full card numbers. Your Content: documents, invoices, receipts, and other files you upload, which may include personal data about others. Usage and device data: IP address, browser and device type, pages viewed, and actions in the Services, collected through cookies, local storage, and analytics tools. Processing data: details of your customers' payments needed to process transactions, settle funds, and handle disputes. #### 3.How we use it to provide, operate, and support the Services, including AI processing of documents; for billing, collection, and the card processing service; for security, fraud prevention, and enforcing our Terms; to analyse and improve the Services; to comply with legal obligations, including tax and accounting law; to send service messages and, with your consent where the law requires it, marketing messages you can opt out of at any time. #### 4.Who we share it with We do not sell personal data. We share it only with service providers that help us run the Services (hosting, cloud storage, AI model providers, messaging, analytics, payments, and card processing) under confidentiality obligations; with services you choose to connect; with authorities or others where the law requires it or to protect our rights; and with a buyer or successor in a merger, acquisition, or sale of assets. #### 5.International transfers Some of our providers store or process data outside Israel. We transfer data abroad in accordance with the Privacy Protection (Transfer of Data to Databases Abroad) Regulations, 5761-2001. #### 6.Your customers' data When you upload data about your customers, employees, or suppliers, you are responsible for it as the database owner and must have a lawful basis and any required consent. DocMe processes that data on your behalf to provide the Services, and requests from those individuals should be directed to you. #### 7.Security and retention We use reasonable technical and organisational measures to protect personal data, in line with the Privacy Protection (Data Security) Regulations, 5777-2017, but no system is completely secure. We keep data while your account is active and afterwards for as long as needed for the purposes above, to resolve disputes, or as the law requires. #### 8.Cookies and analytics We use cookies and local storage for essential functions (such as remembering your language) and analytics tools such as PostHog to understand how the site is used. You can block or delete cookies in your browser, though some features may not work without them. #### 9.Your rights Under the Privacy Protection Law, 5741-1981, you may ask to review the personal data we hold about you and to correct or delete data that is inaccurate, incomplete, unclear, or out of date. You may also ask to be removed from marketing lists. Send requests to contact@docme.pro. #### 10.Children The Services are not intended for anyone under 18, and we do not knowingly collect their data. #### 11.Changes to this policy We may update this policy at any time. The current version is always on this page, with its last updated date. #### 12.Contact --- ## תנאי שימוש ומדיניות פרטיות | דוקמי DocMe URL: https://docme.pro/legal ### בקצרה ביטול בתוך 14 יום ממועד הרכישה מזכה בהחזר, בניכוי דמי ביטול כדין. לאחר 14 יום התשלומים אינם מוחזרים. מנוי וריטיינר הם תשלום חודשי מתחדש, הנגבה מראש, עד לביטול. עמלות סליקת האשראי משתנות מעת לעת - באחריותכם לבדוק את העמלות העדכניות לפני השימוש בשירות ובמהלכו. אנו רשאים לעדכן את התנאים בכל עת. הנוסח שמופיע בעמוד זה הוא הנוסח המחייב. תקציר זה נועד לנוחות בלבד; הנוסח המלא שלהלן הוא המחייב. התנאים מנוסחים בלשון רבים ומיועדים לכל המגדרים. ### תנאי שימוש #### 1.על תנאים אלה תנאי שימוש אלה (“התנאים”) חלים על השימוש באתר docme.pro, באפליקציות ובכל שירות שמציעה חברת DocMe LTD, ח.פ. 517331823 (“דוקמי” או “אנחנו”), לרבות DocMe AI, DocMe Books, DocMeDocs, DocMe Sign, DocMe Flow, ה-API ושרת ה-MCP, שירותי הנהלת חשבונות ושירות סליקת אשראי (יחד: “השירותים”). ביצירת חשבון, ברכישת מנוי או בשימוש בשירותים אתם מסכימים לתנאים אלה ולמדיניות הפרטיות שלהלן. אם אינכם מסכימים - אל תשתמשו בשירותים. השירותים מיועדים לעסקים ולבני 18 ומעלה, ומי שמקבל את התנאים בשם עסק מצהיר שהוא מוסמך לחייב אותו. #### 2.השירותים ותוצרי ה-AI השירותים משתמשים בבינה מלאכותית ובעיבוד אוטומטי כדי לקרוא מסמכים, לחלץ נתונים, ולהציע או ליצור פקודות יומן, דוחות ומסמכים. תוצרים אוטומטיים עלולים לכלול טעויות, ובאחריותכם לבדוק ולאשר כל תוצר לפני שאתם מסתמכים עליו, מדווחים עליו או שולחים אותו לצד שלישי או לרשות כלשהי. דוקמי היא ספקית תוכנה. אלא אם נחתם איתנו הסכם נפרד בכתב לשירותי הנהלת חשבונות, דבר בשירותים אינו ייעוץ חשבונאי, מיסויי או משפטי. האחריות לספרים שלכם, לדיווחים ולחובותיכם כלפי רשות המסים וכל רשות אחרת - לרבות שמירת רשומות לתקופה הנדרשת בחוק - חלה עליכם בלבד. #### 3.החשבון שלכם שמרו את פרטי ההתחברות בסוד - אתם אחראים לכל פעולה שנעשית בחשבונכם. מסרו פרטים נכונים ועדכנו אותם. אם אתם חושדים בשימוש לא מורשה, עדכנו אותנו מיד בכתובת contact@docme.pro. #### 4.מנויים, ריטיינר ותשלום תוכניות בתשלום הן מנויים. אלא אם נקבע אחרת בתוכנית, מנוי - לרבות ריטיינר לשירות שוטף - הוא תשלום חודשי מתחדש, הנגבה מראש בתחילת כל תקופת חיוב ומתחדש אוטומטית מדי חודש עד לביטולו. בחירה בחיוב שנתי משמעה תשלום מראש על השנה כולה. המחירים נקובים בשקלים ואינם כוללים מע״מ, שיתווסף בשיעור הקבוע בחוק. שימוש מעבר למכסת התוכנית (למשל מסמכים נוספים) מחויב לפי התעריפים המפורסמים. אתם מרשים לנו ולספקי התשלום שלנו לחייב את אמצעי התשלום שלכם בכל סכום שמגיע. אם תשלום נכשל, נוכל להשעות את השירותים עד להסדרת החוב, ועל סכומים שלא שולמו עשויים לחול ריבית והוצאות גבייה כדין. אנו רשאים לשנות מחירים. שינוי מחיר יחול מתקופת החיוב שאחרי ההודעה עליו, והמשך השימוש לאחר מכן מהווה הסכמה לו. תקופות ניסיון ניתנות לפי שיקול דעתנו, ניתן להפסיקן בכל עת, והמשך השימוש לאחר תומן מחייב תוכנית בתשלום. #### 5.ביטול והחזרים - 14 יום בלבד ניתן לבטל רכישה חדשה בתוך 14 יום ממועד העסקה ולקבל החזר של הסכום ששולם, בניכוי דמי ביטול בשיעור 5% ממחיר העסקה או 100 ₪ - הנמוך מביניהם - ובניכוי חיובים בגין שימוש שנצרך באותה תקופה (כגון מסמכים נוספים ועמלות סליקה). לאחר 14 יום התשלומים אינם ניתנים להחזר, לרבות עבור חלקי תקופת חיוב ועבור מכסות או תכונות שלא נוצלו. ניתן לבטל מנוי בכל עת: הביטול עוצר את החידושים הבאים ונכנס לתוקף בתום תקופת החיוב ששולמה. לביטול, שלחו הודעה ל-contact@docme.pro או השתמשו באפשרות הביטול בחשבון, ככל שקיימת. אין באמור כדי לגרוע מזכות שאין להתנות עליה לפי דין, לרבות חוק הגנת הצרכן, התשמ״א-1981, ככל שהוא חל עליכם. #### 6.סליקת אשראי אם אתם משתמשים בשירות סליקת האשראי שלנו, תשלומי כרטיסי האשראי של הלקוחות שלכם מעובדים באמצעות סולקים ונותני שירותי תשלום מורשים שאנו עובדים איתם. הפעלת השירות כפופה לאישורם ולתנאיהם, המהווים חלק מההסכם שלכם לשירות זה. עמלות הסליקה והחיובים הנלווים אינם קבועים. הם נקבעים על ידי דוקמי ו/או שותפי הסליקה שלה ועשויים להשתנות מעת לעת, לרבות בעקבות שינויים אצל חברות כרטיסי האשראי, הסולקים או הבנקים. באחריותכם לבדוק באופן אקטיבי את העמלות התקפות - בפנייה אלינו או בתעריפים שאנו מפרסמים - לפני השימוש בשירות ובמהלכו. ביצוע עסקה לאחר שינוי מהווה הסכמה לעמלות המעודכנות. עמלות הסליקה נגבות לכל עסקה ואינן מוחזרות, גם אם העסקה בוטלה, זוכתה או הוכחשה. מדיניות ההחזר של 14 יום אינה חלה עליהן. בכל עסקה אתם המוכרים: אתם אחראים למוצרים ולשירותים שאתם מוכרים, להפקת מסמכי המס, להחזרים ללקוחותיכם ולעמידה בדין ובכללי חברות כרטיסי האשראי. דוקמי אינה צד לעסקאות בינכם לבין לקוחותיכם. אתם אחראים לכל הכחשת עסקה (Chargeback), ביטול, קנס ועמלה הקשורים לעסקאות שלכם. אנו ושותפינו רשאים לעכב, להחזיק או לקזז כספים המגיעים לכם, לדרוש בטוחה, או להשעות ולהפסיק את שירות הסליקה בחשד להונאה, בסיכון חריג או בהפרה. #### 7.שימוש מותר אין להשתמש בשירותים: לכל מטרה בלתי חוקית, או להפקת מסמכים כוזבים או מטעים; להעלאת תוכן שאין לכם זכות בו או שפוגע בזכויות של אחרים; לפגיעה בשירותים, להעמסתם, להנדסה לאחור שלהם או לגישה בלתי מורשית אליהם; למכירה חוזרת של השירותים ללא הסכמתנו בכתב. #### 8.התוכן והמידע שלכם הבעלות במסמכים ובנתונים שאתם מעלים (“התוכן שלכם”) נשארת שלכם. אתם מעניקים לדוקמי רישיון לאחסן, להעתיק, לעבד ולנתח את התוכן שלכם ככל הנדרש כדי לספק, לאבטח ולשפר את השירותים. אתם מצהירים שיש בידיכם כל זכות והסכמה הנדרשות לתוכן שאתם מעלים, לרבות מידע אישי של לקוחות, עובדים וספקים. באחריותכם לשמור גיבוי משלכם של רשומות שהחוק מחייב אתכם לשמור. #### 9.שירותי צד שלישי השירותים מתחברים לצדדים שלישיים - למשל WhatsApp, Telegram, עוזרי AI כמו ChatGPT, Claude ו-Gemini, תוכנות הנהלת חשבונות ומערכות רשות המסים. זמינותם והתנהלותם אינן בשליטתנו, חלים עליהם התנאים שלהם, ואיננו אחראים להם. #### 10.קניין רוחני השירותים, התוכנה, המודלים והכללים שאנו מפתחים, העיצוב והמותג דוקמי שייכים לדוקמי או למעניקי הרישיון שלה. אתם מקבלים זכות מוגבלת, לא בלעדית ולא ניתנת להעברה להשתמש בשירותים במהלך תקופת המנוי, ותו לא. משוב שתשלחו אלינו מותר לנו לשימוש חופשי. #### 11.הגבלת אחריות השירותים ניתנים כמות שהם (AS IS) ובהתאם לזמינותם. איננו מתחייבים שיפעלו ללא הפרעות או טעויות, שיתאימו למטרה מסוימת, או שתוצרים אוטומטיים יהיו מדויקים או מלאים. במידה המרבית המותרת בדין, דוקמי לא תישא באחריות לנזקים עקיפים, מיוחדים או תוצאתיים, לאובדן רווחים, הכנסות, מידע או מוניטין, או לקנסות, עיצומים, ריבית או שומות מס, הנובעים מהשימוש בשירותים או מהסתמכות על תוצריהם. האחריות הכוללת של דוקמי בגין כל טענה הקשורה לשירותים מוגבלת לסכומים ששילמתם לה בפועל עבור השירותים ב-12 החודשים שקדמו לאירוע שבגינו הועלתה הטענה. #### 12.שיפוי תשפו את דוקמי, מנהליה, עובדיה וספקיה בגין כל תביעה, נזק או הוצאה (לרבות שכר טרחת עורך דין סביר) הנובעים מהשימוש שלכם בשירותים, מהתוכן שלכם, מעסקאותיכם עם לקוחותיכם, או מהפרת תנאים אלה או הדין. #### 13.השעיה וסיום אנו רשאים להשעות או להפסיק את הגישה שלכם, בהודעה או בלעדיה, אם הפרתם את התנאים, לא שילמתם, או אם הדבר נדרש לפי דין או כדי להגן על השירותים או על אחרים. התוכן שלכם עשוי להימחק 30 יום לאחר סגירת החשבון, אלא אם החוק מחייב לשמור אותו - לכן ייצאו מראש את מה שאתם צריכים. הוראות שמטבען אמורות לחול גם לאחר סיום ההתקשרות ימשיכו לחול. #### 14.שינויים בשירותים ובתנאים אנו רשאים לשנות, להוסיף או להסיר תכונות ולהפסיק כל חלק מהשירותים. אנו רשאים לעדכן תנאים אלה בכל עת, לרבות מחירים ועמלות, בפרסום הנוסח המעודכן בעמוד זה עם תאריך עדכון חדש. בשינוי מהותי נעשה מאמץ סביר להודיע לכם בדוא״ל או בשירותים. המשך השימוש לאחר כניסת העדכון לתוקף מהווה הסכמה לו. #### 15.דין וסמכות שיפוט על תנאים אלה יחולו דיני מדינת ישראל בלבד, ולבתי המשפט המוסמכים בתל אביב-יפו תהיה סמכות השיפוט הבלעדית בכל מחלוקת. אם הוראה כלשהי תימצא בלתי אכיפה, יתר ההוראות יישארו בתוקף, ואי-אכיפת זכות אינה ויתור עליה. במקרה של סתירה בין הנוסח העברי לנוסח האנגלי, הנוסח העברי גובר. #### 16.יצירת קשר DocMe LTD, ח.פ. 517331823 · contact@docme.pro · 054-432-8898 ### מדיניות פרטיות #### 1.מי אנחנו DocMe LTD, ח.פ. 517331823, אחראית למידע האישי המתואר כאן. מדיניות זו מסבירה איזה מידע אנו אוספים דרך docme.pro, האפליקציות והשירותים שלנו, ומה אנו עושים בו, והיא חלק מתנאי השימוש. אינכם חייבים על פי חוק למסור לנו מידע אישי, אך בלעדיו ייתכן שלא נוכל לספק לכם את השירותים. #### 2.איזה מידע אנו אוספים פרטי חשבון וקשר: שם, דוא״ל, טלפון, שם העסק, מספר ח.פ. או עוסק, ופרטים שאתם שולחים לנו בטפסים, בדוא״ל, ב-WhatsApp או ב-Telegram. פרטי חיוב: מידע לתשלום ולהפקת חשבוניות. פרטי כרטיס האשראי מעובדים אצל ספקי התשלום שלנו, ואיננו שומרים מספרי כרטיס מלאים. התוכן שלכם: מסמכים, חשבוניות, קבלות וקבצים אחרים שאתם מעלים, העשויים לכלול מידע אישי על אחרים. נתוני שימוש ומכשיר: כתובת IP, סוג הדפדפן והמכשיר, עמודים שנצפו ופעולות בשירותים, הנאספים באמצעות עוגיות, אחסון מקומי וכלי אנליטיקה. נתוני סליקה: פרטי התשלומים של לקוחותיכם הנדרשים לעיבוד העסקה, להעברת הכספים ולטיפול בהכחשות. #### 3.למה אנו משתמשים במידע אספקה, תפעול ותמיכה בשירותים, לרבות עיבוד מסמכים באמצעות AI; חיוב, גבייה ושירות הסליקה; אבטחה, מניעת הונאות ואכיפת התנאים; ניתוח ושיפור השירותים; עמידה בחובות לפי דין, לרבות דיני מס וחשבונאות; הודעות שירות, ובכפוף להסכמתכם ככל שהחוק דורש - הודעות שיווקיות, שניתן להסיר את עצמכם מהן בכל עת. #### 4.עם מי אנו משתפים מידע איננו מוכרים מידע אישי. אנו משתפים אותו רק עם נותני שירותים המסייעים לנו להפעיל את השירותים (אחסון, ענן, ספקי מודלי AI, הודעות, אנליטיקה, תשלומים וסליקה) בכפוף לחובת סודיות; עם שירותים שבחרתם לחבר; עם רשויות או גורמים אחרים כשהדין מחייב או כדי להגן על זכויותינו; ועם רוכש או חליף במקרה של מיזוג, רכישה או מכירת נכסים. #### 5.העברת מידע לחו״ל חלק מספקינו מאחסנים או מעבדים מידע מחוץ לישראל. העברת המידע נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע למאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001. #### 6.מידע על הלקוחות שלכם כשאתם מעלים מידע על לקוחות, עובדים או ספקים, אתם האחראים עליו כבעלי המאגר, ועליכם לוודא שיש לכם בסיס חוקי וכל הסכמה נדרשת. דוקמי מעבדת את המידע בשמכם לצורך מתן השירותים, ופניות של אנשים אלה יש להפנות אליכם. #### 7.אבטחה ושמירת מידע אנו נוקטים אמצעים טכנולוגיים וארגוניים סבירים להגנה על המידע, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, אך אין מערכת מאובטחת לחלוטין. אנו שומרים מידע כל עוד החשבון פעיל, ולאחר מכן ככל שנדרש למטרות שלעיל, ליישוב מחלוקות או לפי דין. #### 8.עוגיות ואנליטיקה אנו משתמשים בעוגיות ובאחסון מקומי לפעולות חיוניות (כמו שמירת בחירת השפה), ובכלי אנליטיקה כגון PostHog כדי להבין כיצד נעשה שימוש באתר. ניתן לחסום או למחוק עוגיות בדפדפן, אך ייתכן שחלק מהתכונות לא יפעלו בלעדיהן. #### 9.הזכויות שלכם לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, אתם רשאים לבקש לעיין במידע האישי שאנו מחזיקים עליכם, ולבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן. ניתן גם לבקש הסרה מרשימות דיוור. בקשות יש לשלוח ל-contact@docme.pro. #### 10.קטינים השירותים אינם מיועדים למי שטרם מלאו לו 18, ואיננו אוספים ביודעין מידע עליהם. #### 11.שינויים במדיניות אנו רשאים לעדכן מדיניות זו בכל עת. הנוסח העדכני מופיע תמיד בעמוד זה, יחד עם תאריך העדכון האחרון. #### 12.יצירת קשר --- ## Terms of Service & Privacy Policy | DocMe URL: https://docme.pro/en/legal ### In short Cancel within 14 days of purchase for a refund, less the cancellation fee the law allows. After 14 days, payments are non-refundable. Subscriptions and retainers are a recurring monthly payment, charged in advance, until you cancel. Credit card processing fees change from time to time - it is your responsibility to check the current fees before and while you use the service. We may update these terms at any time. The version on this page is the one in force. This summary is for convenience only; the full text below governs. ### Terms of Service #### 1.About these terms These Terms of Service (the “Terms”) govern your use of docme.pro, our apps, and every service offered by DocMe LTD, company no. 517331823 (“DocMe”, “we”), including DocMe AI, DocMe Books, DocMeDocs, DocMe Sign, DocMe Flow, the API and MCP server, bookkeeping services, and credit card processing (together, the “Services”). By creating an account, subscribing, or using the Services, you agree to these Terms and to the Privacy Policy below. If you do not agree, do not use the Services. The Services are intended for businesses and for people aged 18 or over; if you accept these Terms on behalf of a business, you confirm you are authorised to bind it. #### 2.The Services and AI output The Services use artificial intelligence and automated processing to read documents, extract data, and suggest or create journal entries, reports, and documents. Automated output may contain errors. You are responsible for reviewing and approving every result before you rely on it, report it, or send it to a third party or any authority. DocMe is a software provider. Unless we have signed a separate written agreement for a bookkeeping service, nothing in the Services is accounting, tax, or legal advice. You alone are responsible for your books, your filings, and your obligations to the Tax Authority and any other authority, including keeping records for as long as the law requires. #### 3.Your account Keep your login details confidential - you are responsible for all activity under your account. Give us accurate details and keep them up to date. If you suspect unauthorised use, tell us immediately at contact@docme.pro. #### 4.Subscriptions, retainers and payment Paid plans are subscriptions. Unless a plan states otherwise, a subscription - including a retainer for an ongoing service - is a recurring monthly payment, charged in advance at the start of each billing period, that renews automatically every month until you cancel it. If you choose annual billing, the full year is charged in advance. Prices are in Israeli shekels and exclude VAT, which is added at the rate set by law. Usage above your plan's allowance (for example, additional documents) is charged at the published rates. You authorise us and our payment providers to charge your payment method for every amount due. If a payment fails, we may suspend the Services until the account is settled, and unpaid amounts may bear interest and collection costs as permitted by law. We may change our prices. A price change applies from the billing period after we notify you, and continuing to use the Services after that means you accept it. Free trials are offered at our discretion, may be ended at any time, and continued use after a trial requires a paid plan. #### 5.Cancellation and refunds - 14 days only You may cancel a new purchase within 14 days of the transaction and receive a refund of the amount paid, less a cancellation fee of 5% of the transaction price or ₪100, whichever is lower, and less charges for usage consumed in that period (such as additional documents and processing fees). After 14 days, payments are non-refundable, including for partial billing periods and for unused allowances or features. You may cancel a subscription at any time: cancellation stops future renewals and takes effect at the end of the billing period already paid. To cancel, email contact@docme.pro or use the cancellation option in your account, where available. Nothing here limits any right you have under mandatory law, including the Consumer Protection Law, 5741-1981, where it applies to you. #### 6.Credit card processing If you use our credit card processing service, your customers' card payments are processed through licensed acquirers and payment service providers we work with. Activation is subject to their approval and their terms, which form part of your agreement for this service. Processing fees and related charges are not fixed. They are set by DocMe and/or its processing partners and may change from time to time, including following changes by card companies, acquirers, or banks. It is your responsibility to actively check the fees in effect - by contacting us or checking the rates we publish - before and while you use the service. Processing a transaction after a change means you accept the updated fees. Processing fees are charged per transaction and are non-refundable, even if a transaction is cancelled, refunded, or disputed. The 14-day refund policy does not apply to them. You are the seller in every transaction: you are responsible for the goods and services you sell, for issuing tax documents, for refunds to your customers, and for complying with the law and card network rules. DocMe is not a party to transactions between you and your customers. You are liable for every chargeback, reversal, fine, and fee connected to your transactions. We and our partners may delay, hold, or offset amounts due to you, require security, or suspend or terminate the processing service where we suspect fraud, unusual risk, or a breach. #### 7.Acceptable use You may not use the Services: for any unlawful purpose, or to issue false or misleading documents; to upload content you have no right to, or that infringes the rights of others; to harm, overload, reverse-engineer, or gain unauthorised access to the Services; to resell the Services without our written consent. #### 8.Your content and data You keep ownership of the documents and data you upload (“Your Content”). You grant DocMe a licence to host, copy, process, and analyse Your Content as needed to provide, secure, and improve the Services. You confirm you hold every right and consent needed for the content you upload, including personal data of your customers, employees, and suppliers. You are responsible for keeping your own backups of records the law requires you to keep. #### 9.Third-party services The Services connect to third parties - for example WhatsApp, Telegram, AI assistants such as ChatGPT, Claude, and Gemini, bookkeeping software, and the Tax Authority's systems. Their availability and conduct are outside our control, their own terms apply, and we are not responsible for them. #### 10.Intellectual property The Services, the software, the models and rules we develop, the design, and the DocMe brand belong to DocMe or its licensors. You receive a limited, non-exclusive, non-transferable right to use the Services during your subscription, and nothing more. We may use any feedback you send us freely. #### 11.Limitation of liability The Services are provided “as is” and “as available”. We do not warrant that they will be uninterrupted or error-free, that they suit a particular purpose, or that automated output will be accurate or complete. To the maximum extent permitted by law, DocMe is not liable for indirect, special, or consequential damages, loss of profits, revenue, data, or goodwill, or for fines, penalties, interest, or tax assessments arising from the use of the Services or reliance on their output. DocMe's total liability for any claim relating to the Services is limited to the amounts you actually paid DocMe for the Services in the 12 months before the event giving rise to the claim. #### 12.Indemnity You will indemnify DocMe, its directors, employees, and suppliers against any claim, loss, or expense (including reasonable legal fees) arising from your use of the Services, Your Content, your transactions with your customers, or your breach of these Terms or of the law. #### 13.Suspension and termination We may suspend or terminate your access, with or without notice, if you breach these Terms, fail to pay, or where the law requires it or it is needed to protect the Services or others. Your Content may be deleted 30 days after your account is closed, unless the law requires us to keep it - so export what you need beforehand. Provisions that by their nature should survive termination will survive. #### 14.Changes to the Services and these Terms We may change, add, or remove features and discontinue any part of the Services. We may update these Terms at any time, including prices and fees, by publishing the updated version on this page with a new date. For material changes we will make reasonable efforts to notify you by email or in the Services. Continuing to use the Services after an update takes effect means you accept it. #### 15.Governing law and jurisdiction These Terms are governed solely by the laws of the State of Israel, and the competent courts in Tel Aviv-Jaffa have exclusive jurisdiction over any dispute. If any provision is found unenforceable, the rest remain in force, and not enforcing a right is not a waiver of it. If the Hebrew and English versions differ, the Hebrew version prevails. #### 16.Contact DocMe LTD, company no. 517331823 · contact@docme.pro · 054-432-8898 ### Privacy Policy #### 1.Who we are DocMe LTD, company no. 517331823, is responsible for the personal data described here. This policy explains what we collect through docme.pro, our apps, and the Services, and what we do with it; it forms part of the Terms of Service. You are not legally required to give us personal data, but without it we may be unable to provide the Services. #### 2.What we collect Account and contact details: name, email, phone, business name, company or business number, and anything you send us through forms, email, WhatsApp, or Telegram. Billing details: payment and invoicing information. Card details are processed by our payment providers; we do not store full card numbers. Your Content: documents, invoices, receipts, and other files you upload, which may include personal data about others. Usage and device data: IP address, browser and device type, pages viewed, and actions in the Services, collected through cookies, local storage, and analytics tools. Processing data: details of your customers' payments needed to process transactions, settle funds, and handle disputes. #### 3.How we use it to provide, operate, and support the Services, including AI processing of documents; for billing, collection, and the card processing service; for security, fraud prevention, and enforcing our Terms; to analyse and improve the Services; to comply with legal obligations, including tax and accounting law; to send service messages and, with your consent where the law requires it, marketing messages you can opt out of at any time. #### 4.Who we share it with We do not sell personal data. We share it only with service providers that help us run the Services (hosting, cloud storage, AI model providers, messaging, analytics, payments, and card processing) under confidentiality obligations; with services you choose to connect; with authorities or others where the law requires it or to protect our rights; and with a buyer or successor in a merger, acquisition, or sale of assets. #### 5.International transfers Some of our providers store or process data outside Israel. We transfer data abroad in accordance with the Privacy Protection (Transfer of Data to Databases Abroad) Regulations, 5761-2001. #### 6.Your customers' data When you upload data about your customers, employees, or suppliers, you are responsible for it as the database owner and must have a lawful basis and any required consent. DocMe processes that data on your behalf to provide the Services, and requests from those individuals should be directed to you. #### 7.Security and retention We use reasonable technical and organisational measures to protect personal data, in line with the Privacy Protection (Data Security) Regulations, 5777-2017, but no system is completely secure. We keep data while your account is active and afterwards for as long as needed for the purposes above, to resolve disputes, or as the law requires. #### 8.Cookies and analytics We use cookies and local storage for essential functions (such as remembering your language) and analytics tools such as PostHog to understand how the site is used. You can block or delete cookies in your browser, though some features may not work without them. #### 9.Your rights Under the Privacy Protection Law, 5741-1981, you may ask to review the personal data we hold about you and to correct or delete data that is inaccurate, incomplete, unclear, or out of date. You may also ask to be removed from marketing lists. Send requests to contact@docme.pro. #### 10.Children The Services are not intended for anyone under 18, and we do not knowingly collect their data. #### 11.Changes to this policy We may update this policy at any time. The current version is always on this page, with its last updated date. #### 12.Contact --- # Articles ## אינטגרציה בין DocMe לתוכנת עצמאית: פקודות יומן אוטומטיות בלי ייבוא Excel או API URL: https://docme.pro/blog/docme-atzmait-integration Language: he # אינטגרציה בין DocMe לתוכנת עצמאית: פקודות יומן אוטומטיות בלי ייבוא Excel או API מי שעובד עם תוכנת עצמאית מכיר את היתרון הגדול שלה: תוכנת הנהלת חשבונות מוכרת, יציבה ונוחה לניהול שוטף של עסק. אבל בתהליכי עבודה מסוימים קיימת מגבלה שמקשה על אוטומציה מלאה: ההצעה או החבילה הקיימת לא תמיד מאפשרת ייבוא קבצי Excel, וגם לא תמיד מאפשרת חיבור API אוטומטי. במצב כזה, הרבה עסקים ומשרדי הנהלת חשבונות נשארים עם עבודה ידנית: לפתוח חשבונית, לזהות ספק, סכום, מע"מ, תאריך, חשבון חובה, חשבון זכות, ואז להקליד פקודת יומן. זו עבודה שחוזרת על עצמה, גוזלת זמן, ומגדילה את הסיכון לטעויות. האינטגרציה בין DocMe לעצמאית נועדה לפתור בדיוק את השלב הזה. DocMe לא מחייבת אתכם להחליף את עצמאית ולא דורשת לשנות את תוכנת הנהלת החשבונות. במקום זה, היא מוסיפה שכבת אוטומציה חכמה שמטפלת במסמכים, מנתחת אותם, ומייצרת פקודות יומן אוטומטיות שמותאמות לתהליך העבודה שלכם. ## למה עסקים שעובדים עם עצמאית צריכים אוטומציה סביב המסמכים? האתגר בהנהלת חשבונות הוא לא רק לשמור מסמכים. האתגר האמיתי הוא להפוך כל מסמך לפעולה חשבונאית נכונה. חשבונית ספק, קבלה, הוצאה משרדית, חשמל, שכירות, דלק או שירות מקצועי - כל אחד מהם צריך להירשם בצורה מסודרת. כאשר אין ייבוא Excel ואין API אוטומטי, התהליך הידני יוצר כמה בעיות קבועות: - זמן עבודה גבוה על הקלדת פקודות יומן חוזרות. - סיכון לטעויות בהעתקת סכומים, תאריכים ומספרי אסמכתא. - קושי לשמור על אחידות בין משתמשים שונים במשרד. - עומס בתקופות דיווח ובסוף חודש. - תלות בעובד שמכיר בעל פה את כללי הסיווג לכל ספק. DocMe נבנתה כדי להוריד את העבודה השחורה מהתהליך. המערכת קוראת מסמכים, מזהה ספקים, מחלצת סכומים, תאריכים, מע"מ ונתונים חשבונאיים, ומייצרת פקודת יומן מובנית לפי החוקים שלכם. ## איך DocMe יוצרת פקודות יומן אוטומטיות עבור עצמאית התהליך מתחיל בקליטת המסמך. אפשר להעלות קובץ לממשק Web, לשלוח מסמכים למייל ייעודי, להשתמש בטלגרם, לשלוח דרך וואטסאפ, לשתף קובץ מהטלפון או לסרוק מסמך באפליקציה. לאחר הקליטה, DocMe מבצעת ניתוח AI למסמך ומחלצת את הנתונים החשובים: - שם ספק או לקוח. - מספר ח.פ או עוסק, כאשר הוא מופיע במסמך. - תאריך מסמך ותאריך ערך. - סכום כולל, סכום נטו ומע"מ. - מספר חשבונית או אסמכתא. - סוג הוצאה או סוג עסקה. - חשבון חובה וחשבון זכות לפי כללי המשרד. לאחר מכן המערכת בונה פקודת יומן מלאה. הפקודה כוללת את השורות החשבונאיות הנדרשות, את החלוקה בין חובה וזכות, את סכומי המע"מ ואת האסמכתאות הרלוונטיות. אם קיימים חוקים קבועים לספק מסוים, DocMe יכולה להפעיל אותם באופן אוטומטי כדי לשמור על עקביות. התוצאה היא תהליך שבו עצמאית נשארת תוכנת הנהלת החשבונות המרכזית, ו-DocMe מכינה את העבודה שמסביב: קליטת המסמכים, חילוץ הנתונים, סיווג חשבונאי ויצירת פקודות יומן מסודרות. ## הפתרון למגבלת Excel ו-API בעצמאית בחלק ממערכות הנהלת החשבונות, משתמשים מצפים לפתור אוטומציה באמצעות ייבוא Excel או API. אבל כאשר האפשרויות האלה לא זמינות בחבילה או בהצעה הקיימת של עצמאית, אין סיבה לחזור לעבוד ידנית מהתחלה. האינטגרציה של DocMe עם עצמאית מתמקדת בתוצאה העסקית: יצירת פקודות יומן אוטומטיות שמוכנות להמשך עבודה בתהליך שלכם. כלומר, גם בלי ייבוא Excel וגם בלי חיבור API אוטומטי, DocMe מאפשרת להוציא מהמסמכים את המידע הנדרש, לבנות פקודות יומן תקניות, ולהכניס סדר לתהליך העבודה. זה חשוב במיוחד לעסקים ומשרדי הנהלת חשבונות שלא רוצים להחליף תוכנה קיימת. במקום לשנות מערכת, משנים את העבודה שמסביב אליה: פחות הקלדה, פחות בדיקות חוזרות, פחות חיפוש מסמכים, ויותר בקרה. ## דוגמה מעשית: מחשבונית ספק לפקודת יומן בעצמאית נניח שמשרד מקבל בכל חודש עשרות חשבוניות מספקים קבועים: חשמל, תקשורת, שכירות, שירותי מחשוב, ציוד משרדי ופרילנסרים. בעבר, כל חשבונית הייתה עוברת ידנית לעובד הנהלת חשבונות. עם DocMe, התהליך נראה אחרת: - החשבונית נשלחת למייל הייעודי של העסק או מועלת למערכת. - DocMe מזהה את הספק ואת פרטי החשבונית. - המערכת מחשבת סכום נטו, מע"מ וסכום כולל. - מנוע החוקים משייך את החשבונית לחשבון ההוצאה המתאים. - נוצרת פקודת יומן עם חובה, זכות, סכום ואסמכתא. - המשתמש בודק את הנתונים ומאשר את הפקודה. - הפקודה מוכנה להמשך עבודה מול עצמאית לפי תהליך המשרד. במקום לפתוח כל PDF ולהקליד נתון אחרי נתון, המשתמש מתמקד בבקרה ואישור. זו נקודה משמעותית: אוטומציה טובה בהנהלת חשבונות לא מבטלת אחריות מקצועית. היא מורידה את העבודה הידנית ומשאירה לאיש המקצוע את הבדיקה, האישור וההחלטה. ## למי האינטגרציה מתאימה? האינטגרציה בין DocMe לעצמאית מתאימה במיוחד למי שכבר עובד עם עצמאית ורוצה לשפר את תהליך קליטת המסמכים ורישום פקודות היומן. היא רלוונטית עבור: - עצמאים ובעלי עסקים שמקבלים הרבה חשבוניות הוצאה. - משרדי הנהלת חשבונות שמטפלים במסמכים של לקוחות רבים. - רואי חשבון שרוצים לצמצם עבודה ידנית לפני תקופות דיווח. - חברות שירותים עם הוצאות חוזרות מספקים קבועים. - צוותי תפעול וכספים שרוצים שכל המסמכים יהיו במקום אחד. DocMe כוללת גם ארכיון דיגיטלי, סינון וחיפוש מסמכים, ערוצי העלאה מגוונים ותמיכה מלאה בעברית. כך אפשר לא רק ליצור פקודות יומן, אלא גם לנהל את כל המסמכים בצורה נוחה וברורה. ## טעויות שכדאי להימנע מהן בהטמעת האינטגרציה כדי שהעבודה עם DocMe ועצמאית תהיה יעילה, כדאי להגדיר נכון את התהליך כבר בהתחלה. טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן: - להתחיל בלי רשימת ספקים וחשבונות הוצאה מסודרת. - לא להגדיר חוקים קבועים לספקים חוזרים. - לא לבצע בדיקה ראשונית על כמה סוגי מסמכים שונים. - לא לקבוע מי מאשר פקודות יומן לפני המשך טיפול. - לערבב מסמכים פרטיים, עסקיים ומסמכים לא רלוונטיים באותה זרימה. הדרך הנכונה היא להתחיל מקבוצה קטנה של מסמכים נפוצים, להגדיר חוקים ברורים, לבדוק את פקודות היומן שנוצרות, ואז להרחיב את השימוש בהדרגה. כך המערכת לומדת את ההרגלים שלכם והתהליך נשאר נשלט. ## צ'קליסט לפני שמתחילים לעבוד עם DocMe ועצמאית לפני שמטמיעים את התהליך, מומלץ להכין כמה דברים פשוטים: - רשימת ספקים מרכזיים. - מיפוי חשבונות חובה וזכות נפוצים. - כללי מע"מ וסיווג עסקאות שחוזרים על עצמם. - דוגמאות למסמכים אמיתיים מהחודש האחרון. - תהליך אישור פנימי לפקודות יומן. - משתמש אחראי לבדיקת התוצרים הראשונים. הכנה קצרה כזו יכולה לחסוך הרבה זמן בהמשך. במקום לתקן טעויות אחרי מאות מסמכים, מגדירים מראש את החוקים ש-DocMe צריכה להפעיל. ## איך מתחילים? אם אתם עובדים עם תוכנת עצמאית ומרגישים שהקלדת פקודות יומן גוזלת יותר מדי זמן, DocMe יכולה להפוך את התהליך להרבה יותר מהיר ומסודר. גם כאשר אין אפשרות לייבא Excel וגם כאשר אין חיבור API אוטומטי זמין, ניתן לבנות תהליך חכם שבו המסמכים נקלטים, מנותחים והופכים לפקודות יומן אוטומטיות. השלב הבא הוא לראות את זה על מסמכים אמיתיים שלכם: חשבוניות ספק, קבלות, הוצאות חודשיות ומסמכים חוזרים. בהדגמה קצרה אפשר להבין איך DocMe מזהה את הנתונים, איך מוגדרים החוקים החשבונאיים, ואיך פקודות היומן משתלבות בתהליך העבודה עם עצמאית. כך אפשר להמשיך לעבוד עם התוכנה שאתם מכירים, אבל להוריד משמעותית את העבודה הידנית שמסביב אליה. --- ## העלאת קבצים לדוקמי: וואטסאפ, טלגרם, אימייל, שיתוף ישיר וסורק מובנה URL: https://docme.pro/blog/docme-file-upload-channels Language: he # העלאת קבצים לדוקמי: וואטסאפ, טלגרם, אימייל, שיתוף ישיר וסורק מובנה אחת הבעיות הכי נפוצות בניהול מסמכים היא לא רק מה עושים עם החשבונית אחרי שהיא מגיעה, אלא איך בכלל מכניסים אותה למערכת בצורה נוחה. חשבונית יכולה להגיע בוואטסאפ, במייל, בטלגרם, כהורדה מהאתר של ספק, כתמונה בגלריה, כקובץ PDF, או כנייר פיזי שצילמתם רגע לפני שהוא נאבד. בדיוק בשביל זה DocMe מאפשרת העלאת קבצים למערכת מכמה ערוצים שונים. המטרה פשוטה: לא משנה איפה המסמך נמצא כרגע, תוכלו להעביר אותו לדוקמי במהירות, והמערכת תקלוט אותו, תזהה אתכם, תעבד את המסמך ותשמור אותו במקום הנכון. במקום לחפש בסוף החודש חשבוניות בין שיחות, הורדות, מיילים ותמונות, DocMe מרכזת את הכל במקום אחד: מסמכים, חשבוניות, קבלות, סריקות ופקודות יומן שמוכנות להמשך טיפול. ## למה חשוב לאפשר העלאת קבצים מכל מקום? בעסק אמיתי, מסמכים לא מגיעים בצורה מסודרת. ספק אחד שולח חשבונית במייל, ספק אחר שולח תמונה בוואטסאפ, עובד מצלם קבלה מהשטח, ורואה החשבון מבקש מסמך שכבר נשלח לפני שבוע אבל קשה למצוא אותו. כאשר אין תהליך מסודר להעלאת מסמכים, נוצרות בעיות שחוזרות על עצמן: - חשבוניות נשארות בתוך שיחות וואטסאפ ולא מגיעות להנהלת החשבונות. - קבלות מצולמות נשמרות בגלריה ולא מתויקות. - מסמכים נשלחים למייל הלא נכון או נשכחים בתיבת הדואר. - קשה לדעת אילו קבצים כבר טופלו ואילו עדיין ממתינים. - בסוף חודש מבזבזים זמן על איסוף מסמכים במקום על בדיקה ואישור. DocMe פותרת את הבעיה מהשורש: היא לא מכריחה אתכם לעבוד רק דרך מסך אחד או פעולה אחת. במקום זה, היא מתחברת להרגלים שכבר קיימים בעסק ומאפשרת לשלוח מסמכים בדרך שהכי נוחה לכם באותו רגע. ## העלאת חשבוניות לדוקמי דרך וואטסאפ וואטסאפ הוא אחד הערוצים המרכזיים שבהם עסקים בישראל מקבלים מסמכים. לקוחות שולחים אישורים, ספקים שולחים חשבוניות, עובדים שולחים קבלות מהשטח, ולעיתים המסמך החשוב ביותר נמצא בתוך שיחה רגילה. עם DocMe אפשר לשלוח תמונה או מסמך דרך וואטסאפ, והמערכת מזהה אוטומטית את המשתמש ומעלה את החשבונית למערכת. זה אומר שלא צריך להוריד את הקובץ, לשמור אותו בתיקייה, לפתוח מערכת אחרת, ואז להעלות ידנית. תהליך טיפוסי נראה כך: - מקבלים חשבונית או קבלה בוואטסאפ. - שולחים את הקובץ או התמונה לערוץ הוואטסאפ של DocMe. - DocMe מזהה מי שלח את המסמך. - המסמך נקלט אוטומטית במערכת. - לאחר הקליטה, DocMe יכולה לנתח את המסמך, לזהות ספקים, סכומים, תאריכים ומע"מ, ולהכין אותו להמשך טיפול. היתרון הגדול הוא שהמסמך לא נשאר תקוע בתוך הצ'אט. הוא עובר למערכת שבה אפשר לחפש, לסנן, לעבד ולנהל אותו כחלק מתהליך הנהלת החשבונות. ## העלאת קבצים דרך טלגרם אותו עיקרון עובד גם בטלגרם. עסקים וצוותים שמשתמשים בטלגרם יכולים לשלוח תמונה או מסמך לדוקמי, והמערכת תקלוט את הקובץ באופן אוטומטי. העלאה דרך טלגרם שימושית במיוחד כאשר עובדים מהנייד, מצלמים מסמך במקום, או מקבלים קובץ בתוך שיחה ורוצים להעביר אותו מיד למערכת. במקום לחכות למחשב או לשלוח לעצמכם את הקובץ במייל, פשוט מעבירים אותו לדוקמי. כך התהליך נשאר קצר: - מצלמים חשבונית, קבלה או מסמך. - שולחים אותו לבוט או לערוץ הטלגרם של DocMe. - המערכת מזהה אתכם וקולטת את הקובץ. - המסמך מופיע במערכת ומוכן לעיבוד. זה מתאים במיוחד לעסקים שבהם המסמכים מגיעים בזמן אמת: נהגים, אנשי שטח, צוותי תפעול, בעלי עסקים קטנים, או כל מי שלא יושב כל היום מול מחשב. ## שליחת קבצים לדוקמי באימייל ייעודי לא כל מסמך מגיע מהטלפון. הרבה חשבוניות עדיין מגיעות במייל: חשבוניות ספק, קבלות, דוחות, מסמכי הוצאה, אישורים וקבצי PDF. לכן DocMe מאפשרת גם שליחה לכתובת אימייל ייעודית. במקום להוריד את הקובץ מהמייל ואז להעלות אותו ידנית, אפשר להעביר או לשלוח את ההודעה לכתובת הייעודית של DocMe. הקבצים המצורפים נקלטים אוטומטית במערכת ומצטרפים לתהליך העבודה. היתרונות של העלאה דרך אימייל: - קל להעביר חשבונית שהתקבלה מספק. - אין צורך להתחבר למערכת בכל פעם שמגיע מסמך חדש. - אפשר להגדיר תהליך קבוע לצוותים או לקוחות. - המסמכים נכנסים לארכיון הדיגיטלי בלי להישאר מפוזרים בתיבות מייל שונות. זהו פתרון נוח במיוחד למשרדי הנהלת חשבונות ולרואי חשבון שמקבלים מסמכים מלקוחות רבים. כל לקוח יכול לשלוח מסמכים בצורה מסודרת, והקבצים נקלטים במערכת במקום להיעלם בין שרשורי מיילים. ## שיתוף ישיר לאפליקציית DocMe מהטלפון לפעמים המסמך כבר נמצא אצלכם בטלפון: הורדתם PDF, קיבלתם צילום, פתחתם קובץ מאפליקציה אחרת, או שמרתם תמונה בגלריה. במקרים כאלה, DocMe מאפשרת שיתוף ישיר לאפליקציה. זה עובד בדומה לשיתוף רגיל מהטלפון: לוחצים על `Share`, בוחרים את DocMe, והקובץ נשלח ישירות למערכת. כמו שמשתפים קובץ לוואטסאפ, למייל או לטלגרם, אפשר לשתף אותו ישירות לדוקמי. המשמעות בפועל היא שאין צורך לבצע מסלול מסורבל של הורדה, שמירה, פתיחת דפדפן והעלאה. אם הקובץ כבר נמצא במכשיר, הוא יכול לעבור לדוקמי בפעולה אחת. דוגמאות למצבים שבהם שיתוף ישיר שימושי: - הורדתם חשבונית PDF מאתר של ספק. - קיבלתם קובץ באפליקציית מסרים ורוצים לתייק אותו מיד. - מצאתם תמונה של קבלה בגלריה. - פתחתם מסמך באפליקציה אחרת ורוצים להעביר אותו להנהלת החשבונות. במקום להשאיר את המסמך במכשיר, משתפים אותו לדוקמי והוא עולה למערכת באופן אוטומטי. ## סורק מובנה לאייפון ולאנדרואיד לצד וואטסאפ, טלגרם, אימייל ושיתוף ישיר, DocMe כוללת גם סורק מובנה לאייפון ולאנדרואיד. הסורק מיועד למקרים שבהם המסמך עדיין פיזי: חשבונית מודפסת, קבלה מנייר, טופס, אישור או כל מסמך שצריך להפוך לקובץ דיגיטלי. באפליקציה ניתן להשתמש בסורק כדי לצלם ולהעלות מסמכים ישירות למערכת. בנוסף, אפשר לראות קבצים קודמים שכבר העליתם, לעקוב אחרי מסמכים שנקלטו, ולראות אילו קבצים רואה החשבון כבר סיים לעבוד עליהם. כך נוצרת חוויית עבודה מלאה מהטלפון: - סורקים מסמך פיזי. - הקובץ עולה לדוקמי. - המסמך נשמר במערכת ומוכן לעיבוד. - אפשר לראות מסמכים שהועלו בעבר. - אפשר לעקוב אחרי קבצים שכבר טופלו על ידי רואה החשבון. הסורק המובנה חשוב במיוחד לעסקים שבהם עדיין מקבלים מסמכים מנייר. במקום לצלם תמונה רגילה ולשכוח ממנה בגלריה, הסריקה נכנסת ישירות לתהליך העבודה של DocMe. ## הדמיית הסורק המובנה של DocMe ## מה קורה אחרי שהקובץ עולה לדוקמי? העלאת הקובץ היא רק השלב הראשון. אחרי שהמסמך נקלט במערכת, DocMe יכולה להתחיל את תהליך העיבוד: לקרוא את המסמך, לזהות ספקים, לחלץ סכומים, תאריכים, מע"מ ונתונים חשבונאיים, ולהכין את המידע להמשך עבודה. במקרים של חשבוניות וקבלות, המטרה היא להפוך את המסמך מקובץ סטטי למידע שניתן לעבוד איתו. במקום לשמור קובץ PDF בתיקייה ולחזור אליו ידנית, DocMe מסדרת את הנתונים ומאפשרת להמשיך לתהליך הנהלת החשבונות בצורה יעילה יותר. התהליך המלא יכול לכלול: - קליטת הקובץ מהערוץ שבו הוא נשלח. - זיהוי המשתמש או הלקוח הרלוונטי. - שמירת המסמך בארכיון הדיגיטלי. - חילוץ נתונים מהמסמך. - הפעלת חוקים קבועים לפי ספק או סוג מסמך. - הכנה להמשך טיפול, אישור או יצירת פקודת יומן. כך DocMe מחברת בין הרגע שבו המסמך מגיע לבין השלב שבו הוא מוכן לעבודה חשבונאית. ## טעויות שכדאי להימנע מהן בהעלאת מסמכים כדי לשמור על תהליך נקי ומסודר, כדאי להקפיד על כמה כללים פשוטים: - לא להשאיר חשבוניות רק בתוך וואטסאפ או טלגרם. - לא לצלם קבלות בלי לשלוח אותן מיד לדוקמי. - לא להעביר מסמכים בין כמה אנשים בלי לוודא שהם נקלטו במערכת. - לא לשלוח קבצים מטושטשים או חתוכים אם אפשר לסרוק אותם בצורה ברורה. - לא לחכות לסוף חודש כדי לאסוף את כל המסמכים בבת אחת. הכלל הפשוט הוא: ברגע שמסמך הגיע אליכם, שלחו אותו לדוקמי מהערוץ הכי נוח באותו רגע. כך מצמצמים עומס, טעויות וחיפושים מיותרים. ## צ'קליסט לעבודה יומיומית עם העלאת קבצים לדוקמי כדי להפוך את התהליך להרגל קבוע, אפשר לעבוד לפי צ'קליסט קצר: - קיבלתם חשבונית בוואטסאפ? שלחו אותה לדוקמי מיד. - קיבלתם מסמך בטלגרם? העבירו אותו לדוקמי. - הגיעה חשבונית במייל? שלחו אותה לכתובת הייעודית. - הורדתם קובץ לנייד? השתמשו ב-Share ובחרו DocMe. - קיבלתם מסמך נייר? סרקו אותו באפליקציה. - בדקו מדי פעם שהמסמכים נקלטו ושאין קבצים שממתינים לטיפול. כאשר כל הצוות עובד באותה שיטה, המסמכים לא נעלמים והנהלת החשבונות מקבלת בסיס מסודר יותר לעבודה. ## לסיכום: כל הדרכים מובילות לדוקמי העלאת קבצים לדוקמי נועדה להתאים לאופן שבו עסקים באמת עובדים. לפעמים המסמך מגיע בוואטסאפ, לפעמים בטלגרם, לפעמים במייל, לפעמים הוא כבר שמור בטלפון, ולפעמים צריך לסרוק אותו מנייר. במקום להכריח את כולם לעבוד בערוץ אחד, DocMe מאפשרת לקלוט מסמכים ממגוון ערוצים ולהכניס אותם לתהליך אחד מסודר. התוצאה היא פחות חיפושים, פחות מסמכים אבודים, פחות עבודה ידנית ויותר שליטה על מה שכבר עלה, מה ממתין ומה כבר טופל. אם אתם רוצים לראות איך זה עובד על מסמכים אמיתיים מהעסק שלכם, אפשר לקבוע הדגמה קצרה ולבדוק את תהליך ההעלאה, הקליטה והעיבוד מתחילתו ועד סופו. --- ## חשבוניות ישראל ומספר הקצאה: מה עסקים חייבים לדעת לקראת יוני 2026 URL: https://docme.pro/blog/israel-invoice-allocation-number-2026 Language: he # חשבוניות ישראל ומספר הקצאה: מה עסקים חייבים לדעת לקראת יוני 2026 הנקודה החשובה ביותר לפתוח איתה היא זו: החל מה-1 ביוני 2026 סכום הסף לקבלת מספר הקצאה במסגרת מודל חשבוניות ישראל יורד ל-5,000 ש"ח לפני מע"מ. כלומר, חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה שעוברת את הסכום הזה עשויה לדרוש מספר הקצאה מרשות המיסים כדי שהלקוח יוכל לקזז את המע"מ בגינה. זו לא רק עוד דרישה טכנית. ככל שסכום הסף יורד, יותר חשבוניות נכנסות לתהליך, יותר עסקים נדרשים לוודא שהמסמכים שלהם תקינים, ויותר לקוחות בודקים אם החשבוניות שקיבלו כוללות את מספר ההקצאה הנדרש. עבור עסקים, משרדי הנהלת חשבונות ורואי חשבון, המשמעות היא צורך בתהליך מסודר יותר סביב הפקת חשבוניות, קבלת חשבוניות מספקים, בדיקה, תיוק והמשך טיפול. במדריך הזה נסביר בצורה פשוטה מהו מודל חשבוניות ישראל, מהו מספר הקצאה, מי חייב בו, מאיזה סכום, איך מקבלים אותו, מה כדאי לבדוק במקרה שלא מתקבל מספר, ומה חשוב לדעת לגבי חשבוניות זיכוי, הרשאות, סירוב מרשות המיסים ובקשות רטרואקטיביות. ## מה זה מודל חשבוניות ישראל? מודל חשבוניות ישראל הוא מהלך של רשות המיסים שנועד לצמצם שימוש בחשבוניות פיקטיביות ולחזק את הבקרה על עסקאות שמדווחות לצורך מע"מ. במקום להסתפק בדיווח תקופתי בלבד, במקרים מסוימים נדרש אישור בזמן אמת או סמוך להפקת החשבונית, באמצעות קבלת מספר הקצאה. הרעיון פשוט: כאשר עסק מפיק חשבונית מס בסכום שעובר את הסף שנקבע, עליו לקבל מרשות המיסים מספר הקצאה ייחודי. המספר הזה מופיע על גבי חשבונית המקור ומשמש כסימן לכך שהחשבונית עברה את התהליך הנדרש מול רשות המיסים. מבחינת הלקוח שמקבל את החשבונית, מספר ההקצאה חשוב במיוחד. ללא מספר הקצאה בחשבונית שחייבת בו, הלקוח עלול לא להיות מסוגל לקזז את מס התשומות ששילם. לכן מדובר בדרישה שמשפיעה גם על מי שמפיק את החשבונית וגם על מי שמקבל אותה. ## מהו מספר הקצאה לחשבונית? מספר הקצאה הוא רצף מספרים ייחודי שמתקבל מרשות המיסים עבור חשבונית מס רלוונטית. אפשר לחשוב עליו כעל אישור דיגיטלי שמקושר לחשבונית מסוימת ולעסקה מסוימת. המספר צריך להופיע על חשבונית המקור, והוא אינו פרט שולי. הוא חלק מהמסמך החשבונאי במקרים שבהם החוק מחייב אותו. כאשר הלקוח מקבל חשבונית מעל הסף הרלוונטי, הוא צריך לוודא שקיים בה מספר הקצאה תקין כדי שיוכל להתנהל נכון מול מע"מ. חשוב להבחין בין מספר הקצאה לבין אישור הקצאה מוקדם או אסמכתאות אחרות. מספר הקצאה הוא המספר שנדרש בפועל עבור חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה רלוונטית. אישור הקצאה לחשבון עסקה או לפרופורמה אינו זהה למספר הקצאה, ואינו מאפשר בפני עצמו ניכוי מס תשומות. ## למי רלוונטית רפורמת חשבוניות ישראל? הרפורמה רלוונטית לעסקים שמפיקים חשבוניות מס או חשבוניות מס-קבלה. בדרך כלל מדובר בעוסקים מורשים, חברות בע"מ ושותפויות. מי שלא מפיק חשבוניות מס, כמו עוסק פטור שמפיק קבלות בלבד, אינו נדרש לקבל מספר הקצאה עבור קבלות. גם עסקאות ללא מע"מ או מסמכים שאינם חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה אינם נמצאים באותה קטגוריה. במקביל, חשוב לזכור שלקוחות שמקבלים חשבוניות מספקים צריכים לשים לב שהחשבוניות שהם מקבלים עומדות בדרישה. כלומר, גם אם העסק שלכם אינו מפיק הרבה חשבוניות מעל הסף, ייתכן שאתם מקבלים מספקים חשבוניות שחייבות במספר הקצאה כדי שתוכלו לקזז מע"מ בצורה תקינה. ## ומה לגבי עמותות ומוסדות ללא כוונת רווח? במקביל למודל חשבוניות ישראל קיימת גם רפורמה נפרדת הנוגעת לתרומות ישראל. לפי המידע שפורסם, החל מינואר 2026 עמותות בעלות סעיף 46 נדרשות לדווח לרשות המיסים על תרומות ולקבל עבורן מספר דיווח. הדיווח כולל את פרטי התורם ואת סכום התרומה. חשוב לא לערבב בין שני המודלים: מספר הקצאה לחשבונית מס הוא נושא אחד, ודיווח תרומות לעמותות הוא נושא אחר. אם אתם עמותה או מלכ"ר, כדאי לוודא מול רואה החשבון או המייצג אילו חובות חלות עליכם בפועל. ## איך מקבלים מספר הקצאה? קבלת מספר הקצאה יכולה להתבצע באופן ידני דרך השירותים הדיגיטליים של רשות המיסים, או דרך מערכת הפקת חשבוניות שמחוברת לשירותי רשות המיסים ותומכת בהגשת הבקשה באופן אוטומטי. במסלול הידני, העסק נדרש להיכנס למערכת רשות המיסים, לבצע את הפעולות הנדרשות ולהגיש בקשה עבור החשבונית הרלוונטית. זו דרך אפשרית, אבל ככל שמספר החשבוניות גדל והסף יורד ל-5,000 ש"ח, היא עלולה להפוך לתהליך מסורבל שחוזר על עצמו הרבה פעמים. במסלול האוטומטי, מערכת החשבוניות שבה העסק משתמש מגישה את הבקשה כחלק מתהליך הפקת החשבונית, לאחר שהעסק נתן הרשאה לחיבור מול שירותי הדיגיטל של רשות המיסים. במצב כזה, מספר ההקצאה מתווסף לחשבונית בלי שהמשתמש צריך לבצע פעולה ידנית בכל פעם. ## איפה מופיע מספר ההקצאה? לאחר שמתקבל מספר הקצאה, הוא אמור להופיע על גבי חשבונית המקור. אם אתם מפיקים חשבוניות, חשוב לוודא שהמספר אכן נכנס למסמך לפני שליחתו ללקוח. אם אתם מקבלים חשבוניות מספקים, חשוב לבדוק שבחשבוניות הרלוונטיות מופיע מספר הקצאה. כאן נכנס לתמונה ניהול מסמכים נכון. כאשר חשבוניות מגיעות במייל, בוואטסאפ, בסריקה או כקבצים מפוזרים, קל לפספס מסמך או לשכוח לבדוק פרט חשוב. מערכת כמו DocMe יכולה לסייע בקליטת החשבוניות, שמירתן בארכיון דיגיטלי, חילוץ נתונים מרכזיים והכנת המסמכים להמשך טיפול חשבונאי. ## איך לקוח יכול לאמת מספר הקצאה? רשות המיסים מאפשרת לבדוק תקינות של מספר הקצאה דרך המערכת שלה. לקוח שקיבל חשבונית יכול להיכנס לשירות המתאים של רשות המיסים, לבצע אימות זהות, לבחור באפשרות אימות פרטי חשבונית ולהזין את מספר ההקצאה. הבדיקה הזו חשובה במיוחד כאשר מדובר בסכומים מהותיים או בספקים חדשים. אם החשבונית חייבת במספר הקצאה ואין בה מספר תקין, עלולה להיווצר בעיה בקיזוז המע"מ. ## מה לבדוק אם לא מתקבל מספר הקצאה? אם הוגשה בקשה ולא התקבל מספר הקצאה, כדאי לעבור על כמה בדיקות בסיסיות לפני שמסיקים שיש תקלה מורכבת: - האם סכום החשבונית לפני מע"מ גבוה מהרף הרלוונטי? - האם מדובר בחשבונית מס או חשבונית מס-קבלה ולא במסמך מסוג אחר? - האם החשבונית כוללת את מספר הח.פ, העוסק או הזיהוי של הלקוח כאשר נדרש? - האם ההרשאה לשירותי הדיגיטל של רשות המיסים פעילה? - האם חברה בע"מ או שותפות ביצעה רישום תאגיד כנדרש? - האם העסקה חייבת במע"מ או שמדובר בעסקה פטורה ממע"מ? במקרים רבים, חוסר בפרט אחד במסמך או הרשאה שאינה פעילה יכול למנוע קבלת מספר הקצאה. ## חברות בע"מ, שותפויות ומורשה על חברות בע"מ ושותפויות עשויות להידרש לרישום תאגיד ולמינוי או הגדרת גורם מורשה לביצוע פעולות מול רשות המיסים. גורם כזה נקרא לעיתים `מורשה על`, והוא מוסמך לבצע פעולות בשם התאגיד, כולל פעולות הקשורות לקבלת מספרי הקצאה. רשות המיסים מאפשרת מסלולים שונים לרישום מורשה על, למשל שירות עצמי, סיוע של מייצג או רישום מול משרדי הרשות. בפועל, מומלץ להסדיר את הנושא לפני שמגיעים לרגע הפקת החשבונית הראשונה שחייבת במספר הקצאה. ## האם עובדים צריכים הרשאה נפרדת? החיבור לשירותי רשות המיסים מתבצע בדרך כלל באמצעות בעל העסק או גורם מורשה. בעסק שבו עובדים מפיקים חשבוניות מתוך מערכת חשבוניות מחוברת, ייתכן שההרשאה המרכזית מספיקה לתהליך העבודה במערכת. עם זאת, אם עובדים צריכים לבצע פעולות ישירות באזור האישי של רשות המיסים, ייתכן שיהיה צורך להסדיר עבורם הרשאות מתאימות. הנקודה החשובה היא לא לחכות לרגע האחרון. אם כמה אנשים בעסק מפיקים חשבוניות, צריך לוודא מראש מי מוסמך לבצע את החיבור, מי רשאי להפיק מסמכים, ואיך מוודאים שכל חשבונית רלוונטית מקבלת מספר הקצאה. ## האם צריך מספר הקצאה לחשבונית זיכוי? לפי המידע המקובל כיום, חשבונית זיכוי אינה דורשת בקשה חדשה למספר הקצאה. אם מבטלים חשבונית מס שקיבלה מספר הקצאה, תהליך הביטול מתבצע בדרך הרגילה באמצעות הפקת חשבונית זיכוי. נכון להיום אין צורך לבטל את מספר ההקצאה שהתקבל עבור החשבונית המקורית, אלא פשוט לא להשתמש בו מחדש. אם הזיכוי והחשבונית המבוטלת נכללים בדיווח מפורט, ייתכן שיהיה נכון לכלול בשורת הזיכוי את מספר ההקצאה שהתקבל עבור החשבונית שבוטלה. במקרים כאלה כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס. ## האם אפשר לקבל מספר הקצאה מראש? מספר הקצאה לחשבונית ניתן עבור חשבונית שכבר הופקה, ולא עבור עסקה עתידית שעדיין לא הפכה לחשבונית מס. לכן לא ניתן לקבל מספר הקצאה מראש במובן הרגיל של המונח. עם זאת, במקרים מסוימים ניתן לקבל אישור הקצאה עבור חשבון עסקה או פרופורמה. חשוב להבין: אישור כזה אינו מספר הקצאה לחשבונית, ואינו מאפשר ניכוי מס תשומות. הוא רק מצביע על כך שכאשר תופק חשבונית דיגיטלית עבור העסקה, ניתן יהיה לקבל מספר הקצאה בהתאם לתהליך. ## מה עושים אם הופקה חשבונית בלי מספר הקצאה? אם הופקה חשבונית שחייבת במספר הקצאה אבל המספר לא התקבל בזמן ההפקה, לא תמיד צריך לבטל את המסמך. לפי המידע שפורסם, ניתן במקרים מסוימים להגיש בקשה יזומה לקבלת מספר הקצאה גם לאחר הפקת החשבונית. יש להבחין בין שני מצבים: בקשה סמוכה להפקת החשבונית, למשל בתוך פרק זמן קצר של עד שבועיים במערכות מסוימות, ובקשה רטרואקטיבית רחבה יותר שיכולה להתאפשר עד שנה ממועד הפקת החשבונית. כדי שבקשה רטרואקטיבית תהיה אפשרית, החשבונית המקורית צריכה לכלול פרטים מזהים של הלקוח, כגון ח.פ או מספר עוסק. מכיוון שהכללים עשויים להשתנות והיישום תלוי במערכת שבה משתמשים, כדאי לבדוק את האפשרות בפועל מול מערכת החשבוניות, רשות המיסים או המייצג. ## מה קורה אם רשות המיסים מסרבת לתת מספר הקצאה? החל מ-2025, בקשות למספר הקצאה עשויות להיבחן לפי קריטריונים שנועדו לוודא שמדובר בעסקת אמת. אם מתקבל סירוב, לעסק קיימות כמה אפשרויות פעולה עקרוניות לפי הנחיות רשות המיסים: - לבטל את הבקשה ואת העסקה, אם העסק מחליט שלא להמשיך. - להמשיך בעסקה ללא מספר הקצאה, תוך הבנה שהלקוח לא יוכל לקזז מס תשומות בגינה. - לבצע היפוך חיוב כאשר הקונה הוא עוסק מורשה, כך שתשלום המע"מ עובר לצד הקונה לפי התנאים הרלוונטיים. - לפנות ליחידת הבקרה ולבקש שימוע, בצירוף המסמכים התומכים בעסקה. סירוב למספר הקצאה הוא לא אירוע טכני בלבד. הוא יכול להשפיע על העסקה, על הלקוח ועל הדיווח למע"מ, ולכן מומלץ לערב גורם מקצועי לפני שמקבלים החלטה. ## טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן ככל שסכום הסף יורד ל-5,000 ש"ח, יותר עסקים יפגשו את הדרישה לעיתים קרובות יותר. אלה טעויות שכדאי להימנע מהן: - לבדוק את הסף לפי הסכום כולל מע"מ במקום לפני מע"מ. - להניח שכל מסמך עסקי דורש מספר הקצאה, גם כשזה לא חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה. - לשלוח ללקוח חשבונית שחייבת במספר הקצאה בלי לוודא שהמספר מופיע בה. - לקבל מספק חשבונית מעל הסף בלי לבדוק אם קיים מספר הקצאה. - לא לחדש הרשאה לרשות המיסים בזמן. - לא לכלול מספר ח.פ או עוסק של הלקוח כאשר הוא נדרש. - להשאיר חשבוניות בתיבות מייל, וואטסאפ או תיקיות לא מסודרות בלי תהליך בקרה. ## איך DocMe משתלבת בתהליך? DocMe אינה מחליפה את החובה המקצועית לבדוק את דרישות רשות המיסים, והיא לא באה במקום רואה חשבון או מערכת הפקת חשבוניות. הערך שלה נמצא במקום שבו עסקים רבים מתקשים: ניהול המסמכים, קליטת החשבוניות, חילוץ הנתונים והכנת המידע להמשך טיפול. כאשר חשבוניות מגיעות ממייל, וואטסאפ, טלגרם, סריקה או קובצי PDF, DocMe יכולה לרכז אותן במקום אחד, לזהות נתונים חשובים, לעזור בסיווג המסמך ולשמור אותו בארכיון דיגיטלי. עבור צוות הנהלת חשבונות, זה מקל על בדיקה של חשבוניות, מעקב אחר מסמכים והכנה לתהליך של פקודות יומן. במציאות שבה מספר הקצאה הופך רלוונטי ליותר חשבוניות, סדר במסמכים הוא לא מותרות. הוא חלק מתהליך עבודה נכון. ## צ'קליסט קצר לעסק לקראת יוני 2026 לפני שסכום הסף יורד ל-5,000 ש"ח, כדאי לוודא שהעסק מוכן: - יודעים מי בעסק אחראי על הפקת חשבוניות מס. - מערכת החשבוניות שלכם תומכת בתהליך קבלת מספר הקצאה או שיש לכם תהליך ידני ברור. - הרשאה לשירותי רשות המיסים פעילה ומתחדשת בזמן. - חברות ושותפויות הסדירו רישום תאגיד והרשאות מתאימות. - החשבוניות כוללות פרטי לקוח נדרשים, כולל ח.פ או מספר עוסק כאשר צריך. - קיימת בדיקה מסודרת לחשבוניות ספק מעל הסף. - כל החשבוניות נשמרות במקום אחד ונגישות לרואה החשבון או לצוות הכספים. שאלות נפוצות על חשבוניות ישראל ומספר הקצאה תשובות קצרות לשאלות המרכזיות שעולות לקראת ירידת הסף ל-5,000 ש"ח ביוני 2026. Q: האם סכום הסף של חשבוניות ישראל כולל מע"מ? לא. הסכום נבחן לפני מע"מ. אם החשבונית לפני מע"מ נמוכה מהסף, תוספת המע"מ לבדה אינה הופכת אותה לחשבונית שחייבת במספר הקצאה. Q: מי חייב לקבל מספר הקצאה ומי פטור? החובה רלוונטית לעסקים שמפיקים חשבוניות מס או חשבוניות מס-קבלה מעל הסף, כמו עוסקים מורשים, חברות בע"מ ושותפויות. עוסקים פטורים שמפיקים קבלות בלבד אינם נדרשים למספר הקצאה עבור קבלות. Q: האם צריך מספר הקצאה לחשבונית זיכוי או לחשבון עסקה? נכון להיום, חשבונית זיכוי אינה דורשת בקשה חדשה למספר הקצאה, וחשבון עסקה או פרופורמה אינם מחליפים חשבונית מס. מספר הקצאה נדרש בפועל עבור חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה רלוונטית. Q: מה עושים אם הופקה חשבונית בלי מספר הקצאה? לא תמיד צריך לבטל את החשבונית. במקרים מסוימים ניתן להגיש בקשה לאחר ההפקה או בקשה רטרואקטיבית, בתנאי שהחשבונית כוללת את פרטי הזיהוי הנדרשים של הלקוח. Q: מה קורה אם רשות המיסים מסרבת לתת מספר הקצאה? העסק יכול לשקול ביטול עסקה, המשך ללא מספר הקצאה, היפוך חיוב כאשר הדבר מתאים, או פנייה ליחידת הבקרה לשימוע. במצב כזה מומלץ לערב רואה חשבון או יועץ מס. Q: למה חשוב לבדוק גם חשבוניות שמתקבלות מספקים? כי מספר הקצאה משפיע גם על הצד שמקבל את החשבונית. אם קיבלתם חשבונית מעל הסף ללא מספר הקצאה תקין, ייתכן שלא תוכלו לקזז את מס התשומות בגינה. ## לסיכום: ירידת הסף ל-5,000 ש"ח מחייבת סדר חדש במסמכים מודל חשבוניות ישראל משנה את הדרך שבה עסקים צריכים להתייחס לחשבוניות מס. החל מיוני 2026, כאשר הסף יורד ל-5,000 ש"ח לפני מע"מ, הדרישה למספר הקצאה צפויה להפוך לרלוונטית להרבה יותר עסקאות יומיומיות. הפעולה הנכונה היא לא לחכות לחשבונית הראשונה שתיתקע. כדאי להסדיר הרשאות, לוודא שמערכת החשבוניות ערוכה, להדריך עובדים, לבדוק חשבוניות ספק, ולנהל את כל המסמכים במקום מסודר. כך אפשר לצמצם טעויות, לשמור על תהליך עבודה ברור, ולהגיע מוכנים לשלב הבא של הרפורמה. --- ## Issue an invoice with your voice: a tax invoice sent in seconds, in full Hebrew URL: https://docme.pro/en/blog/issue-invoice-by-voice-whatsapp-en Language: en # Issue an invoice with your voice: a tax invoice sent in seconds, in full Hebrew Most business owners don't postpone invoicing because they don't want the money. They postpone it because it always lands at the worst possible moment: at the end of a long day, between two meetings, or right after the client has walked out the door. So the invoice stays on the to-do list, collection slips, and at the end of the month someone spends two hours reconstructing who bought what. Voice invoicing moves that step off the computer and into the moment it actually happens: right after the job, from your phone, in a single voice note. The short video below shows the whole thing, start to finish. ## The video: an invoice issued with nothing but a voice What you see is one sentence spoken in ordinary Hebrew - no magic words, no form to fill in - and a valid tax invoice on its way to the client. That's the entire process. ## Why voice, and why inside WhatsApp Three practical reasons, not technical ones: - **It happens in real time.** The moment you finish a job you still remember exactly what was sold and for how much. Two hours later you're reconstructing it. - **There is no new app to learn.** The assistant lives in WhatsApp or Telegram - the app that is already open on your phone all day. - **Speaking is faster than typing.** Especially in Hebrew, especially on mobile, and especially while you are in the middle of something else. Hebrew support is the critical part here. You can speak the way people actually speak - slang, half sentences, numbers said out loud - and the assistant breaks it into the right fields: client, amount, description of the service. ## How it works, step by step The flow shown in the video looks like this: 1. **Open the chat in WhatsApp** and record a voice note, exactly the way you would explain it to a bookkeeper. 2. **Say the details in free language**: "Issue an invoice to Studio Levi for 2,400 shekels for logo design." 3. **The assistant identifies the client** from your list. Half a name is enough - company ID, address and email fill themselves in. 4. **The document is built in a legally valid format**, including VAT and your business details. 5. **The allocation number is pulled from the Tax Authority** and stamped onto the document automatically, before it reaches the client. 6. **The invoice is sent** and enters tracking: sent, seen, paid. Step five is the one that saves the most trouble. The Israel Invoice model requires an allocation number above certain thresholds, and when that happens automatically mid-flow, there is never a moment where a document reaches a client and only then turns out to be invalid. ## Which documents you can issue this way Not just invoices. The same spoken sentence produces any of the documents a business needs day to day: Document type When you use it Tax invoice Billing a client for a service or product delivered Receipt Confirming a payment that actually arrived Invoice-receipt When the payment is collected on the spot Price quote Before the work starts, for the client to approve Pro-forma invoice A payment request issued before the tax invoice ## Mistakes worth avoiding Before you switch to working by voice, close these gaps: - **Not tidying the client list first.** The more accurate your client details, the fewer manual corrections later. - **Leaving business details half-configured.** Logo, address and payment details are set once, and then appear on every document. - **Saying an amount without stating whether it includes VAT.** One clear sentence saves a corrected invoice. - **Not reviewing the first document.** Issue one real invoice, read it end to end, and only then move everything over. - **Forgetting your accountant.** Agree in advance on how the data will be synced or exported each month. Tip: one voice note can carry the client, the amount and the service description together. There is no need to split it into three messages. ## What happens after the invoice is sent Fast issuing is worth less if it isn't connected to collection and reporting. After the document goes out: - Every document stays tracked, and the assistant reminds you about the ones still unpaid. - You can ask plain questions in the chat: how much did I invoice this month, who hasn't paid, what did this client order last time. - At the end of the period you sync online with your accountant or export everything to Excel and PDF in one click. That is the difference between "I issued an invoice quickly" and "the business is under control". ## Conclusion Voice invoicing isn't trying to replace bookkeeping. It simply moves the moment the document gets created - out of the evening, off the computer, out of memory - into the second the work ends. The result is fewer forgotten invoices, faster collection, and a much quieter end of month. The simplest way to know whether it fits your business is to issue one real invoice this way, for one real client, and see how long it takes. Frequently asked questions What businesses usually ask before they start working by voice. Q: Is an invoice created by voice a fully valid document? Yes. The document is built in the format required by law, including business details, VAT and an allocation number where one is needed. Q: Do I need to install a new app? No. Everything happens inside WhatsApp or Telegram, in the same chat you already use. Q: My Hebrew is fast and messy. Will it still work? Yes. You can speak natural Hebrew with slang and half sentences, and the details still land in the right fields. Q: What if I got the amount or the client wrong? You can correct it before it is sent. Reviewing your first document is the best way to confirm everything is configured correctly. Q: How does my accountant receive the data? You can sync online with them, or export the whole period to Excel and PDF in one click. --- ## הפקת חשבונית בקול: כך מוציאים חשבונית מס ללקוח תוך שניות, בעברית מלאה URL: https://docme.pro/blog/issue-invoice-by-voice-whatsapp Language: he # הפקת חשבונית בקול: כך מוציאים חשבונית מס ללקוח תוך שניות, בעברית מלאה רוב בעלי העסקים לא דוחים את הפקת החשבוניות כי הם לא רוצים לגבות כסף. הם דוחים אותה כי היא תמיד נופלת בזמן הכי גרוע: בסוף יום עבודה, בין פגישה לפגישה, או כשהלקוח כבר יצא מהדלת. אז החשבונית נשארת ברשימת המשימות, הגבייה מתעכבת, ובסוף החודש מישהו יושב שעתיים ומשחזר מה בדיוק נמכר למי. הפקת חשבונית בקול מוציאה את השלב הזה מהמחשב ומעבירה אותו לרגע שבו הוא באמת קורה: מיד אחרי השירות, מהטלפון, בהודעה קולית אחת. בסרטון הקצר הבא אפשר לראות את זה מתחילתו ועד סופו. ## הסרטון: חשבונית ללקוח רק עם הקול בסרטון רואים משפט אחד שנאמר בעברית רגילה, בלי מילות קסם ובלי טופס למלא, והתוצאה היא חשבונית מס תקינה שנשלחת ללקוח. זה כל התהליך. ## למה דווקא קול, ודווקא מתוך וואטסאפ שלוש סיבות מעשיות, לא טכנולוגיות: - **זה קורה בזמן אמת.** ברגע שסיימתם עבודה אתם עדיין זוכרים בדיוק מה נמכר ובכמה. שעתיים אחר כך כבר צריך לשחזר. - **אין אפליקציה חדשה ללמוד.** העוזר יושב בוואטסאפ או בטלגרם - אותה אפליקציה שפתוחה אצלכם ממילא כל היום. - **לדבר מהיר יותר מלהקליד.** במיוחד בעברית, במיוחד בנייד, ובמיוחד כשאתם באמצע משהו אחר. התמיכה בעברית היא הנקודה הקריטית. אפשר לדבר עברית כמו שמדברים באמת - סלנג, חצי משפטים, מספרים שנאמרים בעל פה - והעוזר מפרק את זה לשדות הנכונים: לקוח, סכום, תיאור השירות. ## איך זה עובד, שלב אחר שלב התהליך שמופיע בסרטון נראה כך: 1. **פותחים את השיחה בוואטסאפ** ומקליטים הודעה קולית, בדיוק כמו שהייתם מסבירים למנהל החשבונות מה קרה. 2. **אומרים את הפרטים בשפה חופשית**: "תוציא חשבונית לסטודיו לוי על 2,400 שקל עבור עיצוב לוגו". 3. **העוזר מזהה את הלקוח** מהרשימה שלכם. חצי שם מספיק - ח.פ, כתובת ומייל מתמלאים לבד. 4. **המסמך נבנה בפורמט תקין**, כולל מע"מ ופרטי העסק שלכם. 5. **מספר ההקצאה נשלף מרשות המסים** ומוטבע על המסמך אוטומטית, לפני שהוא יוצא ללקוח. 6. **החשבונית נשלחת ללקוח** ונכנסת למעקב: נשלח, נצפה, שולם. השלב החמישי הוא זה שחוסך הכי הרבה כאב ראש. מודל חשבונית ישראל דורש מספר הקצאה מעל סכומי סף מסוימים, וכשזה קורה אוטומטית באמצע התהליך, אין רגע שבו מסמך יוצא ללקוח ואז מתברר שהוא לא תקין. ## אילו מסמכים אפשר להפיק ככה לא רק חשבוניות. אותו משפט מדובר מייצר כל אחד מסוגי המסמכים שעסק צריך בשוטף: סוג מסמך מתי משתמשים בו חשבונית מס חיוב לקוח על שירות או מוצר שסופק קבלה אישור על תשלום שהתקבל בפועל חשבונית מס / קבלה כשהתשלום מתקבל באותו מעמד הצעת מחיר לפני תחילת העבודה, לאישור הלקוח חשבון עסקה דרישת תשלום לפני הפקת חשבונית מס ## טעויות שכדאי להימנע מהן לפני שעוברים לעבודה בקול, כדאי לסגור את הפינות האלה: - **לא לסדר את רשימת הלקוחות מראש.** ככל שפרטי הלקוחות מדויקים יותר, כך פחות תיקונים ידניים אחר כך. - **להשאיר את פרטי העסק חלקיים.** לוגו, כתובת ופרטי תשלום צריכים להיות מוגדרים פעם אחת, ואז הם מופיעים על כל מסמך. - **להגיד סכום בלי להבהיר אם הוא כולל מע"מ.** משפט אחד ברור חוסך תיקון חשבונית. - **לא לבדוק את המסמך הראשון.** הפיקו חשבונית אחת אמיתית, עברו עליה, ורק אז עברו לעבוד ככה על הכל. - **לשכוח את רואה החשבון.** כדאי להסכים איתו מראש על אופן הסנכרון או הייצוא החודשי. טיפ: הודעה קולית אחת יכולה להכיל גם את הלקוח, גם את הסכום וגם את תיאור השירות. אין צורך לפצל לשלוש הודעות. ## מה קורה אחרי שהחשבונית נשלחה הפקה מהירה שווה פחות אם היא לא מחוברת לגבייה ולדיווח. אחרי השליחה: - כל מסמך נמצא במעקב, והעוזר מזכיר לכם על אלה שעדיין לא שולמו. - אפשר לשאול בצ'אט שאלות פשוטות על העסק: כמה הפקתי החודש, מי עוד לא שילם, מה הלקוח הזה הזמין בפעם הקודמת. - בסוף התקופה מסנכרנים אונליין עם רואה החשבון או מייצאים הכל לאקסל ו-PDF בלחיצה אחת. זה ההבדל בין "הוצאתי חשבונית מהר" לבין "העסק מנוהל". ## סיכום הפקת חשבונית בקול לא מנסה להחליף את הנהלת החשבונות. היא פשוט מזיזה את הרגע שבו מפיקים את המסמך - מהערב, מהמחשב ומהזיכרון, אל השנייה שבה העבודה הסתיימה. התוצאה היא פחות חשבוניות שנשכחות, גבייה מהירה יותר וסוף חודש שקט יותר. הדרך הפשוטה לבדוק אם זה מתאים לכם היא להפיק ככה חשבונית אחת אמיתית, ללקוח אמיתי, ולראות כמה זמן זה לקח. שאלות נפוצות מה שנשאל בדרך כלל לפני שמתחילים לעבוד בקול. Q: האם החשבונית שנוצרת בקול היא מסמך תקין לכל דבר? כן. המסמך נבנה בפורמט הנדרש על פי חוק, כולל פרטי העסק, מע"מ ומספר הקצאה כשנדרש. Q: צריך להתקין אפליקציה חדשה? לא. העבודה מתבצעת מתוך וואטסאפ או טלגרם, באותה שיחה שבה אתם כבר משתמשים. Q: העברית שלי מהירה ולא מדויקת. זה יעבוד? כן. אפשר לדבר עברית טבעית עם סלנג וחצי משפטים, והפרטים נוחתים בשדות הנכונים. Q: מה קורה אם טעיתי בסכום או בלקוח? אפשר לתקן לפני השליחה. מומלץ לעבור על המסמך הראשון שאתם מפיקים כדי לוודא שהכל מוגדר נכון. Q: איך רואה החשבון מקבל את הנתונים? אפשר לסנכרן איתו אונליין או לייצא את כל התקופה לאקסל ו-PDF בלחיצה אחת. --- ## DocMe and Atzmait: automatic journal entries without Excel imports or an API URL: https://docme.pro/en/blog/docme-atzmait-integration-en Language: en # DocMe and Atzmait: automatic journal entries without Excel imports or an API Anyone working with Atzmait knows its big advantage: familiar, stable accounting software that is comfortable for running a business day to day. But certain workflows hit a limit that blocks full automation - the existing package or quote does not always allow importing Excel files, and does not always allow an automatic API connection. When that happens, many businesses and bookkeeping firms are left with manual work: open the invoice, identify the vendor, the amount, the VAT, the date, the debit account, the credit account, and then type out a journal entry. It is repetitive work, it eats time, and it increases the risk of mistakes. The DocMe integration with Atzmait is designed to solve exactly that step. DocMe does not ask you to replace Atzmait and does not require changing your accounting software. Instead, it adds a smart automation layer that handles the documents, analyses them, and produces automatic journal entries shaped to your workflow. ## Why businesses working with Atzmait need automation around documents The challenge in bookkeeping isn't only storing documents. The real challenge is turning every document into the correct accounting action. A vendor invoice, a receipt, an office expense, electricity, rent, fuel, or a professional service - each one has to be recorded properly. When there is no Excel import and no automatic API, the manual process creates a few recurring problems: - A lot of working time spent typing repetitive journal entries. - A risk of mistakes when copying amounts, dates, and reference numbers. - Difficulty keeping consistency between different users in the office. - Heavy load during reporting periods and at month end. - Dependence on one employee who knows each vendor's classification rules by heart. DocMe was built to take the grunt work out of that process. The system reads documents, identifies vendors, extracts amounts, dates, VAT, and accounting data, and produces a structured journal entry according to your rules. ## How DocMe creates automatic journal entries for Atzmait The process starts when the document arrives. You can upload a file in the web interface, send documents to a dedicated email address, use Telegram, send through WhatsApp, share a file from your phone, or scan a document in the app. Once it arrives, DocMe runs an AI analysis of the document and extracts the important data: - Vendor or client name. - Company or dealer ID, when it appears on the document. - Document date and value date. - Gross amount, net amount, and VAT. - Invoice or reference number. - Expense type or transaction type. - Debit account and credit account according to the firm's rules. The system then builds a complete journal entry. The entry includes the required accounting lines, the split between debit and credit, the VAT amounts, and the relevant references. If fixed rules exist for a particular vendor, DocMe can apply them automatically to keep everything consistent. The result is a process where Atzmait stays the central accounting software, and DocMe prepares the work around it: capturing documents, extracting data, classifying accounts, and creating orderly journal entries. ## The answer to the Excel and API limitation in Atzmait In some accounting systems, users expect to solve automation with an Excel import or an API. But when those options are not available in your existing Atzmait package or quote, there is no reason to go back to working manually from scratch. DocMe's integration with Atzmait focuses on the business outcome: producing automatic journal entries that are ready for the next step in your process. In other words, with no Excel import and no automatic API connection, DocMe still pulls the required information out of the documents, builds valid journal entries, and brings order to the workflow. This matters especially for businesses and bookkeeping firms that don't want to replace existing software. Instead of changing the system, you change the work around it: less typing, fewer repeated checks, less document hunting, and more control. ## A practical example: from a vendor invoice to a journal entry in Atzmait Say an office receives dozens of invoices every month from regular vendors: electricity, telecoms, rent, IT services, office equipment, and freelancers. In the past, every invoice went manually to a bookkeeping employee. With DocMe, the process looks different: - The invoice is sent to the business's dedicated email address or uploaded to the system. - DocMe identifies the vendor and the invoice details. - The system calculates the net amount, VAT, and gross amount. - The rules engine assigns the invoice to the right expense account. - A journal entry is created with debit, credit, amount, and reference. - The user reviews the data and approves the entry. - The entry is ready for the next step against Atzmait, following the office's process. Instead of opening every PDF and typing one field after another, the user focuses on review and approval. That is a meaningful point: good automation in bookkeeping does not remove professional responsibility. It removes the manual work and leaves the professional with the checking, the approval, and the decision. ## Who is this integration for? The DocMe and Atzmait integration is a particularly good fit for anyone already working with Atzmait who wants to improve how documents are captured and how journal entries are recorded. It is relevant for: - Freelancers and business owners who receive a lot of expense invoices. - Bookkeeping firms handling documents for many clients. - Accountants who want to cut manual work ahead of reporting periods. - Service companies with recurring expenses from regular vendors. - Operations and finance teams that want every document in one place. DocMe also includes a digital archive, document filtering and search, a range of upload channels, and full Hebrew support. So you can not only create journal entries, but also manage all your documents comfortably and clearly. ## Mistakes to avoid when rolling out the integration For the work with DocMe and Atzmait to be efficient, it is worth defining the process correctly from the start. Common mistakes to avoid: - Starting without an organised list of vendors and expense accounts. - Not defining fixed rules for recurring vendors. - Not running an initial test on several different document types. - Not deciding who approves journal entries before they move on. - Mixing personal, business, and irrelevant documents in the same flow. The right way is to start with a small group of common documents, define clear rules, review the journal entries produced, and then expand gradually. That way the system learns your habits and the process stays under control. ## A checklist before you start working with DocMe and Atzmait Before rolling out the process, it is worth preparing a few simple things: - A list of your main vendors. - A mapping of common debit and credit accounts. - Recurring VAT rules and transaction classifications. - Examples of real documents from the last month. - An internal approval process for journal entries. - A responsible user to review the first results. A short preparation like this can save a lot of time later. Instead of fixing mistakes after hundreds of documents, you define up front the rules DocMe should apply. ## How to get started If you work with Atzmait and feel that typing journal entries takes too much time, DocMe can make the process far faster and more organised. Even when there is no option to import Excel and no automatic API connection available, you can build a smart process in which documents are captured, analysed, and turned into automatic journal entries. The next step is to see it on your own real documents: vendor invoices, receipts, monthly expenses, and recurring paperwork. A short demo makes it clear how DocMe identifies the data, how the accounting rules are defined, and how the journal entries fit into your Atzmait workflow. That way you keep working with the software you already know, while significantly reducing the manual work around it. --- ## Uploading files to DocMe: WhatsApp, Telegram, email, direct share, and a built-in scanner URL: https://docme.pro/en/blog/docme-file-upload-channels-en Language: en # Uploading files to DocMe: WhatsApp, Telegram, email, direct share, and a built-in scanner One of the most common problems in document management isn't only what happens to an invoice after it arrives - it's how you get it into the system comfortably in the first place. An invoice can arrive on WhatsApp, by email, on Telegram, as a download from a vendor's website, as a photo in your gallery, as a PDF file, or as a piece of paper you photographed a moment before it went missing. That is exactly why DocMe lets you upload files through several different channels. The goal is simple: wherever the document happens to be right now, you can move it into DocMe quickly, and the system will receive it, identify you, process the document, and store it in the right place. Instead of hunting at the end of the month for invoices between chats, downloads, emails, and photos, DocMe brings it all into one place: documents, invoices, receipts, scans, and journal entries ready for the next step. ## Why does it matter to allow uploads from anywhere? In a real business, documents don't arrive in an orderly way. One vendor emails an invoice, another sends a photo on WhatsApp, an employee photographs a receipt in the field, and the accountant asks for a document that was already sent a week ago but is hard to find. When there is no organised process for uploading documents, the same problems keep coming back: - Invoices stay inside WhatsApp chats and never reach bookkeeping. - Photographed receipts sit in the gallery and are never filed. - Documents are sent to the wrong email address or forgotten in the inbox. - It's hard to know which files have been handled and which are still waiting. - At month end, time goes into collecting documents instead of reviewing and approving them. DocMe solves the problem at the root: it doesn't force you to work through one screen or one action. Instead, it connects to habits that already exist in the business and lets you send documents whichever way is easiest at that moment. ## Uploading invoices to DocMe through WhatsApp WhatsApp is one of the main channels through which businesses in Israel receive documents. Clients send confirmations, vendors send invoices, employees send receipts from the field, and sometimes the most important document sits inside an ordinary conversation. With DocMe you can send a photo or a document through WhatsApp, and the system automatically identifies the user and uploads the invoice. That means no downloading the file, saving it to a folder, opening another system, and uploading it manually. A typical process looks like this: - You receive an invoice or a receipt on WhatsApp. - You send the file or photo to DocMe's WhatsApp channel. - DocMe identifies who sent the document. - The document is captured automatically in the system. - After capture, DocMe can analyse the document, identify vendors, amounts, dates, and VAT, and prepare it for the next step. The big advantage is that the document doesn't stay stuck inside the chat. It moves into a system where you can search it, filter it, process it, and manage it as part of the bookkeeping process. ## Uploading files through Telegram The same principle works on Telegram. Businesses and teams that use Telegram can send a photo or a document to DocMe, and the system will capture the file automatically. Uploading through Telegram is especially useful when working from a phone, photographing a document on the spot, or receiving a file inside a conversation and wanting to move it into the system immediately. Instead of waiting to get to a computer or emailing the file to yourself, you simply forward it to DocMe. That keeps the process short: - Photograph an invoice, a receipt, or a document. - Send it to DocMe's Telegram bot or channel. - The system identifies you and captures the file. - The document appears in the system, ready for processing. This suits businesses where documents arrive in real time: drivers, field staff, operations teams, small business owners, or anyone who isn't sitting at a computer all day. ## Sending files to DocMe at a dedicated email address Not every document comes from a phone. Plenty of invoices still arrive by email: vendor invoices, receipts, reports, expense documents, confirmations, and PDF files. So DocMe also allows sending to a dedicated email address. Instead of downloading the file from your inbox and then uploading it manually, you can forward or send the message to DocMe's dedicated address. The attachments are captured automatically and join the workflow. The advantages of uploading by email: - It's easy to forward an invoice received from a vendor. - No need to log into the system every time a new document arrives. - You can set up a standing process for teams or clients. - Documents enter the digital archive instead of staying scattered across different mailboxes. This is a particularly convenient solution for bookkeeping firms and accountants who receive documents from many clients. Every client can send documents in an orderly way, and the files are captured in the system instead of disappearing into email threads. ## Sharing directly to the DocMe app from your phone Sometimes the document is already on your phone: you downloaded a PDF, received a photo, opened a file from another app, or saved an image to the gallery. In those cases, DocMe supports sharing directly to the app. It works like any normal share from a phone: tap `Share`, choose DocMe, and the file goes straight into the system. Just as you would share a file to WhatsApp, email, or Telegram, you can share it directly to DocMe. In practice, that means there is no clumsy route of downloading, saving, opening a browser, and uploading. If the file is already on the device, it can move to DocMe in a single action. Examples of when direct sharing is useful: - You downloaded a PDF invoice from a vendor's website. - You received a file in a messaging app and want to file it right away. - You found a photo of a receipt in your gallery. - You opened a document in another app and want to send it to bookkeeping. Instead of leaving the document on the device, you share it to DocMe and it is uploaded automatically. ## A built-in scanner for iPhone and Android Alongside WhatsApp, Telegram, email, and direct sharing, DocMe also includes a built-in scanner for iPhone and Android. The scanner is for cases where the document is still physical: a printed invoice, a paper receipt, a form, a confirmation, or anything that needs to become a digital file. In the app you can use the scanner to photograph and upload documents straight into the system. You can also see files you uploaded previously, track documents that have been captured, and see which files your accountant has already finished working on. That creates a complete workflow from the phone: - Scan a physical document. - The file uploads to DocMe. - The document is stored in the system and ready for processing. - You can review documents uploaded in the past. - You can track files the accountant has already handled. The built-in scanner matters most for businesses that still receive documents on paper. Instead of taking an ordinary photo and forgetting it in the gallery, the scan goes straight into the DocMe workflow. ## A demo of the DocMe built-in scanner ## What happens after the file reaches DocMe? Uploading the file is only the first step. Once the document is captured, DocMe can begin processing: reading the document, identifying vendors, extracting amounts, dates, VAT, and accounting data, and preparing the information for the next stage. For invoices and receipts, the goal is to turn the document from a static file into information you can work with. Instead of saving a PDF in a folder and coming back to it manually, DocMe organises the data and lets you continue into the bookkeeping process more efficiently. The full process can include: - Capturing the file from the channel it was sent through. - Identifying the relevant user or client. - Storing the document in the digital archive. - Extracting data from the document. - Applying fixed rules by vendor or document type. - Preparing it for handling, approval, or creating a journal entry. That is how DocMe connects the moment a document arrives with the stage where it is ready for accounting work. ## Mistakes to avoid when uploading documents To keep the process clean and organised, a few simple rules are worth following: - Don't leave invoices only inside WhatsApp or Telegram. - Don't photograph receipts without sending them to DocMe right away. - Don't pass documents between several people without confirming they were captured in the system. - Don't send blurry or cropped files when you could scan them clearly. - Don't wait until month end to collect every document at once. The simple rule is this: the moment a document reaches you, send it to DocMe through whichever channel is easiest at that moment. That cuts down on load, mistakes, and unnecessary searching. ## A checklist for day-to-day uploading to DocMe To turn the process into a fixed habit, work from a short checklist: - Got an invoice on WhatsApp? Send it to DocMe immediately. - Got a document on Telegram? Forward it to DocMe. - An invoice arrived by email? Send it to the dedicated address. - Downloaded a file on your phone? Use Share and choose DocMe. - Received a paper document? Scan it in the app. - Check occasionally that the documents were captured and nothing is waiting. When the whole team works the same way, documents don't go missing and bookkeeping gets a far more organised basis to work from. ## In summary: every road leads to DocMe Uploading files to DocMe is designed to fit the way businesses actually work. Sometimes the document arrives on WhatsApp, sometimes on Telegram, sometimes by email, sometimes it's already saved on the phone, and sometimes it has to be scanned from paper. Instead of forcing everyone into one channel, DocMe captures documents from a range of channels and brings them into one organised process. The result is less searching, fewer lost documents, less manual work, and more control over what has been uploaded, what is waiting, and what has already been handled. If you want to see how it works on real documents from your business, book a short demo and watch the upload, capture, and processing flow from start to finish. --- ## Israel Invoice and allocation numbers: what businesses must know ahead of June 2026 URL: https://docme.pro/en/blog/israel-invoice-allocation-number-2026-en Language: en # Israel Invoice and allocation numbers: what businesses must know ahead of June 2026 The most important point to open with is this: from 1 June 2026, the threshold for requiring an allocation number under the Israel Invoice model drops to 5,000 NIS before VAT. In other words, a tax invoice or an invoice-receipt above that amount may require an allocation number from the Tax Authority so that the client can deduct the VAT on it. This isn't just another technical requirement. As the threshold falls, more invoices enter the process, more businesses have to make sure their documents are valid, and more clients check whether the invoices they received include the required allocation number. For businesses, bookkeeping firms, and accountants, that means needing a more organised process around issuing invoices, receiving vendor invoices, checking, filing, and follow-up. This guide explains in plain terms what the Israel Invoice model is, what an allocation number is, who is required to have one, from what amount, how to obtain one, what to check if a number isn't issued, and what matters regarding credit notes, authorisations, refusals from the Tax Authority, and retroactive requests. ## What is the Israel Invoice model? The Israel Invoice model is a Tax Authority initiative designed to reduce the use of fictitious invoices and strengthen oversight of transactions reported for VAT purposes. Instead of relying on periodic reporting alone, certain cases require approval in real time or close to the moment the invoice is issued, by obtaining an allocation number. The idea is simple: when a business issues a tax invoice above the defined threshold, it has to obtain a unique allocation number from the Tax Authority. That number appears on the original invoice and marks the fact that the invoice went through the required process with the Tax Authority. From the perspective of the client receiving the invoice, the allocation number matters a great deal. Without an allocation number on an invoice that requires one, the client may not be able to deduct the input tax they paid. So this is a requirement that affects both the party issuing the invoice and the party receiving it. ## What is an invoice allocation number? An allocation number is a unique sequence of digits issued by the Tax Authority for a relevant tax invoice. You can think of it as a digital approval tied to a specific invoice and a specific transaction. The number has to appear on the original invoice, and it isn't a minor detail. It is part of the accounting document in cases where the law requires it. When a client receives an invoice above the relevant threshold, they should verify that it carries a valid allocation number so they can handle VAT correctly. It is important to distinguish between an allocation number and an early allocation approval or other references. An allocation number is the number actually required for a relevant tax invoice or invoice-receipt. An allocation approval for a pro-forma invoice is not the same thing, and on its own it does not permit input tax deduction. ## Who does the Israel Invoice reform apply to? The reform applies to businesses that issue tax invoices or invoice-receipts. Typically that means licensed dealers, limited companies, and partnerships. A business that does not issue tax invoices - an exempt dealer issuing receipts only - is not required to obtain an allocation number for receipts. Transactions without VAT, or documents that are not a tax invoice or an invoice-receipt, are also outside this category. At the same time, remember that clients receiving invoices from vendors need to pay attention to whether those invoices meet the requirement. Even if your own business doesn't issue many invoices above the threshold, you may be receiving vendor invoices that require an allocation number in order for you to deduct VAT correctly. ## What about non-profits and charitable organisations? Alongside the Israel Invoice model there is a separate reform concerning Israel Donations. According to published information, from January 2026 non-profits holding Section 46 status are required to report donations to the Tax Authority and receive a reporting number for them. The report includes the donor's details and the donation amount. It's important not to mix the two models: allocation numbers for tax invoices are one subject, and donation reporting for non-profits is another. If you are a non-profit or a charitable institution, check with your accountant or representative which obligations actually apply to you. ## How do you obtain an allocation number? An allocation number can be obtained manually through the Tax Authority's digital services, or through an invoicing system connected to those services that submits the request automatically. On the manual route, the business logs into the Tax Authority system, performs the required steps, and submits a request for the relevant invoice. That is a workable path, but as the number of invoices grows and the threshold drops to 5,000 NIS, it can become a cumbersome process repeated many times over. On the automatic route, the invoicing system the business uses submits the request as part of issuing the invoice, once the business has authorised the connection to the Tax Authority's digital services. In that setup, the allocation number is added to the invoice without the user having to take a manual action each time. ## Where does the allocation number appear? Once an allocation number is issued, it should appear on the original invoice. If you issue invoices, make sure the number actually made it onto the document before sending it to the client. If you receive invoices from vendors, check that the relevant invoices carry an allocation number. This is where proper document management comes in. When invoices arrive by email, on WhatsApp, as scans, or as scattered files, it's easy to miss a document or forget to check an important detail. A system like DocMe can help capture invoices, store them in a digital archive, extract key data, and prepare the documents for the next accounting step. ## How can a client verify an allocation number? The Tax Authority allows you to check the validity of an allocation number through its system. A client who received an invoice can log into the relevant Tax Authority service, verify their identity, choose the invoice verification option, and enter the allocation number. This check matters most for significant amounts or new vendors. If an invoice requires an allocation number and doesn't carry a valid one, a problem with VAT deduction can arise. ## What to check if an allocation number isn't issued If a request was submitted and no allocation number came back, run through a few basic checks before assuming there is a complex fault: - Is the invoice amount before VAT above the relevant threshold? - Is this a tax invoice or an invoice-receipt, rather than another type of document? - Does the invoice include the client's company ID, dealer number, or identification where required? - Is the authorisation for the Tax Authority's digital services active? - Has the limited company or partnership completed the required entity registration? - Is the transaction subject to VAT, or is it VAT-exempt? In many cases, a single missing detail on the document or an inactive authorisation is enough to prevent an allocation number from being issued. ## Limited companies, partnerships, and a senior authorised representative Limited companies and partnerships may be required to complete entity registration and appoint or define a party authorised to act with the Tax Authority. Such a party is sometimes called a `senior authorised representative`, and they are empowered to act on behalf of the entity, including actions related to obtaining allocation numbers. The Tax Authority offers several routes for registering that representative - self-service, help from a representative, or registration at a Tax Authority office. In practice, it's best to settle this before you reach the moment of issuing your first invoice that requires an allocation number. ## Do employees need separate authorisation? The connection to Tax Authority services is usually made by the business owner or an authorised party. In a business where employees issue invoices from a connected invoicing system, the central authorisation may be enough for the workflow inside that system. However, if employees need to perform actions directly in the Tax Authority's personal area, they may need appropriate authorisations of their own. The important point is not to leave this to the last minute. If several people in the business issue invoices, confirm in advance who is authorised to make the connection, who may issue documents, and how you verify that every relevant invoice receives an allocation number. ## Does a credit note require an allocation number? Based on current accepted information, a credit note does not require a new allocation number request. If you cancel a tax invoice that received an allocation number, the cancellation is handled the usual way, by issuing a credit note. As things stand there is no need to cancel the allocation number issued for the original invoice - you simply don't reuse it. If the credit note and the cancelled invoice are included in a detailed report, it may be appropriate to include the allocation number of the cancelled invoice on the credit line. In such cases, consult an accountant or a tax adviser. ## Can you obtain an allocation number in advance? An invoice allocation number is issued for an invoice that has already been produced, not for a future transaction that has not yet become a tax invoice. So you cannot obtain an allocation number in advance in the ordinary sense of the term. That said, in certain cases you can obtain an allocation approval for a pro-forma invoice. It's important to understand that such an approval is not an invoice allocation number, and it does not permit input tax deduction. It only indicates that when a digital invoice is issued for the transaction, an allocation number can be obtained through the proper process. ## What if an invoice was issued without an allocation number? If an invoice that requires an allocation number was issued but the number wasn't obtained at the time, you don't always have to cancel the document. According to published information, in certain cases you can submit a request for an allocation number even after the invoice was issued. Distinguish between two situations: a request made close to issuing the invoice - for example within a short window of up to two weeks in some systems - and a broader retroactive request, which may be possible up to a year from the date the invoice was issued. For a retroactive request to be possible, the original invoice has to include the client's identifying details, such as a company ID or dealer number. Because the rules may change and implementation depends on the system you use, check what is actually available with your invoicing system, the Tax Authority, or your representative. ## What if the Tax Authority refuses to issue an allocation number? From 2025, allocation number requests may be examined against criteria designed to confirm the transaction is genuine. If a request is refused, the business has several courses of action in principle, according to Tax Authority guidance: - Cancel the request and the transaction, if the business decides not to proceed. - Continue with the transaction without an allocation number, understanding that the client will not be able to deduct input tax on it. - Apply reverse charge where the buyer is a licensed dealer, so VAT payment shifts to the buyer under the relevant conditions. - Approach the control unit and request a hearing, together with documents supporting the transaction. A refused allocation number is not merely a technical event. It can affect the transaction, the client, and VAT reporting, so it's worth involving a professional before making a decision. ## Common mistakes to avoid As the threshold drops to 5,000 NIS, more businesses will meet this requirement more often. These are the mistakes worth avoiding: - Checking the threshold against the amount including VAT rather than before VAT. - Assuming every business document requires an allocation number, even when it isn't a tax invoice or an invoice-receipt. - Sending a client an invoice that requires an allocation number without verifying the number appears on it. - Accepting a vendor invoice above the threshold without checking whether an allocation number exists. - Not renewing the Tax Authority authorisation in time. - Not including the client's company ID or dealer number when it is required. - Leaving invoices in mailboxes, WhatsApp, or disorganised folders with no review process. ## How does DocMe fit into the process? DocMe does not replace the professional obligation to check Tax Authority requirements, and it is not a substitute for an accountant or an invoicing system. Its value sits where many businesses struggle: managing the documents, capturing the invoices, extracting the data, and preparing the information for the next step. When invoices arrive from email, WhatsApp, Telegram, scans, or PDF files, DocMe can bring them into one place, identify important data, help classify the document, and store it in a digital archive. For a bookkeeping team, that makes it easier to review invoices, track documents, and prepare for the journal entry process. In a reality where allocation numbers become relevant to more invoices, order in your documents is not a luxury. It is part of working properly. ## A short checklist for businesses ahead of June 2026 Before the threshold drops to 5,000 NIS, make sure the business is ready: - You know who in the business is responsible for issuing tax invoices. - Your invoicing system supports obtaining allocation numbers, or you have a clear manual process. - The authorisation for Tax Authority services is active and renewed on time. - Companies and partnerships have completed entity registration and appropriate authorisations. - Invoices include the required client details, including company ID or dealer number where needed. - There is an orderly check for vendor invoices above the threshold. - All invoices are stored in one place and accessible to the accountant or the finance team. Frequently asked questions about Israel Invoice and allocation numbers Short answers to the main questions arising ahead of the drop to 5,000 NIS in June 2026. Q: Does the Israel Invoice threshold include VAT? No. The amount is measured before VAT. If the invoice before VAT is below the threshold, adding VAT alone does not turn it into an invoice requiring an allocation number. Q: Who must obtain an allocation number and who is exempt? The obligation applies to businesses issuing tax invoices or invoice-receipts above the threshold, such as licensed dealers, limited companies, and partnerships. Exempt dealers who issue receipts only are not required to obtain allocation numbers for receipts. Q: Is an allocation number needed for a credit note or a pro-forma invoice? As things stand, a credit note does not require a new allocation number request, and a pro-forma invoice does not replace a tax invoice. An allocation number is actually required for a relevant tax invoice or invoice-receipt. Q: What do you do if an invoice was issued without an allocation number? You don't always have to cancel the invoice. In certain cases you can submit a request after issuing it, or a retroactive request, provided the invoice includes the required client identification details. Q: What happens if the Tax Authority refuses to issue an allocation number? The business can consider cancelling the transaction, continuing without an allocation number, applying reverse charge where appropriate, or approaching the control unit for a hearing. In such a situation it is best to involve an accountant or tax adviser. Q: Why does it matter to check invoices received from vendors too? Because an allocation number affects the receiving side as well. If you received an invoice above the threshold without a valid allocation number, you may not be able to deduct the input tax on it. ## In summary: the drop to 5,000 NIS calls for new order in your documents The Israel Invoice model changes how businesses have to treat tax invoices. From June 2026, when the threshold drops to 5,000 NIS before VAT, the allocation number requirement is expected to become relevant to far more everyday transactions. The right move is not to wait for the first invoice that gets stuck. Settle your authorisations, confirm your invoicing system is ready, train your staff, check vendor invoices, and keep all documents in one organised place. That way you reduce mistakes, keep a clear workflow, and arrive prepared for the next stage of the reform. --- ## Invoices from the chat: issue on WhatsApp and Telegram, deliver automatically URL: https://docme.pro/en/blog/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices-en Language: en # Invoices from the chat: issue on WhatsApp and Telegram, deliver automatically Most small businesses aren't late with their invoices because invoicing is hard. They're late because it means sitting down at a computer, opening a system, finding the customer, typing the lines, downloading a PDF, and then sending it by email or WhatsApp. That's exactly the step that gets pushed to the end of the day, and from there to the end of the month. **DocMeDocs** is a new invoicing app built around two simple ideas. The first is **issuing invoices from WhatsApp and Telegram**, straight from the chat, with a text or a voice note. The second is **automatic delivery to the customer** by Telegram and email the moment a document is issued, so you never have to remember to send it. This guide walks through the whole flow with real screenshots from the app: connecting the bot, issuing a document from the chat, setting up automatic delivery to customers, and tracking who received it and who confirmed. ## What issuing an invoice from the chat looks like This is how it works in practice. You write or record a message to the DocMeDocs bot, and the document comes back numbered, calculated, and saved. If the customer is set up for automatic delivery, it's already on its way to them. ![The same request in Telegram and WhatsApp: a message and a voice note, and a tax invoice returned as a PDF](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/en-chat-bots.webp) There's no new app to learn and no form to fill in. The bot lives in the app you already have open all day. ## Step 1: Connect the bot to your account, with no codes and no QR The bot recognizes you by the phone number you write from. There's no login command, no verification code, and no QR code to scan. 1. In DocMeDocs, go to **Settings** → **Business Profile**. 2. Scroll to the **"Bot phone numbers"** card. 3. Add every number that will message the bot: yours, a partner's, or an employee's who issues documents. Your business phone number is already listed there automatically. ![The "Bot phone numbers" card in Settings: messages from these numbers work in your books](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/en-bot-phone-numbers.webp) Removing a number from the list cuts off its access immediately. It's also the right way to handle an employee who has left. Telegram tip: the bot can only recognize you if your phone number is visible to it. If the bot doesn't recognize you, check your Telegram privacy settings and make sure your phone number isn't hidden. ## Step 2: Ask for a document by text or voice Talk to the bot the way you'd explain it to your bookkeeper. For example: - "Issue an invoice to Dana Levi for branding and a landing page, four thousand five hundred plus VAT" - "Receipt for Yossi Cohen, 1,200 shekels, paid by bank transfer" - "Price quote for Alpha Studio: three hours of consulting at 250 an hour" What happens behind the scenes: 1. **The bot understands the request** from free text or a voice note, in Hebrew or English, and replies in the language you wrote in. 2. **If something is missing**, it asks for everything missing at once, in a single numbered list, not in ten separate messages. 3. **The document is saved as a draft first.** The bot reads the totals back to you and waits for an explicit "yes". 4. **Only after you confirm is the document issued.** It gets its running number and, if the business is connected to the Tax Authority, an allocation number too. 5. **The PDF comes back to you in the chat**, and if the customer has delivery channels set up, the document goes out to them. An issued document is a tax record and cannot be edited or deleted. That's why the default is to ask before issuing. Corrections are made with a credit invoice, as in any compliant system. ### Want the bot to issue without asking? If you issue a lot of documents a day, you can turn on **"Trust the AI more"** under **Settings** → **AI Settings**. When your request is complete, meaning the customer, the lines, and the amounts are all there, the bot issues right away instead of reading it back and waiting. If anything is missing, it still asks first. ![The "Trust the AI more" switch in DocMeDocs AI Settings](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/en-ai-trust.webp) ## What you can ask the bot for The bot issues every document a business needs day to day, and answers questions about your numbers too: What you write or say What you get "Invoice for Dana Levi, 4,500 plus VAT" A tax invoice with an allocation number where required "Receipt for Yossi, 1,200, paid in cash" A receipt or an invoice-receipt "Price quote for Alpha Studio" A price quote, pro-forma invoice, or delivery note "Credit invoice for Dana Levi, 500 shekels" A credit invoice "How much is still open this year?" / "What did Acme buy last month?" A short answer from your own data You can also add a new customer or product through the chat, and on the plans that include it, send the bot a photo of an expense receipt to have it filed automatically. ## Automatic delivery to customers by Telegram and email The second part matters just as much: making sure the document reaches the customer without you having to remember to send it. Every customer card (**Customers** → click the customer) has a field called **"Send documents automatically when issued by"** with two options: **Telegram** and **Email**. Pick one or both, and from then on **every document issued to that customer goes out on those channels**, whether you issued it from the bot or from the app. ![A DocMeDocs customer card: automatic document delivery by Telegram and Email](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/en-customer-auto-send.webp) Two things worth knowing: - **The customer doesn't install anything** or join any bot. On Telegram the document reaches them by the phone number on their card, as long as they have Telegram on that number. By email, it goes to the address on their card. - **The "WhatsApp Number" field** is for customers whose WhatsApp runs on a different number from their main one. ### Turn it on for every customer at once There's no need to go customer by customer. The **Customers** page has a **"Send channels"** button that opens a side panel. Choose a channel, choose "Turn on" or "Turn off", and decide whether it applies to all customers or only some of them. The panel also tells you up front how many customers will be updated, how many are already on, and how many will be skipped because they have no phone or email. ### Ten seconds to change your mind When you issue a document from the app itself, the review screen before issuing shows every detail along with the **"Send to the customer automatically"** option. After issuing, there's a 10-second countdown with a Cancel button, in case you remember something at the last moment. ![The "Ready to issue" screen, with automatic delivery to the customer 10 seconds after issuing](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/en-issue-review.webp) ## Knowing the customer actually received it "I sent you the invoice" and "I never got it" is a conversation every business knows. In DocMeDocs, every automatic send includes a short link to the document. When the customer opens it, or replies to the message (with a "thanks", for example), it's recorded as a **confirmation of receipt**. Every document page shows a **"Sent to the customer"** card listing each channel the document went out on, the time, and exactly how the customer confirmed. ![The "Sent to the customer" card: confirmed by the link on email, and confirmed by a reply on Telegram](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/en-delivery-log.webp) ## What about WhatsApp? **You can issue documents from WhatsApp**, but automatic delivery to customers currently works only by Telegram and email. To send a document to a customer on WhatsApp, open the document and click **Send** → **Link on WhatsApp**. WhatsApp opens with a ready-made message and a link to the document, and all that's left is to pick the customer. The same menu also lets you send manually by email or Telegram, or copy the link. ## What each plan includes Plan Issuing from the chat Automatic delivery to customers Basic From the browser dashboard Email Pro Telegram bot Email and Telegram Premium WhatsApp and Telegram bot Email and Telegram Every plan lets you share any document as a WhatsApp or Telegram link, and issue documents from ChatGPT, Claude, or Gemini as well. ## Mistakes worth avoiding - **Not adding the numbers you write from.** If an employee messages the bot from a number that isn't on the list, the bot has no way of knowing it's your business. - **Incomplete customer cards.** No phone means no Telegram, and no email means no email delivery. Those customers are skipped when you turn a channel on in bulk. - **Turning on "Trust the AI more" on day one.** Issue a few documents with confirmation first, and only then switch it on. - **Not connecting the business to the Tax Authority** before issuing invoices that need an allocation number. - **Skipping a check of your first document.** Issue one real invoice, open it, and confirm the customer received it and confirmed. ## Conclusion DocMeDocs connects two moments that usually stay apart: the moment you need to issue a document, and the moment the customer needs to receive it. You ask the bot by text or voice, confirm, and the document goes out numbered, with an allocation number, and reaches the customer by Telegram or email. And you can see that they got it. The simplest way to find out whether it fits your business: add your number, turn on automatic delivery for one customer, and issue them one real document from the chat. Frequently asked questions What businesses usually ask before they start issuing from the chat. Q: Does the customer need to install an app or join the bot? No. On Telegram the document reaches them by the phone number on their customer card, and by email at the address on the card. The customer just opens the message. Q: Can the bot issue an invoice by mistake? Not by default. The bot saves a draft, reads the totals back, and issues only after an explicit "yes". Only if you turn on "Trust the AI more" will it issue right away, and only when the request is complete. Q: Can invoices be sent to customers automatically on WhatsApp? Automatic delivery currently works by Telegram and email. On WhatsApp you send in one click with "Link on WhatsApp", which opens a ready-made message with a link to the document. Q: I also use DocMe AI. How does the bot know I mean DocMeDocs? If your number is also connected to DocMe AI, start your text message with the word "DocMe". Voice notes always go to the assistant. Q: How do I know the customer received the document? The document page shows a "Sent to the customer" card with every channel, the time, and whether the customer confirmed by opening the link or by replying. --- ## חשבוניות מהצ׳אט: הפקה בוואטסאפ ובטלגרם ושליחה אוטומטית ללקוחות URL: https://docme.pro/blog/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices Language: he # חשבוניות מהצ׳אט: הפקה בוואטסאפ ובטלגרם ושליחה אוטומטית ללקוחות רוב העסקים הקטנים לא מאחרים בהפקת חשבוניות כי קשה להפיק אותן. הם מאחרים כי צריך לשבת מול מחשב, לפתוח מערכת, למצוא את הלקוח, להקליד שורות, להוריד PDF ואז לשלוח אותו במייל או בוואטסאפ. זה בדיוק השלב שנדחה לסוף היום, ומשם לסוף החודש. **DocMeDocs** היא תוכנה חדשה להפקת חשבוניות שבנויה סביב שני רעיונות פשוטים. הראשון: **הפקת חשבוניות בוואטסאפ ובטלגרם** מתוך הצ׳אט, בהודעה או בהקלטה קולית. השני: **שליחה אוטומטית ללקוח** בטלגרם ובאימייל ברגע שהמסמך מופק, בלי שתצטרכו לזכור לשלוח. במדריך הזה נעבור על כל התהליך, עם צילומי מסך אמיתיים מהמערכת: חיבור הבוט, הפקת מסמך מהצ׳אט, הגדרת שליחה אוטומטית ללקוחות, ומעקב אחרי מי קיבל ומי אישר. ## איך נראית הפקת חשבונית מהצ׳אט כך זה נראה בפועל. כותבים או מקליטים לבוט של DocMeDocs, והמסמך חוזר ממוספר, מחושב ושמור. אם ללקוח מוגדרת שליחה אוטומטית, הוא כבר נמצא אצלו. ![אותה בקשה בטלגרם ובוואטסאפ: הודעה והקלטה, וחשבונית מס שחוזרת כ-PDF](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/he-chat-bots.webp) אין אפליקציה חדשה ללמוד ואין טופס למלא. הבוט יושב באפליקציה שכבר פתוחה אצלכם כל היום. ## שלב 1: מחברים את הבוט לחשבון, בלי קוד ובלי QR הבוט מזהה אתכם לפי מספר הטלפון שממנו אתם כותבים. אין פקודת התחברות, אין קוד אימות ואין QR לסרוק. 1. נכנסים ב-DocMeDocs ל**הגדרות** ← **פרופיל העסק**. 2. גוללים לכרטיס **"מספרי טלפון לבוט"**. 3. מוסיפים כל מספר שכותבים ממנו לבוט: שלכם, של שותף או של עובד שמפיק מסמכים. מספר הטלפון מפרטי העסק כבר מופיע שם אוטומטית. ![הכרטיס "מספרי טלפון לבוט" בהגדרות: הודעות מהמספרים האלה פועלות בספרים שלכם](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/he-bot-phone-numbers.webp) הסרה של מספר מהרשימה מנתקת את הגישה שלו מיד. זו גם הדרך הנכונה לנהל עובד שעזב. טיפ לטלגרם: הבוט מזהה אתכם רק אם מספר הטלפון שלכם גלוי לו. אם הבוט לא מזהה אתכם, בדקו בהגדרות הפרטיות של טלגרם שמספר הטלפון לא מוסתר. ## שלב 2: מבקשים מסמך בהודעה או בהקלטה מדברים עם הבוט כמו שהייתם מסבירים למנהלת החשבונות. למשל: - "תוציא חשבונית לדנה לוי על מיתוג ודף נחיתה, ארבעת אלפים וחמש מאות פלוס מע״מ" - "קבלה ליוסי כהן על 1,200 שקל, שולם בהעברה בנקאית" - "הצעת מחיר לסטודיו אלפא: שלוש שעות ייעוץ ב-250 לשעה" מה קורה מאחורי הקלעים: 1. **הבוט מבין את הבקשה** מטקסט חופשי או מהקלטה, בעברית או באנגלית, ועונה באותה שפה שבה פניתם. 2. **אם חסר פרט**, הוא שואל על כל מה שחסר בבת אחת, ברשימה ממוספרת אחת, ולא בעשר הודעות. 3. **המסמך נשמר קודם כטיוטה.** הבוט מקריא לכם את הסכומים ומחכה ל"כן" מפורש. 4. **רק אחרי האישור המסמך מופק**, מקבל מספר רץ, ואם העסק מחובר לרשות המסים, גם מספר הקצאה. 5. **ה-PDF חוזר אליכם בצ׳אט**, ואם הלקוח הגדיר ערוצי שליחה, המסמך יוצא אליו. מסמך שהופק הוא רשומה לצורכי מס ואי אפשר לערוך או למחוק אותו. לכן ברירת המחדל היא לשאול לפני שמפיקים. תיקונים נעשים בחשבונית זיכוי, כמו בכל מערכת תקינה. ### רוצים שהבוט יפיק בלי לשאול? מי שמפיק הרבה מסמכים ביום יכול להפעיל ב**הגדרות** ← **הגדרות AI** את המתג **"לתת יותר אמון ב-AI"**. כשהבקשה שלמה, כלומר יש לקוח, שורות וסכומים, הבוט מפיק מיד בלי להקריא ולחכות. אם משהו חסר, הוא עדיין שואל קודם. ![המתג "לתת יותר אמון ב-AI" בהגדרות ה-AI של DocMeDocs](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/he-ai-trust.webp) ## מה אפשר לבקש מהבוט הבוט מפיק את כל המסמכים שעסק צריך ביום-יום, ועונה גם על שאלות על המספרים: מה כותבים או אומרים מה מקבלים "חשבונית לדנה לוי על 4,500 פלוס מע״מ" חשבונית מס עם מספר הקצאה כשנדרש "קבלה ליוסי על 1,200, שולם במזומן" קבלה או חשבונית מס קבלה "הצעת מחיר לסטודיו אלפא" הצעת מחיר, חשבונית עסקה או תעודת משלוח "חשבונית זיכוי לדנה לוי על 500 שקל" חשבונית זיכוי "כמה פתוח לי השנה?" / "מה אקמי קנתה בחודש שעבר?" תשובה קצרה מהנתונים שלכם אפשר גם להוסיף לקוח או מוצר חדשים דרך הצ׳אט, ובמסלולים המתאימים לשלוח לבוט צילום של קבלה על הוצאה כדי שתתויק אוטומטית. ## שליחה אוטומטית ללקוחות בטלגרם ובאימייל החלק השני חשוב לא פחות: לדאוג שהמסמך יגיע ללקוח בלי שתצטרכו לזכור לשלוח אותו. בכרטיס של כל לקוח (**לקוחות** ← לחיצה על הלקוח) יש שדה בשם **"שליחת מסמכים אוטומטית כאשר הם מופקים על ידי"** עם שתי אפשרויות: **טלגרם** ו**דוא"ל**. מסמנים את אחת מהן או את שתיהן, ומעכשיו **כל מסמך שיופק ללקוח הזה יישלח בערוצים האלה**, בין אם הפקתם אותו מהבוט ובין אם מהמערכת. ![כרטיס לקוח ב-DocMeDocs: שליחת מסמכים אוטומטית בטלגרם ובדוא"ל](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/he-customer-auto-send.webp) שני דברים שכדאי לדעת: - **הלקוח לא צריך להתקין שום דבר** ולא להצטרף לשום בוט. בטלגרם המסמך מגיע אליו לפי מספר הטלפון שבכרטיס, בתנאי שיש לו טלגרם על המספר הזה. באימייל, לכתובת שבכרטיס. - **שדה "מספר וואטסאפ"** נועד למקרה שהלקוח משתמש במספר אחר מהמספר הראשי שלו. ### להפעיל לכל הלקוחות בבת אחת אין צורך לעבור לקוח-לקוח. בעמוד **לקוחות** יש כפתור **"ערוצי שליחה"** שפותח חלונית צד. בוחרים ערוץ, בוחרים "הפעלה" או "כיבוי", ומחליטים אם זה חל על כל הלקוחות או רק על חלק מהם. המערכת גם אומרת מראש כמה לקוחות יעודכנו, כמה כבר פעילים וכמה ידולגו כי חסר להם טלפון או אימייל. ### עשר שניות להתחרט כשמפיקים מסמך מהמערכת עצמה, מסך הסיכום לפני ההפקה מציג את כל הפרטים ואת האפשרות **"שליחה אוטומטית ללקוח"**. אחרי ההפקה יש ספירה לאחור של 10 שניות עם כפתור ביטול, למקרה שנזכרתם במשהו ברגע האחרון. ![מסך "הכול מוכן להפקה" עם שליחה אוטומטית ללקוח 10 שניות אחרי ההפקה](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/he-issue-review.webp) ## לדעת שהלקוח באמת קיבל "שלחתי לך את החשבונית" ו"לא קיבלתי" הם שיחה שכל עסק מכיר. ב-DocMeDocs כל שליחה אוטומטית כוללת קישור קצר למסמך. כשהלקוח פותח אותו, או עונה להודעה (למשל "תודה"), זה נרשם כ**אישור קבלה**. בעמוד של כל מסמך מופיע הכרטיס **"נשלח ללקוח"**, עם כל ערוץ שהמסמך נשלח בו, השעה, ואיך בדיוק הלקוח אישר. ![הכרטיס "נשלח ללקוח": אושר בקישור באימייל, ואושר בהודעה חוזרת בטלגרם](/blog-media/docmedocs-whatsapp-telegram-invoices/he-delivery-log.webp) ## ומה עם וואטסאפ? **אפשר להפיק מסמכים מוואטסאפ**, אבל שליחה אוטומטית ללקוחות עובדת בשלב הזה רק בטלגרם ובאימייל. כדי לשלוח מסמך ללקוח בוואטסאפ, פותחים את המסמך ולוחצים **שליחה** ← **קישור בוואטסאפ**. וואטסאפ נפתח עם הודעה מוכנה וקישור למסמך, ורק נשאר לבחור את הלקוח. באותו תפריט אפשר גם לשלוח ידנית באימייל או בטלגרם, או להעתיק את הקישור. ## מה כלול בכל מסלול מסלול הפקה מהצ׳אט שליחה אוטומטית ללקוח בייסיק מהמערכת בדפדפן אימייל פרו בוט בטלגרם אימייל וטלגרם פרימיום בוט בוואטסאפ ובטלגרם אימייל וטלגרם בכל המסלולים אפשר לשתף כל מסמך כקישור בוואטסאפ או בטלגרם, ולהפיק מסמכים גם מ-ChatGPT, מ-Claude או מ-Gemini. ## טעויות שכדאי להימנע מהן - **לא להוסיף את המספרים שכותבים ממנו.** אם עובד כותב לבוט ממספר שלא ברשימה, הבוט לא ידע שזה העסק שלכם. - **כרטיסי לקוח חסרים.** בלי טלפון אין טלגרם, ובלי אימייל אין דוא"ל. לקוחות כאלה ידולגו בהפעלה הגורפת. - **להפעיל "לתת יותר אמון ב-AI" ביום הראשון.** קודם הפיקו כמה מסמכים עם אישור, ורק אחר כך הפעילו. - **לא לחבר את העסק לרשות המסים** לפני שמפיקים חשבוניות שדורשות מספר הקצאה. - **לשכוח לבדוק את המסמך הראשון.** הפיקו חשבונית אמיתית אחת, פתחו אותה, ובדקו שהלקוח קיבל ואישר. ## סיכום DocMeDocs מחברת בין שני קצוות שבדרך כלל נשארים נפרדים: הרגע שבו אתם צריכים להוציא מסמך, והרגע שבו הלקוח צריך לקבל אותו. מבקשים מהבוט בהודעה או בהקלטה, מאשרים, והמסמך יוצא ממוספר, עם מספר הקצאה, ומגיע ללקוח בטלגרם או באימייל. ואתם רואים גם שהוא קיבל. הדרך הכי פשוטה לבדוק אם זה מתאים לעסק שלכם: להוסיף את המספר שלכם, להפעיל שליחה אוטומטית ללקוח אחד, ולהפיק לו מסמך אמיתי אחד מהצ׳אט. שאלות נפוצות מה עסקים שואלים בדרך כלל לפני שמתחילים להפיק מהצ׳אט. Q: האם הלקוח צריך להתקין אפליקציה או להצטרף לבוט? לא. בטלגרם המסמך מגיע לפי מספר הטלפון שבכרטיס הלקוח, ובאימייל לכתובת שבכרטיס. הלקוח רק פותח את ההודעה. Q: האם הבוט יכול להפיק חשבונית בטעות? כברירת מחדל לא. הבוט שומר טיוטה, מקריא את הסכומים ומפיק רק אחרי "כן" מפורש. רק אם תפעילו את "לתת יותר אמון ב-AI" הוא יפיק מיד, ורק כשהבקשה שלמה. Q: אפשר לשלוח ללקוחות חשבוניות אוטומטית בוואטסאפ? כרגע השליחה האוטומטית עובדת בטלגרם ובאימייל. בוואטסאפ שולחים בלחיצה דרך "קישור בוואטסאפ", שפותח הודעה מוכנה עם קישור למסמך. Q: אני משתמש גם ב-DocMe AI. איך הבוט יודע שאני פונה ל-DocMeDocs? אם המספר שלכם מחובר גם ל-DocMe AI, התחילו את הודעת הטקסט במילה "דוקמי" או "DocMe". הודעות קוליות מגיעות לעוזר בכל מקרה. Q: איך אדע שהלקוח קיבל את המסמך? בעמוד המסמך מופיע הכרטיס "נשלח ללקוח" עם כל ערוץ, השעה, ואם הלקוח אישר בפתיחת הקישור או בהודעה חוזרת. --- ## AI bookkeeping agent: what it actually does and what still needs a human URL: https://docme.pro/en/blog/ai-bookkeeping-agent-en Language: en # AI bookkeeping agent: what it actually does and what still needs a human **The short answer:** an AI bookkeeping agent is software that reads invoices and receipts, identifies the vendor, extracts amounts, dates and VAT, and builds a complete double-entry journal entry according to the rules you set for each vendor. The bookkeeper stops typing line after line and instead reviews, approves and handles only what the system flagged as not adding up. Most bookkeeping firms and businesses in Israel still lose hours to the same routine: open a PDF, identify the vendor, copy the amount, work out the VAT, choose a debit and a credit account, and type it all in. AI bookkeeping is not meant to replace the accountant or the bookkeeper. It is meant to move them from data entry to review. Below: what the agent actually does, how it differs from OCR, what stays human, and how to roll it out. ## What is automatic bookkeeping? Automatic bookkeeping is not "scanning invoices". Scanning only turns paper into a file. Real automation starts when the system understands what a document means in accounting terms: who the vendor is, what kind of expense it is, which account it belongs to and how it is recorded. An AI bookkeeping agent sits between the document and your bookkeeping software. It understands the document, applies the business's logic and returns something ready to approve: a complete journal entry. ## What does an AI bookkeeping agent actually do? A good agent runs a sequence of steps on every document, not just one: - **Reads the document:** a tax invoice, a receipt, an electricity, water or phone bill, as a PDF, image or scan, including multi-page documents. - **Identifies the vendor:** by company ID (ח"פ), business number, phone or name, even when the invoice spells the name differently from your records. - **Extracts the data:** net amount, VAT, gross amount, dates, reference number, currency and exchange rate. - **Builds an automated journal entry:** debit and credit lines under the double-entry standard, with account, amount, references and allocation number. - **Applies rules per vendor:** a default debit account, VAT code, transaction classification and withholding percentage. - **Validates before approval:** cross-checks amounts, dates and duplicates, and flags anything that doesn't add up instead of guessing. - **Reconciles credit cards:** matches invoices to the corresponding lines on bank and credit card statements. - **Answers questions in chat:** "How much did we spend this month?", "Which vendor do we owe most?", or a request for a profit and loss report or trial balance, in plain language. ## How is an AI agent different from OCR? OCR reads text. An AI agent understands a document. In practice, that decides whether you get raw fields to sort by hand or a journal entry you can approve. Topic Plain OCR AI bookkeeping agent Output Raw text or a few fields A complete journal entry with debit and credit Vendor detection Only if the name matches your records exactly By company ID, business number, phone or name Handwriting and poor scans Many errors Handles handwriting, faded receipts and tilted photos Hebrew and English on one page Word order gets scrambled Rebuilds the correct order Accounting logic None Rules per vendor and learning from corrections Controls None Checks amounts, dates and duplicates and flags exceptions The [DocMe AI page](/en/ai) walks through the six-step process run on every document: break the document apart, read it with several models and compare the results, identify the vendor, apply your rules, build the journal entry, and validate before anything is approved. ## What does it look like on a normal working day? A business owner sends a photo of a fuel receipt on WhatsApp, while an IT vendor's invoice lands in the email inbox. At the bookkeeping firm: 1. Both documents arrive in DocMe, one from WhatsApp and one from email, and are saved in the client's digital archive. 2. The agent reads each document, identifies both vendors and extracts the net amount, VAT and gross amount. 3. The rules engine applies what was defined in advance: a vehicle expenses account for the fuel station, an IT services account for the other vendor, and the right VAT code for each. 4. Two complete journal entries are built. 5. Automatic validation finds that the IT invoice was already captured a week earlier and flags it as a duplicate for review. 6. The bookkeeper approves the fuel entry with one click, removes the duplicate, and at month end the invoice is matched to its line on the credit card statement. No field was typed by hand. The professional's time went to the one decision that needed judgment. ## What still needs a human? Good automation does not remove professional responsibility, and it shouldn't. These areas stay in your hands: - **Defining the rules:** the chart of accounts, the classification for each vendor and the VAT codes are set by someone who knows the business. The system learns from your corrections, but the starting point is yours. - **Handling exceptions:** a flagged document, a new vendor or an unusual expense needs a decision. - **Accounting and tax judgment:** whether an expense is deductible, how to classify an unusual purchase, how to treat a mixed expense. These are professional decisions. - **Approval policy:** each office chooses between automatic approval and manual review. It makes sense to start with manual review and move to automatic approval only for vendors that have proven stable. - **Responsibility for reporting:** the reports, VAT and the conversation with the client remain the professional's responsibility. ## How do you roll out AI bookkeeping without losing control? The most successful rollouts are gradual: 1. **Start with one client or business** with a typical document volume. 2. **Map the recurring vendors** and set a debit account, VAT code, classification and withholding for each. 3. **Run one month in parallel** with the existing process and compare the journal entries. 4. **Correct, don't bypass:** every correction you enter in the system improves the next results. 5. **Connect the intake channels:** email, WhatsApp, Telegram or the app, so clients send documents themselves. 6. **Expand gradually** to more clients, and move to automatic approval only what is stable. If you work with Atzmait, read our guide on [automatic journal entries for Atzmait without Excel imports or an API](/en/blog/docme-atzmait-integration-en). ## Common mistakes to avoid - Expecting the system to "guess" your chart of accounts without any rules defined. - Turning on automatic approval for everything from day one. - Testing only one document type instead of invoices, receipts and utility bills. - Not deciding who handles documents flagged for review. - Mixing personal and business documents in the same intake channel. ## How does DocMe (דוקמי) do it? DocMe (דוקמי) is an Israeli platform for document management and automatic bookkeeping software. [The core platform](/en) covers the whole path: intake from the web, email, WhatsApp, Telegram and a mobile app, a digital archive and electronic binder, and an AI agent that builds journal entries and sends them to the software you already use: Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and more. Accounting firms manage many clients in it with custom permissions. For anyone also looking for AI bookkeeping software, [DocMe Books](/en/books) is bookkeeping software for accounting firms and bookkeeping managers, certified by the Israeli Tax Authority, with keyboard-driven entry, a one-click connection to DocMe AI so read documents arrive as finished entries, a WhatsApp AI agent that answers from your own books, and reports such as trial balance, VAT and profit and loss. ## The bottom line An AI bookkeeping agent does not take the professional out of the picture. It takes out the typing and copying, and leaves what requires expertise: rules, exceptions and responsibility. Start small: a few recurring vendors, one month, real documents. Frequently asked questions Short answers to common questions about AI bookkeeping agents. Q: Can an AI agent replace a bookkeeper? No. It replaces the typing and copying, but defining the rules, handling exceptions, approval and professional responsibility stay with the professional. Q: What is the difference between automatic bookkeeping and OCR? OCR extracts text from a document. An AI agent understands the document, identifies the vendor, applies accounting rules and builds a complete journal entry with debit and credit. Q: Can I trust automated journal entries without checking every one? Each office chooses between automatic approval and manual review. Start with manual review and move to automatic approval only for stable vendors. Either way, anything that doesn't add up is flagged for review. Q: Which bookkeeping software does DocMe work with? DocMe sends journal entries to Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and more, and also exports to Excel and PDF. Q: Does the agent handle handwritten receipts or unclear photos? Yes. DocMe is built to read handwriting, faded receipts, tilted photos and imperfect scans, as well as documents in Hebrew and English. Q: Can I ask the system questions about my books? Yes. In the AI chat on WhatsApp, in the app or on the web you can ask for a profit and loss report, trial balance or cash-flow report, or ask how much you spent this month. --- ## הנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI: מה הוא עושה בפועל ומה עדיין דורש אדם URL: https://docme.pro/blog/ai-bookkeeping-agent Language: he # הנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI: מה הוא עושה בפועל ומה עדיין דורש אדם **התשובה הקצרה:** הנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI היא תהליך שבו מערכת בינה מלאכותית קוראת חשבוניות וקבלות, מזהה את הספק, מחלצת סכומים, תאריכים ומע"מ ובונה פקודת יומן מלאה בשיטת החשבונאות הכפולה, לפי החוקים שהגדרתם לכל ספק. איש המקצוע לא מקליד יותר שורה אחרי שורה, אלא בודק, מאשר ומטפל רק במה שהמערכת סימנה כלא תקין. רוב משרדי הנהלת החשבונות והעסקים בישראל עדיין מבזבזים שעות על אותה עבודה: לפתוח PDF, לזהות ספק, להעתיק סכום, לחשב מע"מ, לבחור חשבון חובה וחשבון זכות ולהקליד. הנהלת חשבונות עם בינה מלאכותית לא נועדה להחליף את רואה החשבון או את מנהלת החשבונות. היא נועדה להעביר אותם מהקלדה לבקרה. בהמשך: מה סוכן AI להנהלת חשבונות עושה בפועל, במה הוא שונה מ-OCR, מה נשאר בידיים אנושיות ואיך מטמיעים אותו. ## מהי הנהלת חשבונות אוטומטית? הנהלת חשבונות אוטומטית היא לא "סריקה של חשבוניות". סריקה רק הופכת נייר לקובץ. אוטומציה אמיתית מתחילה כשהמערכת מבינה את המשמעות החשבונאית של המסמך: מי הספק, איזו הוצאה זו, לאיזה חשבון היא שייכת ואיך היא נרשמת. סוכן AI להנהלת חשבונות יושב בין המסמך לבין תוכנת הנהלת החשבונות. הוא מבין את המסמך, מחיל עליו את ההיגיון של העסק ומחזיר תוצר מוכן לאישור: פקודת יומן שלמה. ## מה סוכן AI להנהלת חשבונות עושה בפועל? סוכן טוב מבצע רצף של פעולות על כל מסמך, לא פעולה אחת: - **קורא את המסמך:** חשבונית מס, קבלה, חשבון חשמל, מים או טלפון, כ-PDF, תמונה או סריקה, כולל מסמכים מרובי עמודים. - **מזהה את הספק:** לפי ח"פ, מספר עוסק, טלפון או שם, גם כשהשם כתוב בחשבונית בצורה שונה מזו שמוגדרת אצלכם. - **מחלץ את הנתונים:** סכום נטו, מע"מ, סכום כולל, תאריכים, מספר אסמכתא, מטבע ושער. - **בונה פקודת יומן אוטומטית:** שורות חובה וזכות לפי תקן החשבונאות הכפולה, עם חשבון, סכום, אסמכתאות ומספר הקצאה. - **מחיל חוקים לכל ספק:** חשבון חובה ברירת מחדל, קוד מע"מ, סיווג עסקה ואחוז ניכוי במקור. - **מאמת לפני אישור:** בודק סכומים, תאריכים וכפילויות, ומסמן כל דבר שלא מסתדר במקום לנחש. - **מבצע התאמות כרטיסי אשראי:** מצמיד חשבוניות לשורות המתאימות בדפי הבנק והאשראי. - **עונה על שאלות בצ'אט:** "כמה הוצאנו החודש?", "לאיזה ספק אנחנו חייבים הכי הרבה?" או בקשה לדוח רווח והפסד ומאזן בוחן, בעברית טבעית. ## במה סוכן AI שונה מ-OCR? OCR קורא טקסט. סוכן AI מבין מסמך. בפועל, זה מה שקובע אם תקבלו שדות גולמיים שצריך לסדר ידנית או פקודת יומן שאפשר לאשר. נושא OCR רגיל סוכן AI להנהלת חשבונות תוצר טקסט גולמי או שדות בודדים פקודת יומן מלאה עם חובה וזכות זיהוי ספק רק אם השם כתוב בדיוק כמו במערכת לפי ח"פ, מספר עוסק, טלפון או שם כתב יד וסריקות חלשות שגיאות רבות מתמודד עם כתב יד, קבלות דהויות וצילומים עקומים מסמך עברית ואנגלית סדר מילים משתבש משחזר את הסדר הנכון היגיון חשבונאי אין חוקים לכל ספק ולמידה מתיקונים בקרה אין בדיקת סכומים, תאריכים וכפילויות וסימון חריגים בעמוד [הבינה המלאכותית של DocMe](/ai) מפורט התהליך בשישה שלבים שרצים על כל מסמך: פירוק המסמך, קריאה בכמה מודלים במקביל והשוואת התוצאות, זיהוי הספק, החלת החוקים שלכם, בניית פקודת היומן ובדיקה לפני שמשהו מאושר. ## איך זה נראה ביום עבודה רגיל? בעלת עסק שולחת בוואטסאפ צילום של קבלת דלק, ובמקביל מגיעה למייל חשבונית מספק שירותי מחשוב. במשרד הנהלת החשבונות: 1. שני המסמכים נכנסים ל-DocMe, אחד מוואטסאפ ואחד מהמייל, ונשמרים בארכיון הדיגיטלי של הלקוח. 2. הסוכן קורא כל מסמך, מזהה את שני הספקים ומחלץ סכום נטו, מע"מ וסכום כולל. 3. מנוע החוקים מפעיל את מה שהוגדר מראש: חשבון הוצאות רכב לתחנת הדלק, חשבון שירותי מחשוב לספק השני, קוד מע"מ מתאים לכל אחד. 4. נבנות שתי פקודות יומן מלאות. 5. הבדיקה האוטומטית מגלה שחשבונית המחשוב כבר נקלטה שבוע קודם, ומסמנת אותה ככפילות לבדיקה. 6. מנהלת החשבונות מאשרת את פקודת הדלק בלחיצה, מסירה את הכפילות, ובסוף החודש החשבונית מותאמת לשורה בדף האשראי. אף שדה לא הוקלד ידנית. הזמן של איש המקצוע הלך על ההחלטה היחידה שדרשה שיקול דעת. ## מה עדיין דורש אדם? אוטומציה טובה לא מבטלת אחריות מקצועית, והיא גם לא צריכה. אלה התחומים שנשארים בידיים שלכם: - **הגדרת החוקים:** מבנה החשבונות, הסיווג לכל ספק וקודי המע"מ נקבעים על ידי מי שמכיר את העסק. המערכת לומדת מהתיקונים שלכם, אבל נקודת הפתיחה היא שלכם. - **טיפול בחריגים:** מסמך שסומן כלא תקין, ספק חדש או הוצאה חריגה דורשים החלטה. - **שיקול דעת חשבונאי ומיסויי:** האם הוצאה מוכרת, איך לסווג רכישה חריגה, איך לטפל בהוצאה מעורבת. אלה החלטות מקצועיות. - **מדיניות אישור:** כל משרד בוחר בין אישור אוטומטי לבדיקה ידנית. הגיוני להתחיל בבדיקה ידנית ולעבור לאישור אוטומטי רק לספקים שהוכיחו את עצמם. - **אחריות על הדיווח:** הדוחות, המע"מ והשיחה עם הלקוח נשארים באחריות איש המקצוע. ## איך מטמיעים הנהלת חשבונות עם בינה מלאכותית בלי לאבד שליטה? ההטמעה המוצלחת ביותר היא הדרגתית: 1. **מתחילים מלקוח או עסק אחד** עם נפח מסמכים טיפוסי. 2. **ממפים את הספקים החוזרים** ומגדירים לכל אחד חשבון חובה, קוד מע"מ, סיווג וניכוי במקור. 3. **מריצים חודש אחד במקביל** לתהליך הקיים ומשווים את פקודות היומן. 4. **מתקנים, לא עוקפים:** כל תיקון שמזינים במערכת משפר את התוצאות הבאות. 5. **מחברים את ערוצי הקליטה:** מייל, וואטסאפ, טלגרם או אפליקציה, כך שהלקוחות שולחים מסמכים בעצמם. 6. **מרחיבים בהדרגה** ללקוחות נוספים, ומעבירים לאישור אוטומטי רק את מה שיציב. אם אתם עובדים עם עצמאית, כדאי לקרוא גם את המדריך שלנו על [פקודות יומן אוטומטיות לעצמאית בלי ייבוא Excel או API](/blog/docme-atzmait-integration). ## טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן - לצפות שהמערכת "תנחש" את מבנה החשבונות בלי שהוגדרו חוקים. - להפעיל אישור אוטומטי על הכל מהיום הראשון. - לבדוק רק סוג מסמך אחד במקום חשבוניות, קבלות וחשבונות שירות. - לא לקבוע מי אחראי לטפל במסמכים שסומנו לבדיקה. - לערבב מסמכים פרטיים ועסקיים באותו ערוץ קליטה. ## איך DocMe (דוקמי) עושה את זה? DocMe (דוקמי) היא פלטפורמה ישראלית לניהול מסמכים והנהלת חשבונות אוטומטית. [הפלטפורמה המרכזית](/) מכסה את כל הדרך: קליטה מהווב, מייל, וואטסאפ, טלגרם ואפליקציה, ארכיון דיגיטלי וקלסר אלקטרוני, וסוכן AI שבונה פקודות יומן ושולח אותן לתוכנה שכבר עובדת אצלכם: ריווחית, עצמאית, חשבשבת, פריוריטי ועוד. משרדי רואי חשבון מנהלים בה לקוחות רבים עם הרשאות מותאמות. למי שמחפש גם תוכנת הנהלת חשבונות AI, [DocMe Books](/books) היא תוכנת הנהלת חשבונות למשרדים ולמנהלי חשבונות, מאושרת על ידי רשות המסים, עם הקלדה מהמקלדת, חיבור בלחיצה ל-DocMe AI כך שמסמכים שנקראו מגיעים כפקודות מוכנות, סוכן AI בוואטסאפ שעונה מתוך הספרים שלכם, ודוחות כמו מאזן בוחן, מע"מ ורווח והפסד. ## השורה התחתונה הנהלת חשבונות אוטומטית עם סוכן AI לא מוציאה את איש המקצוע מהתמונה. היא מוציאה ממנה את ההקלדה וההעתקה, ומשאירה לו את מה שדורש ידע: חוקים, חריגים ואחריות. מתחילים בקטן: כמה ספקים חוזרים, חודש אחד, מסמכים אמיתיים. שאלות נפוצות תשובות קצרות לשאלות נפוצות על סוכן AI להנהלת חשבונות. Q: האם סוכן AI יכול להחליף מנהלת חשבונות? לא. הוא מחליף את ההקלדה וההעתקה, אבל הגדרת החוקים, הטיפול בחריגים, האישור והאחריות המקצועית נשארים אצל איש המקצוע. Q: מה ההבדל בין הנהלת חשבונות אוטומטית ל-OCR? OCR מחלץ טקסט מהמסמך. סוכן AI מבין את המסמך, מזהה את הספק, מחיל חוקים חשבונאיים ובונה פקודת יומן מלאה עם חובה וזכות. Q: האם אפשר לסמוך על פקודות יומן אוטומטיות בלי לבדוק כל אחת? כל משרד בוחר בין אישור אוטומטי לבדיקה ידנית. מומלץ להתחיל בבדיקה ידנית ולעבור לאישור אוטומטי רק לספקים יציבים. בכל מקרה, מה שלא מסתדר מסומן לבדיקה. Q: עם אילו תוכנות הנהלת חשבונות DocMe עובדת? DocMe שולחת פקודות יומן לריווחית, עצמאית, חשבשבת, פריוריטי ועוד, וגם מאפשרת ייצוא ל-Excel ו-PDF. Q: האם הסוכן מתמודד עם קבלות בכתב יד או צילומים לא ברורים? כן. DocMe בנויה לקרוא כתב יד, קבלות דהויות, צילומים עקומים וסריקות לא מושלמות, ומסמכים בעברית ואנגלית. Q: אפשר לשאול את המערכת שאלות על הספרים? כן. בצ'אט AI בוואטסאפ, באפליקציה או בווב אפשר לבקש בעברית דוח רווח והפסד, מאזן בוחן או תזרים, או לשאול כמה הוצאתם החודש. --- ## Automatic journal entries for accounting firms and bookkeepers: a practical guide URL: https://docme.pro/en/blog/automatic-journal-entries-accounting-firms-en Language: en # Automatic journal entries for accounting firms and bookkeepers: a practical guide **The short answer:** automatic journal entries for an accounting firm are created when an AI system reads every invoice a client sends, identifies the vendor, applies the firm's classification rules and builds a complete double-entry journal entry with debit and credit accounts, VAT and an allocation number. The firm reviews it, approves it manually or automatically, and exports the entries to the bookkeeping software it already uses. The team moves from typing to reviewing. Every accounting firm and bookkeeper in Israel knows the script: a quiet start to the month, then a last-week chase for invoices, receipts and card statements from dozens of clients. This guide shows what a journal entry workflow built on automated invoice processing looks like, what to set up in advance, and how to roll it out without disrupting daily work. ## Why is month end at the firm a chase for documents? For most firms the problem isn't professional knowledge but an uneven flow of documents. One client sends a blurry WhatsApp photo, another forwards ten attachments by email, a third arrives with a bag of receipts. Each document has to be opened, read, classified and typed in. The result is familiar: - Workload piled into the days before reporting, instead of spread across the month. - Retyping the same regular vendors for the same clients. - Copying mistakes in amounts, dates and reference numbers. - Dependence on one employee who remembers how each vendor is classified for each client. - Duplicate invoices recorded twice because the client sent them through two channels. ## How do clients send documents to the firm? The first step is giving clients a simple way to send documents as they arrive, not at month end. With DocMe (דוקמי), a client can send an invoice by WhatsApp, Telegram or email, drag a file into the web interface, or photograph it in the dedicated iOS and Android app. The app has a built-in scanner that detects the document's edges, and a PDF can also be shared into it straight from the phone. Every channel is covered in the guide to [uploading files to DocMe](/en/blog/docme-file-upload-channels-en). For the firm, every document from every client lands in one place, however it was sent. ## What happens to a document after it arrives? This is where scanning and understanding part ways. [DocMe AI](/en) is not OCR. Several AI models read each document independently and compare their results, so handwriting, a faded receipt, a tilted phone photo and a document that mixes Hebrew and English are all read in the right order. The system identifies the vendor by company ID, business number, phone or name, even when the invoice spells the name differently from the vendor card. It extracts amounts, dates and VAT. The six steps run on every document are described on the [AI understanding](/en/ai) page. ## How is an automatic journal entry built with VAT and an allocation number? Once the document has been read, DocMe builds a complete double-entry journal entry according to the Israeli standard: debit and credit accounts, net amount, VAT, currency and exchange rate. Every line includes the account, amount, type (debit or credit), references and the Israel Invoice allocation number. What makes the entry right for a specific client is the rules engine. For each vendor you can set: - A default debit account. - A VAT code. - A transaction classification. - A withholding tax percentage. You can also set rules by document classification, plus AI-based rules that correct results according to the firm's own business logic. The system learns from the team's corrections, so a vendor classified correctly once for a client stays that way in later months. ## Which checks prevent duplicates and mistakes? Automation that guesses is worse than manual work. DocMe cross-checks amounts, dates and duplicates, and flags anything that doesn't add up for review instead of guessing. An invoice sent twice, once on WhatsApp and once by email, is flagged as a duplicate and is not recorded twice. ## How does credit card reconciliation automation work? Credit card reconciliation is one of a firm's most draining tasks: hunting, line by line, for the invoice behind each charge. DocMe automates credit card reconciliation: the invoices it has captured are matched to the corresponding lines on bank and credit card statements. The team sees which charges are backed by an invoice and which are missing, and can ask the client for exactly those documents. ## How do the entries reach the firm's bookkeeping software? A firm doesn't need to replace its software. DocMe sends journal entries to software such as Rivhit, Atzmait, Hashavshevet and Priority, and can also export to Excel and PDF. For firms that want one system working hand in hand with document capture, there is [DocMe Books](/en/books): bookkeeping software for accountants and bookkeeping firms, certified by the Israeli Tax Authority, with a one-click connection to DocMe AI so documents that have been read arrive as finished entries. Existing companies can be moved in with their chart of accounts, opening balances and history. ## How do you manage dozens of clients in one system? Software for accounting firms in Israel has to think in many clients. In DocMe you manage every client in one system with custom access permissions. Each client uploads documents on their own, and each employee sees only what they should. Clients can also ask the AI chat questions about their own books in natural Hebrew, such as how much they spent this month or which vendor they owe most, on WhatsApp, in the app or on the web. ## Automatic or manual approval: what is right for your firm? Each firm chooses between automatic approval and manual review. A practical approach is to review every entry manually at first and switch to automatic approval once the vendor rules are stable. Flagged documents still get human review either way. ## The monthly workflow: before and after Step Manual process With DocMe Collecting documents Reminding clients at month end Client sends by WhatsApp, email or app as documents arrive Reading the invoice Opening each file and typing data AI reads vendor, amounts, dates and VAT Classification From the employee's memory Vendor rules: account, VAT code, withholding Journal entry Typed manually into the software Full double-entry with allocation number Validation Spot checks Duplicates and mismatched amounts flagged Credit cards Matching line by line Invoices matched to statement lines automatically Transfer to software Typing or manual import Export to the firm's software, Excel or PDF ## A practical rollout plan for a firm It is best not to move every client over in one day. A staged plan looks like this: 1. **Pick pilot clients:** two or three clients with regular vendors and a moderate document volume. 2. **Map vendors:** list each client's main vendors with account, VAT code and withholding. 3. **Connect channels:** give the client a short explanation of how to send documents by WhatsApp, email or the app. 4. **Full manual review:** in the first month, review and correct every entry so the system learns from the corrections. 5. **Card reconciliation:** add card and bank statements and check the matches. 6. **Expand:** add clients gradually, and consider automatic approval only once results are stable. ## Mistakes to avoid - Starting without an organised chart of accounts for each client. - Turning on automatic approval before the vendor rules have been checked. - Letting a client send the same document through several channels without reviewing duplicate flags. - Not deciding who at the firm is responsible for approving each client's entries. - Not setting permissions, so every employee sees every client. ## Summary Automatic journal entries don't replace the accountant's judgement. They remove the typing, centralise the documents and leave the team with review, approval and the client relationship. A firm that starts with a small pilot, defines vendor rules and checks the results can extend the process to every client at its own pace. Frequently asked questions Short answers to the questions accounting firms and bookkeepers ask before getting started. Q: Does DocMe work with our bookkeeping software? DocMe sends journal entries to Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and other software, and can also export to Excel and PDF. Q: Can we set different rules for each client's vendors? Yes. For each vendor you set a debit account, VAT code, transaction classification and withholding percentage, and you can add AI-based rules. The system learns from the team's corrections. Q: Do we have to approve every journal entry manually? No. Each firm chooses between automatic approval and manual review, and documents that don't add up are flagged for review either way. Q: What happens when a client sends the same invoice twice? DocMe cross-checks amounts, dates and document details and warns about duplicates, so the invoice is flagged for review rather than recorded twice. Q: Do clients need to install anything? Not necessarily. They can send documents by WhatsApp, Telegram or email. Those who prefer can use the app with its built-in scanner. --- ## פקודות יומן אוטומטיות למשרדי רואי חשבון ומנהלי חשבונות: המדריך המעשי URL: https://docme.pro/blog/automatic-journal-entries-accounting-firms Language: he # פקודות יומן אוטומטיות למשרדי רואי חשבון ומנהלי חשבונות: המדריך המעשי **התשובה הקצרה:** פקודות יומן אוטומטיות למשרד רואה חשבון נוצרות כאשר מערכת AI קוראת כל חשבונית שהלקוח שולח, מזהה את הספק, מפעילה את חוקי הסיווג של המשרד ובונה פקודה כפולה מלאה עם חשבונות חובה וזכות, מע"מ ומספר הקצאה. המשרד בודק, מאשר באופן ידני או אוטומטי, ומייצא את הפקודות לתוכנת הנהלת החשבונות שהוא כבר עובד איתה. כך הצוות עובר מהקלדה לבקרה. כל משרד רואה חשבון או מנהל חשבונות מכיר את התסריט: מתחילת החודש הכל שקט, ובשבוע האחרון לפני הדיווח מתחיל מרדף אחרי חשבוניות, קבלות ודפי אשראי של עשרות לקוחות. במדריך הזה נסביר איך נראה תהליך של פקודות יומן למשרדי רואה חשבון שמבוסס על קליטת חשבוניות אוטומטית, מה צריך להגדיר מראש, ואיך מטמיעים אותו בלי לשבש את העבודה השוטפת. ## למה סוף החודש במשרד הוא מרדף אחרי מסמכים? הבעיה של רוב המשרדים היא לא חוסר ידע מקצועי, אלא זרימת מסמכים לא אחידה. לקוח אחד שולח צילום מטושטש בוואטסאפ, לקוח שני מעביר מייל עם עשרה קבצים מצורפים, ולקוח שלישי מגיע עם שקית קבלות. כל מסמך כזה צריך להיפתח, להיקרא, לסווג ולהיות מוקלד לתוכנה. התוצאה מוכרת: - עומס מרוכז בימים שלפני הדיווח, במקום עבודה מפוזרת לאורך החודש. - הקלדה חוזרת של אותם ספקים קבועים אצל אותם לקוחות. - טעויות העתקה בסכומים, בתאריכים ובמספרי אסמכתא. - תלות בעובדת אחת שזוכרת בעל פה איך מסווגים כל ספק אצל כל לקוח. - חשבוניות כפולות שנרשמות פעמיים כי הלקוח שלח אותן בשני ערוצים. ## איך הלקוחות שולחים מסמכים למשרד? הצעד הראשון באוטומציה הוא לתת ללקוח דרך פשוטה לשלוח מסמכים ברגע שהם מגיעים, ולא בסוף החודש. ב-DocMe (דוקמי) הלקוח יכול לשלוח חשבונית בוואטסאפ, בטלגרם או במייל, לגרור קובץ לממשק ה-Web, או לצלם אותה באפליקציה הייעודית ל-iOS ול-Android. לאפליקציה יש סורק מובנה שמזהה את קצוות המסמך, ואפשר גם לשתף אליה קובץ PDF ישירות מהטלפון. הפירוט המלא של כל ערוץ נמצא במדריך [ערוצי העלאת הקבצים ל-DocMe](/blog/docme-file-upload-channels). מבחינת המשרד, השורה התחתונה פשוטה: כל המסמכים של כל הלקוחות מגיעים לאותו מקום, בלי משנה איך נשלחו. ## מה קורה למסמך אחרי שהוא נקלט? כאן נמצא ההבדל בין סריקה לבין הבנה. [DocMe AI](/) לא מסתפקת ב-OCR שמחלץ טקסט. כמה מודלי AI קוראים כל מסמך באופן עצמאי ומשווים את התוצאות, כך שגם כתב יד, קבלה דהויה, צילום עקום מהטלפון ומסמך שמערבב עברית ואנגלית נקראים בסדר הנכון. המערכת מזהה את הספק לפי ח"פ, מספר עוסק, טלפון או שם, גם כשהשם כתוב בחשבונית אחרת מאשר בכרטיס הספק. היא מחלצת סכומים, תאריכים ומע"מ, ומעבירה את המסמך לשלב הבא. אפשר לקרוא על ששת השלבים שהמערכת מריצה על כל מסמך בעמוד [הבנת מסמכים עם AI](/ai). ## איך נבנית פקודת יומן אוטומטית עם מע"מ ומספר הקצאה? אחרי שהמסמך נקרא, DocMe בונה פקודה כפולה מלאה לפי התקן הישראלי: חשבונות חובה וזכות, סכום נטו, מע"מ, מטבע ושער חליפין. כל שורה בפקודה כוללת חשבון, סכום, סוג (חובה או זכות), אסמכתאות ומספר הקצאה של חשבוניות ישראל. מה שהופך את הפקודה לנכונה עבור לקוח ספציפי הוא מנוע החוקים. לכל ספק אפשר להגדיר: - חשבון חובה ברירת מחדל. - קוד מע"מ. - סיווג עסקה. - אחוז ניכוי במקור. בנוסף אפשר להגדיר חוקים לפי סיווג מסמך, וחוקים מבוססי AI שמתקנים תוצאות לפי ההיגיון העסקי של המשרד. המערכת לומדת מהתיקונים של הצוות, כך שספק שסווג פעם אחת נכון אצל לקוח מסוים ימשיך להיות מסווג כך גם בחודשים הבאים. ## אילו בדיקות מונעות כפילויות וטעויות? אוטומציה שמנחשת מסוכנת יותר מעבודה ידנית. לכן DocMe מצליבה סכומים, תאריכים וכפילויות, ומסמנת לבדיקה כל דבר שלא מסתדר במקום לנחש. חשבונית שנשלחה פעמיים, פעם בוואטסאפ ופעם במייל, תסומן ככפולה ולא תירשם פעמיים. ## איך עובדות התאמות כרטיסי אשראי אוטומטיות? התאמות כרטיסי אשראי הן אחת המשימות שהכי מעייפות משרדים: לעבור על דף הפירוט, שורה אחרי שורה, ולחפש לכל חיוב את החשבונית שלו. DocMe מבצעת התאמות כרטיסי אשראי אוטומטית: החשבוניות שנקלטו מותאמות לשורות המתאימות בדפי הבנק וכרטיסי האשראי. כך הצוות רואה מיד אילו חיובים מגובים בחשבונית ואילו עדיין חסרים, ויכול לבקש מהלקוח בדיוק את המסמכים החסרים במקום לשאול שאלה כללית. ## איך הפקודות מגיעות לתוכנת הנהלת החשבונות של המשרד? משרד לא צריך להחליף את התוכנה שהוא עובד איתה. DocMe שולחת את פקודות היומן לתוכנות כמו ריווחית, עצמאית, חשבשבת ופריוריטי, ומאפשרת גם ייצוא ל-Excel ול-PDF. למשרדים שרוצים תוכנה אחת שעובדת יד ביד עם הקליטה, יש [DocMe Books](/books): תוכנת הנהלת חשבונות למשרדי רו"ח ומנהלי חשבונות, מאושרת על ידי רשות המסים, עם חיבור בלחיצה ל-DocMe AI כך שמסמכים שנקראו מגיעים כפקודות מוכנות. אפשר להעביר אליה חברות קיימות עם מפתח החשבונות, יתרות הפתיחה וההיסטוריה. ## איך מנהלים עשרות לקוחות במערכת אחת? תוכנה למשרד רואה חשבון חייבת לחשוב במונחים של לקוחות רבים. ב-DocMe מנהלים את כל הלקוחות במערכת אחת עם הרשאות גישה מותאמות. כל לקוח מעלה מסמכים בעצמו, וכל עובד במשרד רואה את מה שהוא אמור לראות. לקוחות יכולים גם לשאול את צ'אט ה-AI שאלות על הספרים שלהם בעברית טבעית, למשל כמה הוציאו החודש או לאיזה ספק הם חייבים הכי הרבה, בוואטסאפ, באפליקציה או ב-Web. ## אישור אוטומטי או ידני: מה נכון למשרד שלכם? כל משרד בוחר בין אישור אוטומטי לבין בדיקה ידנית. גישה מעשית היא להתחיל בבדיקה ידנית של כל פקודה, ולעבור לאישור אוטומטי רק אחרי שחוקי הספקים יציבים והצוות סומך על התוצאות. מסמכים שסומנו לבדיקה ממשיכים לעבור דרך עין אנושית בכל מקרה. ## תהליך העבודה החודשי: לפני ואחרי שלב תהליך ידני עם DocMe איסוף מסמכים תזכורות ללקוחות בסוף החודש הלקוח שולח בוואטסאפ, מייל או אפליקציה כשהמסמך מגיע קריאת החשבונית פתיחת כל קובץ והקלדת נתונים קריאת AI של ספק, סכומים, תאריכים ומע"מ סיווג לפי הזיכרון של העובד חוקי ספק: חשבון, קוד מע"מ, ניכוי במקור פקודת יומן הקלדה ידנית בתוכנה פקודה כפולה מלאה עם מספר הקצאה בקרה בדיקה מדגמית סימון כפילויות וסכומים שלא מסתדרים כרטיסי אשראי התאמה שורה אחרי שורה התאמה אוטומטית של חשבוניות לשורות בדף העברה לתוכנה הקלדה או ייבוא ידני ייצוא לתוכנת המשרד, Excel או PDF ## תוכנית הטמעה מעשית למשרד מומלץ לא להעביר את כל הלקוחות ביום אחד. תוכנית מדורגת נראית כך: 1. **בחירת לקוחות פיילוט:** שניים או שלושה לקוחות עם ספקים קבועים ונפח מסמכים בינוני. 2. **מיפוי ספקים:** רשימת הספקים המרכזיים של כל לקוח, עם חשבון, קוד מע"מ וניכוי במקור. 3. **חיבור ערוצים:** הסבר קצר ללקוח איך לשלוח מסמכים בוואטסאפ, במייל או באפליקציה. 4. **בדיקה ידנית מלאה:** בחודש הראשון בודקים כל פקודה ומתקנים, כדי שהמערכת תלמד מהתיקונים. 5. **התאמות אשראי:** מוסיפים את דפי האשראי והבנק ובודקים את ההתאמות. 6. **הרחבה:** מוסיפים לקוחות בהדרגה, ושוקלים אישור אוטומטי רק כשהתוצאות יציבות. ## טעויות שכדאי להימנע מהן - להתחיל בלי מפתח חשבונות מסודר לכל לקוח. - להפעיל אישור אוטומטי לפני שחוקי הספקים נבדקו. - לתת ללקוח לשלוח את אותו מסמך בכמה ערוצים בלי לבדוק את סימוני הכפילות. - לא לקבוע מי במשרד אחראי לאשר פקודות של כל לקוח. - לא להגדיר הרשאות, כך שכל עובד רואה את כל הלקוחות. ## סיכום פקודות יומן אוטומטיות לא מחליפות את שיקול הדעת של רואה החשבון. הן מורידות את ההקלדה, מרכזות את המסמכים ומשאירות לצוות את הבקרה, האישור והשיחה עם הלקוח. משרד שמתחיל בפיילוט קטן, מגדיר חוקי ספקים ובודק את התוצאות, יכול להרחיב את התהליך לכל הלקוחות בקצב שנוח לו. שאלות נפוצות תשובות קצרות לשאלות שמשרדי רו"ח ומנהלי חשבונות שואלים לפני שמתחילים. Q: האם DocMe עובדת עם תוכנת הנהלת החשבונות שלנו? DocMe שולחת פקודות יומן לריווחית, עצמאית, חשבשבת, פריוריטי ותוכנות נוספות, ומאפשרת גם ייצוא ל-Excel ול-PDF. Q: אפשר להגדיר חוקים שונים לספקים של כל לקוח? כן. לכל ספק מגדירים חשבון חובה, קוד מע"מ, סיווג עסקה ואחוז ניכוי במקור, ואפשר להוסיף חוקים מבוססי AI. המערכת לומדת מהתיקונים של הצוות. Q: האם חייבים לאשר כל פקודת יומן ידנית? לא. כל משרד בוחר בין אישור אוטומטי לבדיקה ידנית, ומסמכים שלא מסתדרים מסומנים לבדיקה בכל מקרה. Q: מה קורה כשלקוח שולח את אותה חשבונית פעמיים? DocMe מצליבה סכומים, תאריכים ופרטי מסמך ומתריעה על כפילויות, כך שהחשבונית מסומנת לבדיקה ולא נרשמת פעמיים. Q: הלקוחות צריכים להתקין משהו? לא חובה. הם יכולים לשלוח מסמכים בוואטסאפ, בטלגרם או במייל. מי שרוצה יכול להשתמש באפליקציה עם הסורק המובנה. --- ## How to choose bookkeeping software in Israel in 2026: a complete checklist for businesses and accounting firms URL: https://docme.pro/en/blog/choose-bookkeeping-software-israel-en Language: en # How to choose bookkeeping software in Israel in 2026: a complete checklist for businesses and accounting firms **The short answer:** good bookkeeping software in Israel in 2026 should be certified by the Israel Tax Authority, work on the double-entry method, produce VAT reports and handle Israel Invoice allocation numbers, all in full Hebrew. Beyond that baseline, the real difference is how documents get into the system: capture from WhatsApp, email and a scanner, and AI reading that builds journal entries instead of manual typing. Before replacing your software, check whether you can simply add an automation layer to the software that already works for you. Your choice of bookkeeping software in Israel decides, for years, how much time goes into typing and how many errors reach the VAT report. Many businesses choose on price alone and find the gaps at year end. Here are the questions to ask before you commit. ## How to choose bookkeeping software: the 13 criteria at a glance This is the full checklist. Go through it on every call with a vendor. Criterion Why it matters What to ask the vendor Tax Authority certification Uncertified software exposes the business in an audit Is it certified? How are the audit trail and numbering kept? Double-entry Every transaction is debit and credit, so the books balance Does every entry carry debit, credit, VAT and a reference? VAT and financial reports Periodic reporting is where mistakes cost money Are VAT, trial balance and P&L reports built in? Israel Invoice Since June 2026 the allocation-number threshold is 5,000 NIS before VAT How is the allocation number stored on each invoice? Accounting software in Hebrew Interface, reports and mixed Hebrew-English documents Does it read mixed Hebrew-English documents correctly? Document capture Invoices arrive on WhatsApp, by email and on paper Which channels feed documents straight in? AI reading vs OCR OCR extracts text but doesn't know the vendor or account Does it build a full journal entry, or only extract fields? Integrations and export Data must reach your accountant and other systems Which software receives entries? Excel and PDF export? Multi-client management An accounting firm runs dozens of files in parallel Can all clients be managed from one place? Permissions and control Not every user needs to see or approve everything Custom permissions? Automatic approval or manual review? Mobile Business owners aren't at a computer all day Is there an iPhone and Android app with a built-in scanner? Pricing model Per user, document or client changes the real cost What do you pay for, and what happens as volume grows? Migrating existing companies A move without history is only half a move Can accounts, opening balances and history move in? ## Is the software certified by the Israel Tax Authority? Tax Authority certified bookkeeping software is the foundation for books that survive an audit. Ask how the sealed audit trail, sequential numbering and structured file are handled. Also check that every journal entry is double-entry, with debit and credit accounts, a net amount, VAT and a reference, and that VAT, trial balance and profit and loss reports are built in. What changed in 2026 is Israel Invoice: since June the allocation-number threshold is 5,000 NIS before VAT, so far more vendor invoices need one for you to deduct the VAT. See our guide to [Israel Invoice and allocation numbers](/en/blog/israel-invoice-allocation-number-2026-en). ## Bookkeeping software for a small business: how do documents get into the system? This is where the time goes: invoices downloaded, saved and typed by hand. Ask which channels can send documents. With DocMe (דוקמי), you can drag a file into the web interface, or send it by email, WhatsApp, Telegram or the mobile app, whose built-in scanner detects document edges. Every option is in our guide to [uploading files to DocMe](/en/blog/docme-file-upload-channels-en). ## What is the difference between AI reading and OCR? OCR reads text from an image. It doesn't know the vendor, the debit account, or whether the invoice was captured last week. In DocMe, several models read each document independently and compare results, the vendor is identified by company ID, business number, phone or name, and per-vendor rules set the debit account, VAT code and withholding percentage. The result is a full journal entry with an allocation number on every line, and anything that doesn't add up is flagged instead of guessed. Handwriting, faded receipts and tilted photos are read too. ## Should you replace your software or add automation to it? Often the problem is the manual work around the software. Two routes: - **Keep your current software.** [DocMe AI](/en) works alongside software such as Rivhit, Atzmait, Hashavshevet and Priority. It captures documents, builds journal entries and sends them to the software you already use, with Excel and PDF export too. - **Move to new software.** [DocMe Books](/en/books) is bookkeeping software for accountants, bookkeeping firms and bookkeeping managers, certified by the Israel Tax Authority. It offers keyboard-driven entry, a one-click link to DocMe AI so read documents arrive as finished entries, a WhatsApp AI agent that answers from your own books, and trial balance, VAT and profit and loss reports. If your software meets the requirements and your team knows it, start with the first route. If it holds you back, consider the second. ## What should an accounting firm check in particular? A firm with many clients needs more than single-file software. Check for: - **Multi-client management** from one screen, with quick switching between files. - **Custom permissions** for every employee and every client. - **Client self-upload** by email, WhatsApp or the app. - **Automatic approval or manual review**, as the firm prefers. - **Credit card reconciliation**, matching invoices automatically to bank and card statement lines. ## Cloud bookkeeping and mobile: what do you actually need? When the system works from a browser and a phone, the owner sends a receipt from the field and the accountant sees it at once. Ask about an iPhone and Android app, direct PDF sharing and real-time alerts. DocMe AI has a dedicated app for every client, and an AI chat answers in Hebrew what you spent this month or produces a profit and loss report, on WhatsApp, in the app or on the web. ## How much does bookkeeping software cost? Ask whether you pay per user, document, client or package, and what happens as volume grows. Count the hidden cost too: hours of typing and corrections. DocMe AI and DocMe Books are priced per customer, with a quote in a free demo. If you mainly issue invoices, DocMeDocs has published prices starting at 29 NIS a month before VAT. ## How do you migrate from existing software without losing history? A move without the chart of accounts and balances means starting from zero. With DocMe Books, existing companies can be moved in with their chart of accounts, opening balances and history. Plan it for the start of a reporting period and run a month in parallel. ## Example: a two-week evaluation A small service business could work like this: 1. Go through the table above and mark the five criteria that matter most. 2. Collect 20 real documents from last month: vendor invoices, paper receipts and an electricity bill. 3. In the demo, send them through the channels they arrived on. 4. Check the journal entries: vendor, account, VAT and allocation number. 5. Ask your accountant to review the export or the reports. 6. Only then decide: replace the software, or add automation. ## Common mistakes when choosing software - Choosing on price alone, without counting the hours of typing. - Testing on the vendor's samples instead of your own documents. - Forgetting to ask about Israel Invoice and allocation numbers. - Replacing software when the real problem is the manual work around it. - Switching mid-year without a migration plan. ## In summary Good bookkeeping software meets the law and saves the work around it: collecting, typing and checking. Start with the regulatory baseline, then document capture, and test on real documents. Adding automation may be enough. More guides are waiting on the [DocMe blog](/en/blog). Frequently asked questions Short answers to the questions that come up before choosing bookkeeping software. Q: Does bookkeeping software in Israel have to be certified by the Tax Authority? Computerised books must be kept in software that meets Tax Authority requirements. Ask the vendor to confirm it and explain how the audit trail and numbering are kept. DocMe Books is Tax Authority certified. Q: Can I use DocMe without replacing my current software? Yes. DocMe AI works alongside Rivhit, Atzmait, Hashavshevet, Priority and other software, and sends them ready journal entries. Q: What is the difference between OCR and AI document reading? OCR extracts text from an image. DocMe reads the document with several models, identifies the vendor, applies your rules and builds a full journal entry ready to approve. Q: Can I move an existing company into DocMe Books? Yes. Existing companies can be moved in with their chart of accounts, opening balances and history. Q: How much does DocMe cost? DocMe AI and DocMe Books are priced per customer. You get the right quote in a free demo. --- ## איך לבחור תוכנת הנהלת חשבונות ב-2026: צ'קליסט מלא לעסקים ולמשרדי רו"ח URL: https://docme.pro/blog/choose-bookkeeping-software-israel Language: he # איך לבחור תוכנת הנהלת חשבונות ב-2026: צ'קליסט מלא לעסקים ולמשרדי רו"ח **התשובה הקצרה:** תוכנת הנהלת חשבונות טובה בישראל ב-2026 צריכה להיות מאושרת על ידי רשות המסים, לעבוד בשיטת החשבונאות הכפולה, להפיק דוחות מע"מ ולהתמודד עם מספרי ההקצאה של חשבוניות ישראל, הכל בעברית מלאה. מעבר לבסיס הזה, ההבדל האמיתי הוא בדרך שבה המסמכים נכנסים למערכת: קליטה מוואטסאפ, ממייל ומסורק, וקריאה מבוססת AI שבונה פקודות יומן במקום הקלדה ידנית. לפני שמחליפים תוכנה, כדאי לבדוק גם אם אפשר פשוט להוסיף שכבת אוטומציה לתוכנה שכבר עובדת אצלכם. בחירת תוכנת הנהלת חשבונות קובעת לשנים כמה זמן הולך על הקלדה, כמה טעויות מגיעות לדוח המע"מ ועד כמה קל לעבוד מול רואה החשבון. ובכל זאת, עסקים רבים בוחרים לפי המלצה או לפי מחיר בלבד, ומגלים את הפערים בסוף השנה. המדריך הזה מרכז את השאלות שכדאי לשאול לפני שמתחייבים. ## איך לבחור תוכנת הנהלת חשבונות? 13 הקריטריונים במבט אחד זה הצ'קליסט המלא. עברו עליו בשיחה עם כל ספק. קריטריון למה זה חשוב מה לשאול את הספק אישור רשות המסים ספרים שמנוהלים בתוכנה לא מאושרת חושפים את העסק לבעיות בביקורת האם התוכנה מאושרת? איך נשמרים מסלול הביקורת והמספור הרציף? חשבונאות כפולה כל תנועה נרשמת בחובה ובזכות, וכך המאזן נשאר מאוזן האם כל פקודה כוללת חשבון חובה, חשבון זכות, מע"מ ואסמכתא? דוחות מע"מ ודוחות כספיים הדיווח התקופתי הוא המקום שבו טעויות עולות כסף אילו דוחות מובנים: מע"מ, מאזן בוחן, רווח והפסד? חשבוניות ישראל מיוני 2026 הסף למספר הקצאה ירד ל-5,000 ש"ח לפני מע"מ איך המערכת שומרת ומציגה את מספר ההקצאה בכל חשבונית? עברית מלאה ממשק, דוחות ומסמכים בעברית, כולל מסמכים מעורבים עברית-אנגלית האם המערכת קוראת נכון מסמכים בעברית ובאנגלית יחד? קליטת מסמכים חשבוניות מגיעות בוואטסאפ, במייל ועל נייר מאילו ערוצים אפשר לשלוח מסמכים ישירות למערכת? קריאת AI מול OCR OCR מחלץ טקסט, אבל לא מבין מי הספק ולאיזה חשבון לרשום האם המערכת בונה פקודת יומן מלאה, או רק מחלצת שדות? אינטגרציות וייצוא הנתונים צריכים לצאת בקלות לרואה החשבון ולמערכות אחרות לאיזו תוכנה אפשר לשלוח פקודות? האם יש ייצוא ל-Excel ו-PDF? ניהול רב-לקוחות משרד רו"ח מנהל עשרות תיקים במקביל האם אפשר לנהל את כל הלקוחות ממקום אחד? הרשאות ובקרה לא כל משתמש צריך לראות או לאשר הכל האם יש הרשאות מותאמות? האם אפשר לבחור בין אישור אוטומטי לבדיקה ידנית? מובייל בעלי עסקים לא יושבים מול מחשב כל היום האם יש אפליקציה לאייפון ולאנדרואיד עם סורק מובנה? מודל תמחור מחיר לפי משתמש, לפי מסמך או לפי לקוח משנה את העלות בפועל על מה בדיוק משלמים, ומה קורה כשהנפח גדל? הסבת חברות קיימות מעבר בלי היסטוריה הוא מעבר חלקי האם אפשר להעביר מבנה חשבונות, יתרות פתיחה והיסטוריה? ## האם התוכנה מאושרת על ידי רשות המסים? תוכנת הנהלת חשבונות מאושרת רשות המסים היא הבסיס לספרים שעומדים בביקורת. בקשו מהספק להסביר איך נשמר מסלול ביקורת חתום, איך מובטח מספור רציף ואיך מופק הקובץ במבנה אחיד. מעבר לאישור, בדקו שהתוכנה עובדת בשיטת החשבונאות הכפולה ושכל פקודת יומן כוללת חשבון חובה וזכות, סכום נטו, מע"מ ואסמכתא. ודאו שיש דוחות מע"מ, מאזן בוחן ורווח והפסד מובנים. נקודה שמשתנה ב-2026 היא חשבוניות ישראל. מאז יוני 2026 הסף לחובת מספר הקצאה עומד על 5,000 ש"ח לפני מע"מ, כך שהרבה יותר חשבוניות ספקים צריכות לכלול מספר הקצאה כדי שתוכלו לקזז את המע"מ. הרחבנו על כך במדריך [חשבוניות ישראל ומספר הקצאה](/blog/israel-invoice-allocation-number-2026). ## תוכנה להנהלת חשבונות לעסק קטן: איך המסמכים נכנסים למערכת? כאן הולך רוב הזמן. גם תוכנה מצוינת לא עוזרת אם כל חשבונית עוברת הורדה, שמירה והקלדה ידנית. שאלו את הספק מאילו ערוצים אפשר לשלוח מסמכים. ב-DocMe (דוקמי), למשל, אפשר לגרור קובץ לממשק הוובי, לשלוח במייל, בוואטסאפ, בטלגרם או מאפליקציית המובייל עם סורק מובנה שמזהה את קצוות המסמך. פירטנו את כל האפשרויות במדריך [העלאת קבצים לדוקמי](/blog/docme-file-upload-channels). ## מה ההבדל בין קריאת AI ל-OCR? OCR קורא טקסט מתמונה. הוא לא יודע מי הספק, לאיזה חשבון חובה לרשום את החשבונית, ואם היא כבר נקלטה בשבוע שעבר. ב-DocMe כמה מודלים קוראים כל מסמך באופן עצמאי ומשווים תוצאות, הספק מזוהה לפי ח"פ, מספר עוסק, טלפון או שם, וכללים לפי ספק קובעים חשבון חובה, קוד מע"מ ואחוז ניכוי במקור. התוצאה היא פקודת יומן מלאה, כולל מספר הקצאה בכל שורה, ומה שלא מסתדר מסומן לבדיקה במקום שהמערכת תנחש. גם כתב יד, קבלות דהויות ותמונות עקומות מהטלפון נקראים. ## להחליף תוכנה או לחבר אוטומציה לתוכנה הקיימת? לפעמים הבעיה היא לא התוכנה, אלא העבודה הידנית שמסביבה. יש שתי דרכים: - **להישאר עם התוכנה הקיימת.** [DocMe AI](/) עובדת לצד תוכנות כמו ריווחית, עצמאית, חשבשבת ופריוריטי. היא קולטת את המסמכים, בונה את פקודות היומן ושולחת אותן לתוכנה שכבר בשימוש, עם ייצוא גם ל-Excel ול-PDF. - **לעבור לתוכנה חדשה.** [DocMe Books](/books) היא תוכנת הנהלת חשבונות לרואי חשבון, למשרדי הנהלת חשבונות ולמנהלי חשבונות, מאושרת על ידי רשות המסים. היא כוללת הקלדה מהירה מהמקלדת, חיבור בקליק ל-DocMe AI כך שמסמכים שנקראו מגיעים כפקודות מוכנות, סוכן AI בוואטסאפ שעונה על שאלות מהספרים שלכם, ודוחות כמו מאזן בוחן, מע"מ ורווח והפסד. אם התוכנה הנוכחית עומדת בדרישות והצוות מכיר אותה, התחילו מהדרך הראשונה. אם היא מגבילה אתכם, בדקו את השנייה. ## מה משרד רואה חשבון צריך לבדוק במיוחד? משרד שמנהל לקוחות רבים צריך יותר מתוכנה שעובדת על תיק אחד. בדקו: - **ניהול רב-לקוחות** ממסך אחד, עם מעבר מהיר בין תיקים. - **הרשאות מותאמות** לכל עובד ולכל לקוח. - **העלאה עצמאית של לקוחות**, כך שכל לקוח שולח מסמכים בעצמו במייל, בוואטסאפ או מהאפליקציה. - **בחירה בין אישור אוטומטי לבדיקה ידנית**, לפי רמת הביטחון של המשרד. - **התאמות כרטיסי אשראי**, שבהן חשבוניות מותאמות אוטומטית לשורות בדפי הבנק והאשראי. ## הנהלת חשבונות בענן ומובייל: מה באמת צריך? כשהמערכת נגישה מהדפדפן ומהטלפון, בעל העסק שולח קבלה מהשטח ורואה החשבון רואה אותה מיד. שאלו אם יש אפליקציה לאייפון ולאנדרואיד, אם אפשר לשתף PDF ישירות מהטלפון, ואם יש התראות בזמן אמת. ב-DocMe AI יש אפליקציה ייעודית לכל לקוח, ואפשר גם לשאול צ'אט AI בעברית מה הוצאתם החודש או לבקש דוח רווח והפסד, בוואטסאפ, באפליקציה או בווב. ## כמה עולה תוכנת הנהלת חשבונות? שאלו על מה משלמים: משתמש, מסמך, לקוח או חבילה קבועה, ומה קורה כשהנפח גדל. וחשבו על העלות הנסתרת: שעות הקלדה ותיקונים. DocMe AI ו-DocMe Books מתומחרות לפי לקוח, ואת ההצעה המתאימה מקבלים בהדגמה חינמית. מי שצריך בעיקר להפיק חשבוניות יכול לבדוק את DocMeDocs, שהמחירים שלה מפורסמים ומתחילים ב-29 ש"ח לחודש לפני מע"מ. ## איך עוברים מתוכנה קיימת בלי לאבד היסטוריה? מעבר בלי מבנה החשבונות והיתרות הוא התחלה מאפס. ב-DocMe Books אפשר להעביר חברות קיימות עם מבנה החשבונות, יתרות הפתיחה וההיסטוריה. כדאי לתכנן את המעבר לתחילת תקופת דיווח ולהריץ חודש אחד במקביל. ## דוגמה: תהליך בדיקה של שבועיים עסק שירותים קטן שרוצה לבחור תוכנה יכול לעבוד כך: 1. לעבור על הטבלה למעלה ולסמן את חמשת הקריטריונים החשובים לו. 2. לאסוף 20 מסמכים אמיתיים מהחודש האחרון: חשבוניות ספקים, קבלות מנייר וחשבון חשמל. 3. בהדגמה, לשלוח את המסמכים דרך הערוצים שבהם הם הגיעו בפועל. 4. לבדוק את פקודות היומן: ספק, חשבון, מע"מ ומספר הקצאה. 5. לבקש מרואה החשבון לבדוק את הייצוא או את הדוחות. 6. רק אז להחליט אם להחליף תוכנה או לחבר אוטומציה לקיימת. ## טעויות נפוצות בבחירת תוכנה - לבחור לפי מחיר בלבד, בלי לחשב את שעות ההקלדה. - לבדוק את המערכת על מסמכים לדוגמה של הספק במקום על מסמכים שלכם. - לשכוח לשאול על חשבוניות ישראל ומספרי הקצאה. - להחליף תוכנה כשהבעיה היא בעצם העבודה הידנית שמסביבה. - לעבור באמצע שנה בלי תוכנית הסבה. ## לסיכום תוכנת הנהלת חשבונות טובה עומדת בדרישות החוק וגם חוסכת את העבודה שמסביב: איסוף, הקלדה ובדיקה. התחילו מהבסיס הרגולטורי, המשיכו לקליטת המסמכים ובדקו הכל על מסמכים אמיתיים. ייתכן שתגלו שמספיק להוסיף אוטומציה. מדריכים נוספים מחכים לכם ב[בלוג של DocMe](/blog). שאלות נפוצות תשובות קצרות לשאלות שעולות לפני שבוחרים תוכנת הנהלת חשבונות. Q: האם תוכנת הנהלת חשבונות חייבת להיות מאושרת על ידי רשות המסים? ספרים ממוחשבים צריכים להתנהל בתוכנה שעומדת בדרישות רשות המסים. לפני שבוחרים, בקשו מהספק לאשר זאת ולהסביר איך נשמרים מסלול הביקורת והמספור הרציף. DocMe Books מאושרת על ידי רשות המסים. Q: אפשר להשתמש ב-DocMe בלי להחליף את התוכנה הנוכחית? כן. DocMe AI עובדת לצד ריווחית, עצמאית, חשבשבת, פריוריטי ותוכנות נוספות, ושולחת אליהן פקודות יומן מוכנות. Q: מה ההבדל בין OCR לקריאת מסמכים ב-AI? OCR מחלץ טקסט מתמונה. DocMe קוראת את המסמך בכמה מודלים, מזהה את הספק, מפעילה את הכללים שלכם ובונה פקודת יומן מלאה שמוכנה לאישור. Q: אפשר להעביר ל-DocMe Books חברה קיימת? כן. אפשר להעביר חברות קיימות עם מבנה החשבונות, יתרות הפתיחה וההיסטוריה. Q: כמה עולה DocMe? DocMe AI ו-DocMe Books מתומחרות לפי לקוח. את ההצעה המתאימה מקבלים בהדגמה חינמית. --- ## How to issue invoices in Israel: the complete guide for businesses URL: https://docme.pro/en/blog/how-to-issue-invoices-israel-en Language: en # How to issue invoices in Israel: the complete guide for businesses **The short answer:** to issue invoices in Israel, start by choosing the right document: a licensed dealer or company issues a tax invoice for a sale, a receipt for a payment received, or an invoice-receipt when payment is collected on the spot, while an exempt dealer issues receipts. A valid tax invoice includes the business and client details, a sequential number, a date, a description, the amount before VAT, the VAT and the total, and since 1 June 2026 an invoice above 5,000 NIS before VAT generally also needs an allocation number from the Israel Tax Authority. You can issue all of these from invoicing software, from your phone, and even from a voice note in WhatsApp. Most business owners don't get stuck on whether to invoice, but on the questions around it: tax invoice or invoice-receipt? Price quote first? What about the allocation number? This guide covers which documents exist, what a tax invoice must contain, how allocation numbers work, and how to choose invoicing software. ## Which document types exist, and when do you issue each one? First, know which document fits which moment in a deal: Document type When you issue it Allocation number? Price quote Before work starts, for the client to approve No Pro-forma invoice A payment request before the tax invoice No (a pro-forma allocation approval is not an allocation number) Tax invoice Billing a client for a service or product delivered Yes, above the threshold Receipt Confirming a payment that actually arrived No Invoice-receipt When payment is collected at the same time as billing Yes, above the threshold Rule of thumb: a price quote and a pro-forma come before the deal and don't replace a tax invoice. A tax invoice records the transaction and VAT, a receipt records the money, and an invoice-receipt does both, ideal when the client pays on the spot. ## What is the difference between an exempt and a licensed dealer? Licensed dealers, limited companies and partnerships issue tax invoices and invoice-receipts and charge the client VAT on them. An exempt dealer does not issue tax invoices, so their main document is the receipt, and the allocation number requirement does not apply to those receipts. Unsure of your status, or about to move from exempt to licensed? Ask your accountant before the next document. ## What must a valid tax invoice include? The exact requirements are set by Israeli bookkeeping regulations and can change, so check the current wording on the Israel Tax Authority website. In general, a valid tax invoice includes: - **The issuing business's details:** name, address and licensed dealer number or company ID. - **The document title** ("tax invoice" or "invoice-receipt") and a running serial number. - **The date of issue.** - **The client's details:** name and, where required, dealer number or company ID. Without it, an allocation number can't always be obtained. - **A description of the service or product,** with quantity and price. - **The amount before VAT, the VAT amount and the total due.** - **An allocation number** from the Tax Authority, when the invoice requires one. Good invoicing software handles most of this: automatic numbering, business details set once, client details from your list. ## How do you issue a tax invoice, step by step? Whatever tool you use: 1. **Choose the document type** from the table above: a tax invoice, or an invoice-receipt if payment already arrived. 2. **Pick the client** from your list, or add a new one with their dealer number or company ID. 3. **Detail the transaction:** description, quantity, price, and whether the amount includes VAT. 4. **Confirm the allocation number** if the amount before VAT is above the threshold. 5. **Send it to the client** by email, WhatsApp or link, and keep a copy. 6. **Track the payment** and issue a receipt when the money arrives. ## Israel Invoice: when do you need an allocation number? The Tax Authority's Israel Invoice model is designed to reduce fictitious invoices. Under it, a tax invoice or invoice-receipt above a set threshold needs a unique allocation number from the Tax Authority, printed on the original invoice. From 1 June 2026 the threshold dropped to 5,000 NIS before VAT. Two points to remember: - **The threshold is measured before VAT,** not on the total. - **The allocation number matters mostly to the client.** Without a valid number on an invoice that requires one, the client may not be able to deduct the input tax. You can request an allocation number manually through the Tax Authority's digital services, or use an invoicing system connected to the Tax Authority that requests it automatically while issuing. Authorisations, refusals and retroactive requests are covered in our full guide to [Israel Invoice and allocation numbers](/en/blog/israel-invoice-allocation-number-2026-en). ## Can you issue an invoice from your phone, WhatsApp or by voice? Yes. Instead of waiting for the evening and a computer, you issue the document the moment the job ends. At DocMe (דוקמי) we built [DocMeDocs (דוקמי דוקס)](/en/docmedocs) as an invoice app for WhatsApp and Telegram: a personal AI assistant that issues tax invoices, receipts, invoice-receipts, price quotes and pro-forma invoices from a voice note, in full Hebrew. An example from the field: 1. An electrician finishes a job and records in WhatsApp: "Invoice-receipt for the Cohen family, 1,200 shekels plus VAT, replaced the electrical panel, paid by bank transfer." 2. The assistant finds the client in your list, even from half a name, and builds the document with your business details and VAT. 3. If an allocation number is required, it is pulled from the Tax Authority and stamped on the document. 4. The document is sent and enters tracking: sent, seen, paid. See the whole flow on video in our post on [issuing an invoice by voice](/en/blog/issue-invoice-by-voice-whatsapp-en). ## How do you choose invoicing software in Israel? Ask these questions before you commit: - **Does it support Israel Invoice** and request allocation numbers automatically? - **Where can you issue from?** Only a computer, or also your phone, WhatsApp or Telegram? - **Which documents does it issue?** Including price quotes and pro-formas, not only tax invoices. - **Does it track payments** and remind you about unpaid documents? - **How does your accountant get the data?** Sync, Excel and PDF export, or a link to the bookkeeping system. - **Is there an API** for connecting a CRM, online store or website? - **How many documents are included each month,** and what does each extra one cost? For comparison, here is how DocMeDocs plans are built (per month, before VAT): Basic at 29 NIS with a web dashboard and up to 40 documents a month; Pro at 49 NIS, adding the Telegram bot, full sync with the DocMe AI app and income and client management, up to 60 documents; and Premium at 89 NIS, adding WhatsApp alongside Telegram, up to 200 documents. Every plan includes Israel Invoice support, a free API and MCP server, and a free trial. ## Common invoicing mistakes - **Issuing a tax invoice when payment already arrived,** then forgetting the receipt. An invoice-receipt is simpler. - **Sending a pro-forma and treating it as an invoice.** It doesn't replace a tax invoice. - **Checking the allocation threshold including VAT** instead of before VAT. - **Leaving out the client's dealer number or company ID** when it is required. - **Editing an invoice that was already sent** instead of issuing a credit note. - **Leaving invoicing to the end of the month** and reconstructing from memory who bought what. ## Conclusion Issuing invoices isn't complicated, but it takes order: the right document, every required detail, the allocation number when needed, and issuing on time. The more your tool does on its own, the faster you get paid. A simple next step: issue your next invoice the moment the job ends and see how much time it saves. More practical guides are waiting on the [DocMe blog](/en/blog). Frequently asked questions about issuing invoices Short answers to common questions. Q: What is the difference between a tax invoice and an invoice-receipt? A tax invoice records the transaction and the VAT, and an invoice-receipt also records the payment. Issue an invoice-receipt when the client pays at the same time. Q: Can an exempt dealer issue a tax invoice? No. An exempt dealer issues receipts, so no allocation number is needed for them either. Q: From what amount is an allocation number required? From 1 June 2026, for a tax invoice or invoice-receipt above 5,000 NIS before VAT. Confirm the current rules on the Israel Tax Authority website. Q: Can I issue a tax invoice from my phone without a computer? Yes. With DocMeDocs you can issue an invoice from a voice or text message in WhatsApp or Telegram, including the allocation number and delivery to the client. Q: How much does invoicing software cost? Prices vary between providers. DocMeDocs plans start at 29 NIS a month before VAT, with a free trial. Q: What if I made a mistake on an invoice that was already sent? Don't delete or edit it. Issue a credit note, then a new, corrected invoice. --- ## הפקת חשבוניות בישראל: המדריך המלא לעסקים URL: https://docme.pro/blog/how-to-issue-invoices-israel Language: he # הפקת חשבוניות בישראל: המדריך המלא לעסקים **התשובה הקצרה:** הפקת חשבוניות בישראל מתחילה בבחירת המסמך הנכון: עוסק מורשה או חברה מפיקים חשבונית מס על עסקה, קבלה על תשלום שהתקבל, או חשבונית מס קבלה כשהתשלום מתקבל באותו מעמד, ועוסק פטור מפיק קבלות. חשבונית מס תקינה כוללת את פרטי העסק והלקוח, מספר סידורי, תאריך, פירוט העסקה, סכום לפני מע"מ, מע"מ וסה"כ, ומאז 1 ביוני 2026 חשבונית שסכומה לפני מע"מ עולה על 5,000 ש"ח דורשת בדרך כלל גם מספר הקצאה מרשות המסים. את כל המסמכים האלה אפשר להפיק מתוכנה להפקת חשבוניות, מהנייד, ואפילו מהודעה קולית בוואטסאפ. רוב בעלי העסקים לא נתקעים על השאלה אם להוציא חשבונית, אלא על כל השאלות הקטנות שמסביב: האם זו חשבונית מס או חשבונית מס קבלה? האם הלקוח צריך הצעת מחיר קודם? מה עושים עם מספר הקצאה? ולמה זה תמיד קורה בסוף יום עבודה, רחוק מהמחשב? המדריך הזה עושה סדר: אילו מסמכים קיימים, מתי מפיקים כל אחד, מה חייב להופיע בחשבונית מס, איך עובד מספר ההקצאה, ואיך בוחרים תוכנה להפקת חשבוניות שמתאימה לקצב של העסק שלכם. ## אילו סוגי מסמכים קיימים, ומתי מפיקים כל אחד? לפני שמדברים על תוכנות ועל אוטומציה, צריך לדעת איזה מסמך מתאים לאיזה רגע בעסקה. זו הטבלה שכדאי לשמור: סוג מסמך מתי מפיקים מספר הקצאה? הצעת מחיר לפני תחילת העבודה, לאישור הלקוח לא חשבון עסקה (פרופורמה) דרישת תשלום לפני הפקת חשבונית מס לא (אישור הקצאה לפרופורמה אינו מספר הקצאה) חשבונית מס חיוב לקוח על שירות או מוצר שסופק כן, מעל סכום הסף קבלה אישור על תשלום שהתקבל בפועל לא חשבונית מס קבלה כשהתשלום מתקבל באותו מעמד של החיוב כן, מעל סכום הסף כלל אצבע פשוט: הצעת מחיר וחשבון עסקה הם מסמכים שקודמים לעסקה ואינם מחליפים חשבונית מס. חשבונית מס מתעדת את העסקה ואת המע"מ. קבלה מתעדת את הכסף שנכנס. חשבונית מס קבלה עושה את שני הדברים יחד, ולכן היא הבחירה הנוחה כשהלקוח משלם על המקום. ## מה ההבדל בין עוסק פטור לעוסק מורשה בהפקת חשבוניות? עוסק מורשה, חברה בע"מ ושותפות מפיקים חשבוניות מס וחשבוניות מס קבלה, וגובים עליהן מע"מ מהלקוח. עוסק פטור אינו מפיק חשבוניות מס, ולכן המסמך המרכזי שלו הוא קבלה. גם חובת מספר ההקצאה לא חלה על קבלות של עוסק פטור. אם אתם לא בטוחים באיזה סטטוס העסק שלכם רשום, או שאתם קרובים למעבר מפטור למורשה, זו שיחה ששווה לקיים עם רואה החשבון לפני שמפיקים את המסמך הבא. ## מה חייבת לכלול חשבונית מס תקינה? הדרישות המדויקות נקבעות בהוראות ניהול פנקסי החשבונות ועשויות להשתנות, ולכן כדאי לבדוק את הנוסח העדכני באתר רשות המסים. ככלל, חשבונית מס תקינה כוללת: - **פרטי העסק המנפיק:** שם, כתובת ומספר עוסק מורשה או ח.פ. - **כותרת המסמך** ("חשבונית מס" או "חשבונית מס קבלה") ומספר סידורי רץ. - **תאריך הפקה.** - **פרטי הלקוח:** שם, וכשנדרש גם מספר עוסק או ח.פ. בלי הפרט הזה גם לא תמיד אפשר לקבל מספר הקצאה. - **תיאור השירות או המוצר,** כמות ומחיר. - **סכום לפני מע"מ, סכום המע"מ והסה"כ לתשלום.** - **מספר הקצאה** מרשות המסים, כשהחשבונית חייבת בו. תוכנה טובה להפקת חשבוניות דואגת לרוב הפרטים האלה לבד: המספור רץ אוטומטית, פרטי העסק מוגדרים פעם אחת, ופרטי הלקוח נשלפים מרשימת הלקוחות. ## איך מפיקים חשבונית מס, שלב אחר שלב? כך נראה תהליך הפקה מסודר, בלי קשר לכלי שבו אתם משתמשים: 1. **בוחרים את סוג המסמך** לפי הטבלה למעלה: חשבונית מס, או חשבונית מס קבלה אם התשלום כבר התקבל. 2. **בוחרים לקוח** מהרשימה או מוסיפים לקוח חדש עם מספר עוסק או ח.פ. 3. **מפרטים את העסקה:** תיאור, כמות, מחיר, ומבהירים אם הסכום כולל מע"מ או לא. 4. **מוודאים מספר הקצאה** אם הסכום לפני מע"מ עובר את הסף. 5. **שולחים ללקוח** במייל, בוואטסאפ או בקישור, ושומרים עותק. 6. **עוקבים אחרי התשלום** ומפיקים קבלה כשהכסף נכנס. ## חשבוניות ישראל: מתי צריך מספר הקצאה? מודל חשבוניות ישראל של רשות המסים נועד לצמצם חשבוניות פיקטיביות. במסגרתו, חשבונית מס או חשבונית מס קבלה מעל סכום סף מסוים צריכה לקבל מספר הקצאה ייחודי מרשות המסים, שמופיע על חשבונית המקור. החל מ-1 ביוני 2026 הסף ירד ל-5,000 ש"ח לפני מע"מ. שתי נקודות שחשוב לזכור: - **הסף נבדק לפני מע"מ,** לא לפי הסכום הכולל. - **מספר ההקצאה חשוב בעיקר ללקוח.** בלי מספר תקין בחשבונית שחייבת בו, הלקוח עלול לא להיות מסוגל לקזז את מס התשומות. אפשר לבקש מספר הקצאה ידנית דרך השירותים הדיגיטליים של רשות המסים, או לעבוד עם מערכת הפקה שמחוברת לרשות ומבקשת את המספר אוטומטית בזמן ההפקה. כל הפרטים, כולל הרשאות, סירובים ובקשות רטרואקטיביות, נמצאים במדריך המלא שלנו על [חשבוניות ישראל ומספר הקצאה](/blog/israel-invoice-allocation-number-2026). ## אפשר להפיק חשבונית מהנייד, מוואטסאפ או בקול? כן, וזה כנראה השינוי הגדול ביותר בהפקת חשבוניות בשנים האחרונות. במקום לחכות לערב ולפתוח מחשב, מפיקים את המסמך ברגע שהעבודה הסתיימה. ב-DocMe (דוקמי) פיתחנו לשם כך את [DocMeDocs (דוקמי דוקס)](/docmedocs): עוזר AI אישי בוואטסאפ ובטלגרם שמפיק חשבוניות מס, קבלות, חשבוניות מס קבלה, הצעות מחיר וחשבונות עסקה מהודעה קולית, בעברית מלאה. דוגמה מהשטח: 1. חשמלאי מסיים עבודה אצל לקוח ומקליט בוואטסאפ: "תוציא חשבונית מס קבלה למשפחת כהן על 1,200 שקל פלוס מע"מ, החלפת לוח חשמל, שולם בהעברה". 2. העוזר מזהה את הלקוח מהרשימה, גם מחצי שם, ובונה את המסמך עם פרטי העסק והמע"מ. 3. אם נדרש מספר הקצאה, הוא נשלף מרשות המסים ומוטבע על המסמך. 4. המסמך נשלח ללקוח ונכנס למעקב: נשלח, נצפה, שולם. רוצים לראות את זה בפעולה? בכתבה [הפקת חשבונית בקול](/blog/issue-invoice-by-voice-whatsapp) יש סרטון קצר שמראה את כל התהליך. ## איך בוחרים תוכנה להפקת חשבוניות? לא כל תוכנה להפקת חשבוניות מתאימה לכל עסק. אלה השאלות ששווה לשאול לפני שמתחייבים: - **האם היא תומכת בחשבוניות ישראל** ומבקשת מספר הקצאה אוטומטית? - **מאיפה אפשר להפיק?** רק ממחשב, או גם מהנייד, מוואטסאפ או מטלגרם? - **אילו סוגי מסמכים היא מפיקה?** כולל הצעות מחיר וחשבונות עסקה, לא רק חשבוניות מס. - **האם יש מעקב תשלומים** ותזכורות על מסמכים שלא שולמו? - **איך רואה החשבון מקבל את הנתונים?** סנכרון, ייצוא לאקסל ו-PDF, או חיבור למערכת הנהלת החשבונות. - **האם יש API** לחיבור CRM, חנות אונליין או אתר? - **כמה מסמכים כלולים בחודש,** וכמה עולה כל מסמך נוסף? לשם השוואה, כך בנויים המסלולים של DocMeDocs (לחודש, לפני מע"מ): Basic ב-29 ש"ח עם לוח בקרה בדפדפן ועד 40 מסמכים בחודש; Pro ב-49 ש"ח שמוסיף בוט טלגרם, סנכרון מלא עם אפליקציית DocMe AI וניהול הכנסות ולקוחות, עד 60 מסמכים; ו-Premium ב-89 ש"ח שמוסיף וואטסאפ לצד טלגרם, עד 200 מסמכים. כל המסלולים כוללים תמיכה בחשבוניות ישראל, API ושרת MCP בחינם, ותקופת ניסיון. ## טעויות נפוצות בהפקת חשבוניות - **להפיק חשבונית מס כשהתשלום כבר התקבל,** ואז לשכוח להפיק קבלה. במקרה כזה חשבונית מס קבלה פשוטה יותר. - **לשלוח חשבון עסקה ולחשוב שזו חשבונית.** חשבון עסקה אינו מחליף חשבונית מס. - **לבדוק את סף ההקצאה לפי הסכום כולל מע"מ** במקום לפני מע"מ. - **לא לרשום מספר עוסק או ח.פ של הלקוח** כשהוא נדרש. - **לתקן חשבונית שכבר יצאה** במקום להפיק חשבונית זיכוי. - **לדחות את ההפקה לסוף החודש,** ולשחזר מהזיכרון מה נמכר ולמי. ## לסיכום הפקת חשבוניות היא לא עניין מסובך, אבל היא דורשת סדר: לבחור את המסמך הנכון, לוודא שכל הפרטים מופיעים, לטפל במספר ההקצאה כשצריך, ולהפיק בזמן. ככל שהכלי שלכם עושה יותר מזה לבד, כך פחות מסמכים נשכחים והגבייה מגיעה מהר יותר. הצעד הבא הפשוט: הפיקו את החשבונית הבאה שלכם ברגע שהעבודה הסתיימה, לא בערב, ובדקו כמה זמן זה חוסך. עוד מדריכים מעשיים מחכים ב[בלוג של DocMe](/blog). שאלות נפוצות על הפקת חשבוניות תשובות קצרות לשאלות שעסקים שואלים לפני שמפיקים את המסמך הבא. Q: מה ההבדל בין חשבונית מס לחשבונית מס קבלה? חשבונית מס מתעדת את העסקה ואת המע"מ, וחשבונית מס קבלה מתעדת גם את התשלום. מפיקים חשבונית מס קבלה כשהלקוח משלם באותו מעמד. Q: האם עוסק פטור יכול להפיק חשבונית מס? לא. עוסק פטור מפיק קבלות, ולכן גם אינו נדרש למספר הקצאה עבורן. Q: מאיזה סכום צריך מספר הקצאה? החל מ-1 ביוני 2026, מחשבונית מס או חשבונית מס קבלה שסכומה לפני מע"מ עולה על 5,000 ש"ח. כדאי לוודא את הכללים העדכניים באתר רשות המסים. Q: אפשר להפיק חשבונית מס מהנייד בלי מחשב? כן. עם DocMeDocs אפשר להפיק חשבונית מהודעה קולית או כתובה בוואטסאפ או בטלגרם, כולל מספר הקצאה ושליחה ללקוח. Q: כמה עולה תוכנה להפקת חשבוניות? המחיר משתנה בין ספקים. ב-DocMeDocs המסלולים מתחילים ב-29 ש"ח לחודש לפני מע"מ, ויש תקופת ניסיון. Q: מה עושים אם טעיתי בחשבונית שכבר נשלחה? לא מוחקים ולא עורכים אותה. מפיקים חשבונית זיכוי ולאחר מכן חשבונית חדשה ומתוקנת.